Theo một báo cáo của CareerBuilder, 74% nhà tuyển dụng thừa nhận họ từng tuyển sai người ít nhất một lần, dẫn đến tổn thất không nhỏ về chi phí và hiệu suất công việc. Một trong những nguyên nhân chính là nhà tuyển dụng chỉ dựa vào CV và phỏng vấn mà bỏ qua bước kiểm tra tham chiếu Reference Check – công cụ quan trọng giúp xác minh thông tin ứng viên một cách khách quan.
Vậy Reference Check là gì? Làm thế nào để xác minh thông tin ứng viên chuyên nghiệp? Cùng SureHCS tìm hiểu qua bài viết sau.
1. Reference Check là gì?
Reference Check (Kiểm tra tham chiếu) là quá trình xác minh thông tin ứng viên thông qua các nguồn tham khảo, thường là quản lý trực tiếp, đồng nghiệp hoặc đối tác cũ.
Mục tiêu chính của hoạt động này là đảm bảo tính xác thực của những gì ứng viên đã trình bày trong CV và phỏng vấn, đồng thời cung cấp cái nhìn sâu hơn về khả năng làm việc thực tế của họ. Khác với việc đánh giá hồ sơ hoặc phỏng vấn trực tiếp, Reference Check mang đến một góc nhìn khách quan hơn, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác, giảm thiểu rủi ro tuyển sai người.
2. Các thông tin cần xác minh khi tiến hành Reference Check
Việc tuyển dụng một nhân sự không chỉ đơn thuần dựa vào những gì họ thể hiện trong buổi phỏng vấn hay trên CV. Thực tế, có không ít trường hợp ứng viên “tô vẽ” hồ sơ để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Theo một báo cáo của HireRight, 34% ứng viên khai gian thông tin về kinh nghiệm làm việc, trong đó phổ biến nhất là kéo dài thời gian làm việc tại công ty cũ hoặc phóng đại vai trò, thành tích đạt được.
Để tránh những sai lầm tuyển dụng đáng tiếc, Reference Check sẽ giúp doanh nghiệp xác minh những thông tin quan trọng như sau:
2.1. Bức tranh tổng thể về quá trình làm việc của ứng viên
Trước khi tuyển dụng một nhân sự, điều quan trọng nhất là hiểu rõ họ đã làm gì trong quá khứ. Một ứng viên có thể khẳng định đã có 5 năm kinh nghiệm làm quản lý dự án, nhưng nếu kiểm tra kỹ, có thể họ chỉ làm trợ lý dự án trong phần lớn thời gian đó.
Doanh nghiệp nên yêu cầu ứng viên cung cấp mô tả chi tiết về từng công việc đã làm, bao gồm trách nhiệm cụ thể, kết quả đạt được. Đồng thời, có thể sử dụng các bài kiểm tra tình huống thực tế để đánh giá mức độ phù hợp giữa kinh nghiệm của ứng viên và yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
Những yếu tố cần xác minh:
- Ứng viên đã làm việc tại công ty cũ trong bao lâu?
- Vị trí đảm nhiệm, vai trò cụ thể trong tổ chức là gì?
- Sự thay đổi trong trách nhiệm và mức độ thăng tiến của ứng viên qua thời gian.
2.2. Giá trị thành tựu thực sự mà ứng viên đã đóng góp
Nhiều ứng viên thích sử dụng những thuật ngữ ấn tượng như “dẫn dắt dự án tăng trưởng 200% doanh thu” hoặc “tạo ra chiến lược marketing đột phá giúp công ty tiếp cận 1 triệu khách hàng mới”. Nhưng liệu những con số này có thực sự do họ tạo ra?
Doanh nghiệp nên yêu cầu ứng viên cung cấp bằng chứng cụ thể về những thành tựu đã đạt được, như báo cáo kết quả, phản hồi từ cấp trên hoặc dữ liệu đo lường rõ ràng. Ngoài ra, có thể đặt câu hỏi chi tiết về cách họ đạt được những kết quả đó để Reference Check vai trò thực sự của ứng viên trong thành công chung của dự án.
Những yếu tố cần xác minh:
- Ứng viên có thực sự đóng vai trò chính trong thành tựu này không?
- Thành tựu có thể đo lường và xác thực được không?
- Ứng viên có làm việc nhóm hay thành tích này đến từ công sức của cả đội?
