7 Bước quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO [Mẫu File]

Một vị trí đăng tuyển hàng tháng trời nhưng vẫn chưa tìm được ứng viên phù hợp. Nhân sự vừa vào làm chưa lâu đã nghỉ. Bộ phận tuyển dụng mất nhiều thời gian nhưng kết quả lại không như mong đợi. Giải pháp đó là áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO – giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao chất lượng tuyển dụng và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.

1. Tìm hiểu về quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

1.1 Thế nào là quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO?

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là hệ thống các bước được chuẩn hóa theo ISO 30405:2023 – Guidelines on Recruitment, giúp doanh nghiệp đánh giá, lựa chọn ứng viên chính xác, công bằng, hiệu quả.

Theo tiêu chuẩn ​ISO 30405:2023 – Hướng dẫn tuyển dụng (Guidelines on Recruitment), quy trình tuyển dụng không chỉ dừng lại ở việc đăng tin hay phỏng vấn mà còn phải tuân theo các nguyên tắc:

• Chuẩn hóa từ khâu lập kế hoạch, sàng lọc, đánh giá đến ký hợp đồng.
• Loại bỏ yếu tố cảm tính, đảm bảo tuyển đúng người, đúng vị trí.
• Giảm thời gian tuyển dụng, hạn chế chi phí sai sót do tuyển sai người.
• Giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm ứng viên.

1.2 Quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn ISO khác gì so với quy trình truyền thống?

Để hiểu rõ sự khác biệt giữa quy trình tuyển dụng theo tiêu chuẩn ISO và quy trình tuyển dụng truyền thống, cần phân tích theo các tiêu chí quan trọng như: tính hệ thống, mức độ minh bạch, cách thức đánh giá ứng viên, thời gian tuyển dụng, hiệu quả tổng thể.

Tiêu chí	Tuyển dụng truyền thống	Tuyển dụng theo tiêu chuẩn ISO
Tính hệ thống	Không có quy chuẩn chung, mỗi phòng ban có thể có cách làm khác nhau.	Chuẩn hóa theo ​ISO 30405:2023, giúp doanh nghiệp có hệ thống tuyển dụng nhất quán.
Mức độ minh bạch	Đánh giá ứng viên cảm tính, dễ thiên vị.	Tiêu chí đánh giá rõ ràng, đảm bảo khách quan.
Sàng lọc ứng viên	Thủ công, mất nhiều thời gian.	Tự động hóa qua phần mềm, tối ưu quy trình.
Phương pháp đánh giá	Chủ yếu qua phỏng vấn, không có bài kiểm tra chuyên sâu.	Áp dụng structured interview, kết hợp bài test đánh giá năng lực.
Thời gian tuyển dụng	Kéo dài, nhiều bước dư thừa.	Quy trình chuẩn hóa giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng 30-50%.
Trải nghiệm ứng viên	Phản hồi chậm, thiếu chuyên nghiệp.	Phản hồi nhanh, nâng cao trải nghiệm ứng viên.
Hiệu quả tuyển dụng	Tỷ lệ tuyển sai cao, nhân viên dễ nghỉ sớm.	Tuyển đúng người ngay từ đầu, giúp nhân sự gắn bó lâu dài.

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO vượt trội hơn quy trình truyền thống nhờ tính hệ thống và tiêu chuẩn hóa, đảm bảo mọi bước được thực hiện nhất quán, minh bạch. 

Thay vì đánh giá cảm tính – thủ công như phương pháp cũ, ISO áp dụng các tiêu chí rõ ràng, công cụ đánh giá khách quan và công nghệ tự động hóa, giúp sàng lọc ứng viên chính xác hơn. 

1.3 Tiêu chuẩn ISO chú trọng các khía cạnh nào của tuyển dụng?

​ISO 30405:2023 là tiêu chuẩn quốc tế cung cấp hướng dẫn về quản lý nhân sự, tập trung vào các quy trình và thực hành tuyển dụng. Mục tiêu của tiêu chuẩn này là giúp các tổ chức thu hút, tìm kiếm, đánh giá, tuyển dụng nhân sự phù hợp với nhu cầu của tổ chức, đồng thời tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên. ​

