Thực hiện 5S tại nơi làm việc là quy trình được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Vậy mô hình 5S là gì? Những lợi ích đem lại có tác động như thế nào? Cùng Surehcs tìm hiểu trong bài viết này nhé.
Thực hiện 5S tại nơi làm việc là gì?
Thực hiện 5S tại nơi làm việc là quy trình sắp xếp và quản lý nơi làm việc được bắt đầu bằng 5 chữ S. Phương pháp này được bắt nguồn từ Nhật Bản và hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp của nhiều nước trên thế giới áp dụng.
5 chữ S trong quy trình này như sau:
- Seiri – Sàng lọc
- Seiton – Sắp xếp
- Seiso – Sạch sẽ
- Shitsuke – Sẵn sàng.
Mục đích của quy trình 5S
Việc thực hiện 5S tại nơi làm việc có những mục đích như:
- Cải tiến môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng. Từ đó tạo được cảm giác thoải mái, vui vẻ trong quá trình làm việc cho nhân viên.
- Tạo được tính chuyên nghiệp cho tổ chức, tạo nên một hình ảnh đẹp cho Công ty.
- Về lâu dài, áp dụng 5S sẽ giúp tăng năng suất làm việc hiệu quả, góp phần tạo ra sự tăng trưởng cho doanh nghiệp.
Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp
Quy trình 5S được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi phương pháp này đem lại rất nhiều những lợi ích sau:
- Không gian được sử dụng tối ưu nhất: Việc bỏ bớt những vật dụng không cần thiết giúp tiết kiệm không gian, tạo ra môi trường làm việc thông thoáng. Bên cạnh đó, không gian làm việc sẽ được tận dụng tối đa với những vật dụng hữu ích.
- Cải thiện quản lý thời gian: Khi không gian làm việc được sắp xếp ngăn nắp, các vật dụng được đặt đúng nơi quy định sẽ giúp tiết kiệm được thời gian tìm kiếm đồ dùng. Nhờ vậy, thời gian làm việc hiệu quả được nâng cao hơn.
- Giảm các tai nạn trong khi làm việc: Khi không gian được sắp xếp gọn gàng sẽ giúp làm giảm nguy cơ xảy ra các tai nạn lao động đáng tiếc.
- Tăng sự nhất quán và chất lượng công việc: Chuẩn hóa quy trình làm việc giúp các sai sót được giảm thiểu ở mức thấp nhất, từ đó chất lượng và năng suất làm việc được nâng cao.
- Nhân viên được nâng cao tinh thần làm việc: Một không gian làm việc tốt khi nguyên tắc 5S được áp dụng đúng. Để có được những thành quả này, các cá nhân nhân viên là một mắt xích quan trọng. Hiểu được điều này, nhân viên sẽ cảm thấy được những đóng góp của bản thân được coi trọng. Nhờ đó tinh thần làm việc của họ được nâng cao.
Chi tiết nội dung quy trình 5S
Như đã nhắc đến ở phần đầu tiên, thực hiện 5S tại nơi làm việc là thực hiện các quy trình như sau:
Sàng lọc
Thực hiện xem xét, sàng lọc tất cả các công cụ đồ dùng vật liệu tại nơi làm việc để xác định những món đồ nào cần thiết, vật dụng nào có thể loại bỏ.
Một số câu hỏi giúp việc sàng lọc dễ dàng hơn như sau:
- Vật dụng này có mục đích gì?
- Lần gần nhất dùng là khi nào?
- Số lần sử dụng món đồ này
- Ai là người sử dụng
- Món đồ này có thật sự cần thiết hay không?
Người đánh giá sẽ là người trực tiếp làm việc trong không gian này.
Sau khi đã xem xét và sàng lọc kỹ càng, các vật dụng không cần thiết có thể được xử lý chuyển đến bộ phận khác, tái chế, lưu kho hoặc vứt bỏ.
>>> Giải pháp số: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử khi tài liệu được số hóa
Sắp xếp
Các vật dụng được giữ lại ở quy trình sàng lọc sẽ được phân loại, sắp xếp cho các đội nhóm. Trả lời những câu hỏi bên dưới giúp quy trình sắp xếp nhanh chóng và dễ dàng hơn:
- Vật dụng nào sẽ phù hợp với ai và khu vực nào?
- Khi nào thì cần sử dụng các món đồ này
- Vật dụng nào được sử dụng thường xuyên?
- Vị trí đặt để đồ dùng hợp lý
- Có nên dùng nhiều thùng chứa để sắp xếp đồ đạc ngăn nắp
>>> Không nên bỏ qua: Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học, thông minh
Sạch sẽ
Quy trình này sẽ tập trung vào các công việc như lau dọn, làm sạch bề mặt, lau chùi, quét bụi các vật dụng và không gian làm việc. Bên cạnh việc vệ sinh thì bảo trì vật dụng cũng nằm trong quy trình này.
Sạch sẽ là quy định quan trọng nhất trong thực hiện 5S tại nơi làm việc. Do vậy, không chỉ nhân viên vệ sinh có trách nhiệm thực hiện mà các cá nhân đều phải thực hiện dọn dẹp thường xuyên không gian, bàn làm việc của mình.
Săn Sóc
Sau khi tiến hành sắp xếp dọn dẹp mọi thứ ngăn nắp thì không gian làm việc đã trở nên hoàn hảo. Tuy nhiên nếu chỉ thực hiện một lần thì theo thời gian sẽ quy lại tình trạng ban đầu. Do đó, quá trình săn sóc sẽ giúp đảm bảo mô hình này được duy trì hiệu quả.
Có nhiều cách khác nhau để thực hiện săn sóc, tuy nhiên cách sử dụng checklist 5S hàng ngày được sử dụng phổ biến nhất.
Sẵn sàng
Sẵn sàng được hiểu là đảm bảo quy trình 5S luôn được thực hiện trong dài hạn, biến thực hiện 5S tại nơi làm việc trở thành văn hóa của doanh nghiệp.
Để quy trình này luôn được thực hiện hãy đảm bảo rằng những nhân viên mới hoặc nhân viên chuyển đến nắm bắt được quy trình 5S trong khu vực. Thực hiện mọi thứ trở nên thú vị, không gò bó.
Những đối tượng cần thực hiện 5S
Khi doanh nghiệp bắt đầu thực hiện 5S tại nơi làm việc thì các cấp quản lý cũng cần phải tham gia. Việc tham gia thực hiện phải đồng bộ nhất quán để tránh trường hợp nhầm lẫn, lộn xộn và không có người chịu trách nhiệm.
Các cấp lãnh đạo công ty cần tham gia thực hiện tích cực quy trình 5S này. Bởi việc thực hiện này sẽ làm gương cho nhân viên giúp quy trình này được áp dụng hiệu quả hơn.
Thực hiện 5S tại nơi làm việc là phương pháp quản trị doanh nghiệp vô cùng hiệu quả không những tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp chuyên nghiệp mà còn giúp gia tăng được hiệu quả, năng suất công việc. Hy vọng những thông tin được Surehcs cung cấp trong bài viết đem đến sự hữu ích cho các doanh nghiệp.