2.3. Kỹ năng và năng lực làm việc thực tế
Một ứng viên có thể viết trong CV rằng họ thành thạo Excel nâng cao, SQL và có khả năng xử lý dữ liệu lớn, nhưng khi vào công việc thực tế, họ lại loay hoay với những bảng tính cơ bản.
Lúc này, doanh nghiệp cần kiểm tra chéo thông tin bằng cách yêu cầu ứng viên thực hiện một bài test thực tế hoặc hỏi trực tiếp người tham chiếu về mức độ sử dụng thực tế các kỹ năng này trong công việc hàng ngày. Điều này giúp tránh trường hợp tuyển dụng sai người, gây lãng phí thời gian, chi phí đào tạo lại.
Những yếu tố cần xác minh:
- Ứng viên có thực sự giỏi kỹ năng chuyên môn đã liệt kê không?
- Cách họ áp dụng kỹ năng đó trong công việc thực tế ra sao?
- Họ có khả năng giải quyết vấn đề khi gặp thử thách không?
2.4. Mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Một nhân viên giỏi chuyên môn nhưng không phù hợp với phong cách làm việc của doanh nghiệp có thể trở thành “mảnh ghép lệch”, gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung.Hãy chủ động xác minh phong cách làm việc của ứng viên thông qua người Reference Check để hiểu rõ cách họ ứng phó với áp lực, làm việc nhóm và tiếp nhận sự thay đổi. Điều này giúp đảm bảo họ thực sự phù hợp với môi trường của công ty, tránh rủi ro tuyển dụng sai lầm.
Những yếu tố cần xác minh:
- Ứng viên có phù hợp với giá trị cốt lõi của công ty không?
- Cách họ giao tiếp, làm việc nhóm và phối hợp với đồng nghiệp.
- Họ có sẵn sàng hòa nhập vào môi trường mới không?
2.5. Lý do rời khỏi công ty trước đây
Một ứng viên có thể nói rằng họ rời công ty cũ vì “tìm kiếm cơ hội phát triển mới”, nhưng thực tế có thể là họ bị buộc thôi việc do không đạt yêu cầu. Một trong những sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp là chỉ nghe lý do rời công ty từ ứng viên mà không kiểm chứng từ góc nhìn khách quan của người quản lý cũ.
Đừng chỉ tin vào những gì ứng viên nói – hãy hỏi trực tiếp người tham chiếu về lý do thực sự khiến họ rời công ty. Nếu có thể, hãy hỏi: “Nếu có cơ hội, anh/chị có muốn làm việc với ứng viên này lần nữa không?” Câu trả lời có thể giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tuyển dụng sai lầm ngay từ đầu.
3. Cách Reference Check ứng viên với 5 bước chuyên nghiệp
Reference Check là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp xác minh thông tin ứng viên và đưa ra quyết định chính xác.
Dưới đây là 5 bước giúp thực hiện xác minh thông tin ứng viên một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.
Bước 1: Xác định thời điểm thích hợp để thực hiện Reference Check
Xác minh thông tin ứng viên không nên thực hiện tùy hứng mà cần được sắp xếp vào thời điểm phù hợp nhất để tối ưu hóa kết quả, tránh lãng phí nguồn lực. Dưới đây là những thời điểm phổ biến mà các chuyên viên tuyển dụng thường lựa chọn:
- Sau vòng phỏng vấn đầu tiên – Khi doanh nghiệp đã sàng lọc sơ bộ danh sách ứng viên tiềm năng. Điều này giúp loại bỏ những ứng viên không phù hợp ngay từ đầu, tránh mất thời gian về sau.
- Sau vòng phỏng vấn cuối cùng – Đây là thời gian “vàng” mà hầu hết chuyên viên tuyển dụng lựa chọn để Reference Check, bởi lúc này, ứng viên đã vượt qua các vòng đánh giá nội bộ, việc kiểm tra thông tin giúp xác nhận tính chính xác trước khi ra quyết định cuối cùng.
- Trước khi gửi thư mời nhận việc (Offer Letter) – Nếu doanh nghiệp còn đang cân nhắc giữa hai ứng viên mạnh, Reference Check có thể là yếu tố quyết định ai là lựa chọn phù hợp nhất.
- Trong trường hợp có nghi vấn về thông tin ứng viên – Nếu trong quá trình phỏng vấn, có điểm nào đó khiến nhà tuyển dụng phân vân, xác thực ngay lập tức có thể giúp xác minh sự thật.
Lưu ý, không nên thực hiện xác thực quá sớm vì sẽ gây lãng phí thời gian nếu ứng viên không vượt qua vòng phỏng vấn.
Bước 2: Chuẩn bị danh sách thông tin cần xác minh
Trước khi tiến hành Reference Check, nhà tuyển dụng cần xác định rõ mục tiêu của việc xác minh thông tin để đảm bảo cuộc trao đổi hiệu quả và có giá trị thực tiễn. Dưới đây là những thông tin quan trọng cần tập trung:
- Tổng quan về quá trình làm việc – Xác nhận vị trí công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm chính, sự ổn định trong công việc.
- Thành tựu và đóng góp thực tế – Người tham chiếu có thể giúp làm rõ ứng viên đã mang lại giá trị gì cho tổ chức trước đó.
- Kỹ năng, năng lực chuyên môn – Kiểm tra xem kỹ năng ứng viên thể hiện có phù hợp với thực tế công việc hay không.
- Thái độ, phong cách làm việc – Ứng viên có tinh thần trách nhiệm, chủ động, khả năng làm việc nhóm ra sao?
- Khả năng thích nghi với môi trường làm việc – Ứng viên có dễ dàng hòa nhập và hợp tác với đồng nghiệp không?
- Lý do rời công ty trước đây – Có minh bạch không? Có vấn đề nào cần lưu ý?
Bước 3: Liên hệ với người tham chiếu một cách chuyên nghiệp
Nhà tuyển dụng nên ưu tiên lựa chọn quản lý trực tiếp hoặc đồng nghiệp từng làm việc chặt chẽ với ứng viên, vì họ là những người có thể cung cấp thông tin chính xác, khách quan nhất. Trước khi liên hệ, cần chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách tìm hiểu về công ty trước đây của ứng viên cũng như vai trò của người tham chiếu trong tổ chức đó.
Khi trao đổi, hãy giới thiệu rõ ràng về bản thân, vị trí công việc đang tuyển dụng và lý do liên hệ để tạo sự tin tưởng ngay từ đầu. Ngoài ra, nên chủ động hỏi trước về thời gian phù hợp để tránh gây gián đoạn công việc của người tham chiếu, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với họ.
Một yếu tố quan trọng khác là đảm bảo tính bảo mật và trung lập trong suốt quá trình trao đổi. Nhà tuyển dụng không nên tiết lộ thông tin nội bộ về ứng viên hay đưa ra nhận định mang tính chủ quan, thay vào đó hãy tập trung khai thác thông tin một cách khách quan nhất.
Bước 4: Tiến hành phỏng vấn người tham chiếu
Khi tiến hành phỏng vấn Reference Check, nhà tuyển dụng cần đảm bảo cuộc trao đổi diễn ra một cách có cấu trúc rõ ràng, trọng tâm, chuyên nghiệp. Nên bắt đầu bằng các câu hỏi mở để khuyến khích người tham chiếu chia sẻ, sau đó dần đi vào các câu hỏi cụ thể liên quan đến kỹ năng, phong cách làm việc và hiệu suất của ứng viên.
Một số câu hỏi quan trọng có thể bao gồm:
- Ứng viên có những điểm mạnh nổi bật nào?
- Họ đã đóng góp gì đáng kể trong quá trình làm việc?
- Họ có phù hợp với môi trường làm việc linh hoạt hay áp lực cao không?
Ngoài ra, nhà tuyển dụng nên lưu ý diễn giải lại câu trả lời để xác nhận thông tin, đồng thời khéo léo khai thác các chi tiết có thể ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.
Bước 5: Tổng hợp thông tin và đưa ra kết luận
Sau khi thu thập đủ thông tin từ người tham chiếu, bước cuối cùng là tổng hợp dữ liệu, đưa ra kết luận một cách khách quan và có hệ thống. Nhà tuyển dụng nên so sánh thông tin từ nhiều nguồn tham chiếu khác nhau để kiểm tra tính nhất quán, đồng thời đối chiếu với những gì ứng viên đã trình bày trong quá trình phỏng vấn.
Nếu có sự mâu thuẫn hoặc dấu hiệu đáng ngờ, cần cân nhắc đánh giá lại trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Ngoài ra, không chỉ dừng lại ở việc đánh giá ứng viên, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng thông tin này để cải thiện chiến lược tuyển dụng, đảm bảo tìm được ứng viên không chỉ có năng lực mà còn phù hợp với văn hóa công ty.