Tiêu chuẩn nhấn mạnh các khía cạnh chính trong quy trình tuyển dụng, bao gồm:​

• Xác định nhu cầu tuyển dụng, thiết lập chiến lược, kế hoạch để thu hút ứng viên phù hợp.​
• Điều phối các bước trong quy trình tuyển dụng, đảm bảo sự tham gia hiệu quả của các bên liên quan.​
• Xem xét lại quy trình tuyển dụng để liên tục cải thiện và rút kinh nghiệm cho các lần tuyển dụng sau.​

ISO 30405:2023 có thể được áp dụng cho mọi tổ chức, không phân biệt loại hình hay quy mô. Tiêu chuẩn này hữu ích cho bất kỳ ai quản lý hoặc thực hiện chức năng tuyển dụng, dù đó là vai trò chuyên trách hay kiêm nhiệm, cũng như những người đánh giá, giảng dạy hoặc tư vấn về tuyển dụng. ​

2. 7 Bước quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra bài bản, minh bạch, hiệu quả, tiêu chuẩn ISO đề xuất một quy trình gồm 7 bước chặt chẽ.

• Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng
• Bước 2: Quảng bá thông báo tuyển dụng
• Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên
• Bước 4: Đánh giá ứng viên tiềm năng
• Bước 5: Phỏng vấn, làm bài test tuyển dụng
• Bước 6: Thử việc
• Bước 7: Đưa ra quyết định tuyển dụng

Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong tuyển dụng vì chưa xác định rõ nhu cầu thực sự của mình. Tuyển dụng vội vàng, không có kế hoạch dễ dẫn đến lãng phí nguồn lực, mất thời gian mà vẫn không tìm được ứng viên phù hợp. Bước chuẩn bị giúp doanh nghiệp đảm bảo tuyển đúng người, đúng thời điểm, với chi phí tối ưu nhất.

Xác định nhu cầu tuyển dụng

• Vị trí cần tuyển dụng do mở rộng quy mô, thay thế nhân sự nghỉ việc hay bổ sung thêm nhân lực?
• Nếu là thay thế, nguyên nhân gì khiến nhân viên cũ rời đi? Có cần điều chỉnh mô tả công việc (JD) để tránh tuyển sai?
• Nếu là mở rộng, nhân sự mới cần kỹ năng gì để đáp ứng mục tiêu kinh doanh?

Xây dựng JD và tiêu chí đánh giá ứng viên

• JD cần rõ ràng, chi tiết, phản ánh đúng công việc thực tế.
• Tiêu chí đánh giá ứng viên (từ học vấn, kinh nghiệm đến kỹ năng mềm) phải được định lượng cụ thể, tránh cảm tính.
• Đối chiếu với tiêu chuẩn ISO để đảm bảo JD không chỉ tập trung vào nhiệm vụ, mà còn đề cập đến năng lực cần có và cách đánh giá.

Dự toán ngân sách – thời gian tuyển dụng

• Chi phí cho từng kênh tuyển dụng (nội bộ, headhunt, job posting,…).
• Dự toán thời gian cần thiết cho từng bước tuyển dụng để tránh kéo dài làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.

Lựa chọn phương thức tuyển dụng phù hợp

• Tuyển dụng nội bộ: Tận dụng nguồn nhân lực sẵn có.
• Tuyển dụng bên ngoài: Tiếp cận ứng viên mới, đa dạng hơn.
• Ứng dụng công nghệ tuyển dụng: Phần mềm tuyển dụng thông minh giúp tự động hóa sàng lọc hồ sơ, quản lý ứng viên hiệu quả.

Bước 2: Quảng bá thông báo tuyển dụng

Một JD hấp dẫn nhưng không tiếp cận được đúng đối tượng thì cũng vô nghĩa. Bước quảng bá giúp doanh nghiệp đưa thông tin đến đúng ứng viên tiềm năng, tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian tuyển dụng.

Theo quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, nhà tuyển dụng có thể tận dụng các kênh sau để đưa JD tiếp cận đến nhiều ứng viên hơn:

• Website tuyển dụng của công ty.
• Mạng xã hội (LinkedIn, Facebook, Zalo, TikTok).
• Nền tảng tuyển dụng (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder, v.v.)
• Headhunter khi tuyển các vị trí cấp cao hoặc chuyên môn cao.

Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên

Sau khi đăng tải thông báo tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ bắt đầu nhận được hồ sơ từ các ứng viên. Tuy nhiên, hàng trăm hồ sơ nộp vào nhưng không phải ai cũng phù hợp. Việc sàng lọc kỹ càng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian, tránh tuyển sai người và nâng cao chất lượng đầu vào.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sàng lọc hồ sơ ứng viên theo phương pháp truyền thống không còn đáp ứng được tốc độ, yêu cầu chất lượng của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, phần mềm LV SureHCS Hiring là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa và số hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng.