4. Vì sao nhà tuyển dụng cần Reference Check ứng viên?
Theo khảo sát của Hiệp hội Quản lý Nhân sự (SHRM), có đến 87% nhà tuyển dụng đánh giá Reference Check là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Lý do là vì có đến 34% ứng viên khai gian thông tin về kinh nghiệm làm việc (theo báo cáo của HireRight). Việc kiểm tra tham chiếu không chỉ giúp xác thực năng lực thực tế của ứng viên mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những quyết định tuyển dụng sai lầm, giảm chi phí đào tạo lại và tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài.
Một bản CV đẹp có thể khiến ứng viên trông hoàn hảo trên giấy, nhưng liệu họ có thực sự sở hữu những kỹ năng, kinh nghiệm như đã mô tả? Một buổi phỏng vấn ấn tượng cũng không đủ để đảm bảo rằng họ sẽ hòa nhập tốt và cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp. Reference Check chính là “giải pháp “check var” cuối cùng giúp nhà tuyển dụng giảm rủi ro tuyển sai, đồng thời tìm ra ứng viên phù hợp nhất cả về năng lực, văn hóa doanh nghiệp.
- Xác minh tính trung thực – Giúp kiểm tra độ chính xác của thông tin ứng viên cung cấp về kinh nghiệm, thành tích, kỹ năng và bằng cấp.
- Đánh giá năng lực chuyên môn – Xác định mức độ phù hợp với vị trí tuyển dụng dựa trên hiệu suất làm việc thực tế, khả năng thích nghi ở công việc trước.
- Hiểu rõ phong cách làm việc – Giúp nhà tuyển dụng đánh giá cách ứng viên làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, thích nghi với văn hóa công ty.
- Nhận diện điểm mạnh, điểm yếu – Cung cấp góc nhìn khách quan về những thành tựu cũng như hạn chế của ứng viên để dự đoán khả năng phát triển trong tương lai.
- Giảm rủi ro tuyển dụng sai – Tránh tuyển nhầm người không phù hợp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức đào tạo lại.
5. Lưu ý khi thực hiện xác minh thông tin ứng viên nhà tuyển dụng cần biết
Reference Check không chỉ đơn giản là một cuộc gọi xác minh thông tin. Để đảm bảo tính chính xác, nhà tuyển dụng cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng dưới đây:
- Luôn được sự đồng ý của ứng viên trước khi Reference Check. Điều này không chỉ đảm bảo yếu tố pháp lý mà còn giúp tạo sự minh bạch và thiện cảm với ứng viên.
- Người tham chiếu tốt nhất nên là cấp quản lý trực tiếp hoặc đồng nghiệp đã làm việc lâu năm với ứng viên. Tránh chỉ tham khảo ý kiến từ bạn bè hoặc người không có mối quan hệ công việc chặt chẽ với ứng viên.
- Hãy chuẩn bị sẵn một bộ câu hỏi chi tiết liên quan đến năng lực, phong cách làm việc, thái độ, văn hóa doanh nghiệp.
- Hãy hỏi thêm về những khía cạnh cần cải thiện của ứng viên để có cái nhìn toàn diện.
- Hãy kiểm tra tính xác thực bằng cách so sánh với thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như hồ sơ LinkedIn, các tài liệu xác nhận kinh nghiệm làm việc.
Khi liên hệ với người tham chiếu, hãy đảm bảo cuộc trao đổi diễn ra một cách lịch sự, chuyên nghiệp và bảo mật. Không tiết lộ quá nhiều thông tin về quá trình tuyển dụng của ứng viên mà chỉ tập trung vào việc xác minh thông tin.
Reference Check không chỉ là một bước kiểm tra thông tin ứng viên mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro tuyển sai người. Một bản CV ấn tượng hay một buổi phỏng vấn xuất sắc không thể đảm bảo hoàn toàn về năng lực và mức độ phù hợp của ứng viên. Thông qua việc xác minh thông tin từ những người từng làm việc trực tiếp với họ, doanh nghiệp có thể có được góc nhìn khách quan, giúp lựa chọn ứng viên phù hợp nhất không chỉ về chuyên môn mà còn về văn hóa tổ chức.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