• Hệ thống tích hợp AI hỗ trợ bóc tách dữ liệu CV, giúp HR dễ dàng sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp một cách chính xác, nhanh chóng.
• Doanh nghiệp có thể quản lý danh sách ứng viên, thiết lập Candidate Pool để khai thác nhân tài tiềm năng.
• Ứng viên có thể tạo hồ sơ trực tuyến, theo dõi quy trình tuyển dụng, nhận thông báo trên nhiều nền tảng.

Bước 4: Đánh giá ứng viên tiềm năng

Sau khi sàng lọc hồ sơ, HR cần đánh giá chuyên sâu để chọn ra những ứng viên có tiềm năng nhất trước khi mời phỏng vấn. Doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chí đánh giá rõ ràng để đảm bảo tính khách quan, tránh những quyết định cảm tính. Đồng thời, nên kết hợp nhiều phương pháp khác nhau nhằm nâng cao độ chính xác trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp.

Các tiêu chí đánh giá ứng viên trong quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO:

• Năng lực chuyên môn: Đánh giá dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức.
• Khả năng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp: Xem xét giá trị cá nhân có đồng nhất với công ty không.
• Thái độ & động lực làm việc: Ứng viên có thực sự quan tâm đến công việc hay không?
• Khả năng phát triển lâu dài: Có thể thăng tiến trong tổ chức không?

Phương pháp đánh giá:

• Xem xét CV, thư giới thiệu, các dự án/dữ liệu thực tế.
• Kiểm tra hồ sơ trên mạng xã hội, LinkedIn để hiểu rõ hơn về ứng viên.

Bước 5: Phỏng vấn, làm bài test tuyển dụng

Phỏng vấn và làm bài test tuyển dụng là giai đoạn “mấu chốt” để doanh nghiệp đánh giá toàn diện ứng viên về kỹ năng chuyên môn, tư duy và mức độ phù hợp với văn hóa công ty.

ISO 30405 nhấn mạnh việc áp dụng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc (structured interview) để đảm bảo tính nhất quán và khách quan. Bên cạnh phỏng vấn, doanh nghiệp có thể kết hợp các bài kiểm tra đánh giá năng lực để có cái nhìn toàn diện hơn về ứng viên.

Bước 6: Thử việc

Một thực tế đáng lo ngại trong tuyển dụng là nhiều ứng viên rời bỏ doanh nghiệp ngay trong giai đoạn thử việc. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian, chi phí tuyển dụng mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất công việc chung. 

Một trong những nguyên nhân lớn dẫn đến tình trạng này là quy trình tuyển dụng kém chuyên nghiệp – từ việc truyền đạt kỳ vọng chưa rõ ràng, thiếu sự đồng bộ giữa thông tin tuyển dụng và thực tế công việc, đến việc hỗ trợ hội nhập không hiệu quả.

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần:

• Xác định rõ tiêu chí tuyển dụng ngay từ đầu, đảm bảo ứng viên hiểu rõ công việc trước khi nhận lời mời.
• Xây dựng quy trình hội nhập bài bản, cung cấp hướng dẫn, đào tạo nội bộ, lộ trình công việc rõ ràng.
• Duy trì sự kết nối với ứng viên, tạo môi trường làm việc cởi mở, hỗ trợ kịp thời để họ không cảm thấy lạc lõng.
• Đánh giá khách quan và công bằng, dựa trên hiệu suất thực tế thay vì cảm tính, giúp ứng viên có cơ hội phát huy năng lực.

Bước 7: Đưa ra quyết định tuyển dụng

Sau quá trình tuyển chọn kỹ lưỡng, doanh nghiệp cần đưa ra quyết định cuối cùng: liệu ứng viên có thực sự phù hợp để đồng hành lâu dài? Đây không chỉ là việc đánh giá hiệu suất làm việc, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp đảm bảo rằng mình đã tuyển đúng người – một nhân sự có năng lực, phù hợp với văn hóa, sẵn sàng gắn bó.

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO để đưa ra quyết tuyển dụng cuối cùng:

• Tổng hợp đánh giá từ quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự.
• Họp nội bộ để thảo luận, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
• Thông báo kết quả cho ứng viên, đảm bảo sự chuyên nghiệp ngay cả khi từ chối tuyển dụng.
• Hoàn tất thủ tục nhân sự, bao gồm ký kết hợp đồng chính thức, hướng dẫn hội nhập và triển khai kế hoạch đào tạo.

3. Áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO mang lại lợi ích gì?

Một quy trình tuyển dụng thiếu bài bản không chỉ khiến doanh nghiệp mất thời gian, chi phí mà còn làm giảm chất lượng nhân sự. Áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống tuyển dụng chuyên nghiệp, minh bạch, tối ưu hiệu quả, nâng cao chất lượng ứng viên.

• Tăng chất lượng ứng viên: Đảm bảo nhân sự được tuyển chọn có năng lực thực sự, giảm thiểu tình trạng tuyển sai người, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung.
• Tối ưu hiệu quả tuyển dụng: Chuẩn hóa từng bước, từ xác định nhu cầu tuyển dụng, đăng tin, sàng lọc hồ sơ đến phỏng vấn và thử việc. Rút ngắn thời gian tuyển dụng, giảm thiểu sai sót, tối ưu chi phí – nguồn lực. 
• Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng: Một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp không chỉ giúp tìm được nhân sự phù hợp mà còn tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Khi doanh nghiệp có hệ thống tuyển dụng minh bạch, công bằng, phản hồi nhanh chóng, ứng viên sẽ đánh giá cao và có thiện cảm hơn với thương hiệu tuyển dụng.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm: Một trong những vấn đề đau đầu của doanh nghiệp là nhân viên nghỉ việc ngay trong giai đoạn thử việc. Nguyên nhân chính là do sự không phù hợp về kỳ vọng, môi trường làm việc hoặc yêu cầu công việc thực tế. Khi áp dụng quy trình tuyển dụng theo ISO, doanh nghiệp sẽ có những bước đánh giá kỹ lưỡng hơn, giúp lựa chọn ứng viên có khả năng gắn bó lâu dài. 

4. Lưu ý quan trọng trong quá trình tuyển dụng theo tiêu chuẩn ISO

Việc áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả mà còn đảm bảo tính công bằng, minh bạch, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Tuy nhiên, để triển khai thành công, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng nhằm tránh sai sót, nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

• Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng – tiêu chí đánh giá ứng viên: Xác định rõ vị trí cần tuyển, số lượng, yêu cầu công việc. Định nghĩa tiêu chí đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chuẩn ISO 30405, bao gồm kỹ năng, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và sự phù hợp với văn hóa công ty.
• Đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong tuyển dụng: Xây dựng quy trình đánh giá khách quan, sử dụng các công cụ đo lường khoa học để tránh cảm tính.
• Xây dựng trải nghiệm ứng viên chuyên nghiệp: Cung cấp đầy đủ thông tin về công việc, lộ trình tuyển dụng, kỳ vọng từ đầu. Phản hồi nhanh chóng trong quá trình tuyển dụng, không để ứng viên chờ đợi quá lâu mà không có thông tin.
• Chuẩn hóa quy trình hội nhập (Onboarding): Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào khâu tuyển dụng mà quên mất tầm quan trọng của quy trình hội nhập nhân sự mới. Một quy trình onboarding theo chuẩn ISO giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi, giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm, nâng cao hiệu suất làm việc. 

5. Mẫu file quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Xây dựng một quy trình tuyển dụng chuẩn ISO không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nhân sự mà còn tối ưu hiệu suất làm việc của bộ phận tuyển dụng. Tuy nhiên, việc thiết lập một quy trình bài bản, đầy đủ, dễ áp dụng không phải là điều đơn giản. 

Để hỗ trợ doanh nghiệp, SureHCS cung cấp mẫu file quy trình tuyển dụng theo chuẩn ISO, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn hóa quy trình, đảm bảo minh bạch và chuyên nghiệp trong mỗi bước tuyển dụng.

TẢI MẪU QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI ĐÂY​

Tuyển dụng không chỉ là tìm người phù hợp mà còn là quá trình xây dựng một đội ngũ bền vững. Áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO​ giúp doanh nghiệp loại bỏ các rủi ro tuyển dụng, tối ưu quy trình và nâng cao chất lượng nhân sự. Kết hợp phần mềm tuyển dụng LV SureHCS Hiring tích hợp công nghệ AI, doanh nghiệp có thể nâng tầm chiến lược nhân sự, thu hút, giữ chân nhân tài.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh