Việc xây dựng một quy trình tính lương khoa học, bài bản là việc cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên chú trọng. Nó không chỉ đảm bảo các chính sách, phúc lợi cho người lao động mà còn đảm bảo uy tín và văn hóa doanh nghiệp. Cùng sureHCS tham khảo bài viết sau để có thêm các thông tin chi tiết về vai trò và các bước xây dựng quy trình tính lương tiêu chuẩn, khoa học và bài bản.
1. Vì sao doanh nghiệp nên xây dựng quy trình tính lương cho nhân viên?
- Làm thế nào để đảm bảo sự công bằng, minh bạch và giúp người lao động thấy được giá trị của họ tại doanh nghiệp?
- Mức lương thưởng đã xứng đáng với những gì mà người lao động cống hiến hay chưa?
Đây sẽ là những câu hỏi được đặt ra cho bộ phận nhân sự nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Điểm mấu chốt để trả lời và giải quyết những câu hỏi trên là xây dựng một quy trình tính lương chuẩn, khoa học và minh bạch. Việc xây dựng một quy trình lương thưởng bài bản sẽ mang đến những lợi ích sau:
Thể hiện sự chuyên nghiệp
Quy trình tính lương thưởng bài bản không chỉ giúp các hoạt động tính lương thực hiện được trơn tru, giảm thiểu rủi ro, sai sót…. Mà còn giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự, đặc biệt là người làm công tác C&B. Thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt lãnh đạo và người lao động.
Có sự phân chia vai trò nhiệm vụ rõ ràng
Trong một quy trình tính lương cho nhân viên tại doanh nghiệp thường sẽ có sự tham gia của một hoặc nhiều bên liên quan từ kế toán, nhân sự (đặc biệt là người làm C&B), trưởng bộ phận cho đến chính nhân viên đó. Do đó, một quy trình cụ thể có sự phân chia vai trò nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp mọi người chủ động hơn trong công việc, tránh trình trạng đùn đẩy trách nhiệm qua lại lẫn nhau.
Bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động
Nếu quy trình tính lương qua loa và thiếu khoa học sẽ dễ dẫn đến xung đột gây mất đoàn kết trong doanh nghiệp. Do đó, vào cuối kỳ chốt lương nhân sự nên gửi bảng lương để người lao động xem qua. Giúp họ dễ dàng kiểm tra đối chiếu, nếu có các sai sót khiếu nại nhân sự cần giải quyết kịp thời và nhanh chóng để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Việc này sẽ giúp nhân sự tránh sự nhập nhằng trong các vấn đề liên quan đến tiền lương, chính sách đãi ngộ của công ty.
2. Xây dựng quy trình tính lương khoa học
Sau đây là các bước cơ bản để xây dựng quy trình tính lương cho nhân viên như sau:
Bước 1: Thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương
Để tính lương cho người lao động việc đầu tiên cần làm là thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương từ bộ phận chấm công.
Hiện nay đa phần các doanh nghiệp sẽ tính lương dựa trên dữ liệu công. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề vị trí đặc thù thì lương sẽ dựa trên KPI hay doanh số. Nên việc tính lương sẽ được hình thành trên nhiều dữ liệu như:
- Dữ liệu chấm công ( số giờ công in/out mỗi ngày của nhân viên được ghi nhận qua thẻ hoặc dấu vâng tay)
- Kết quả sản xuất, kết quả kinh doanh (KPI, doanh số)
- Hiệu suất sản phấm
Do đó để phục vụ dữ liệu tính lương nhân sự cần chú ý các mục sau:
- Mức lương cơ bản theo quy định tại Nghị định số 153/2016 NĐ-CP.
- Lương đóng BHXH theo thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH
- Lương thử việc tùy vào quy định và sự thỏa thuận của doanh nghiệp với người lao động . Tuy nhiên mức lương thử việc sẽ chiếm khoảng 80-85% mức lương cơ bản.
- Lương khoán là mức lương áp dụng cho những người làm việc mang tính thời vụ
- Lương thời gian mức lương này áp dụng cho toàn lãnh đạo, nhân viên
Bước 2: Rà soát đối chiếu và xác nhận thông tin
Đây được xem là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tính lương để đảm bảo các dữ liệu chính xác nhất. Việc đối chiếu rà soát dữ liệu này thường sẽ phụ trách bởi bộ phận chấm công hoặc trưởng bộ phận.
- Đối chiếu dữ liệu có được với danh sách.
- Thực hiện gửi thông tin để đối chiếu và ghi nhận kết quả xác nhận từ người lao động.
Trong quá trình này nếu có sự phản hồi, khiếu nại về sự sai sót thì nhân sự cần nhanh chóng điều chỉnh và giải quyết để đảm bảo quyền lợi của người lao động và không ảnh hưởng đến thời gian chi trả lương.
Bước 3: Thực hiện lập bảng tính lương
Trong quy trình tính lương thì việc lập bảng tính lương sẽ do bộ phận kế toán phụ trách. Và khi lập bảng người thực hiện cần đảm bảo phải có độ chính xác tuyệt đối và đúng đối tượng. Hiện nay, bảng tính lương được thực hiện chủ yếu bằng file Excel và phần mềm tính lương. Việc áp dụng phần mềm hay Excel vào công tác quản lý thì cũng có những ưu và nhược điểm nhất định:
- Đối với file Excel thì: chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ thường vài chục người hoặc quy trình đơn giản ít phát sinh các nghiệp vụ phức tạp.
- Đối với phần mềm: không chỉ giúp tính lương mà còn hỗ trợ lưu trữ quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng, văn bản hành chính, tư liệu…Đa dạng với mọi loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt không giới hạn phạm vi sử dụng có thể truy cập trên các thiết bị công nghệ khác nhau. Hiện nay sureHCS for C&B được các đơn vị và doanh nghiệp đánh giá là những phần mềm tính lương tối ưu phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp đáp ưng nhu cầu tính lương đa nguyên tệ và đặc thù doanh nghiệp.
Xem thêm: Hệ thống Chính sách chấm công Tính lương-Thưởng-Phúc lợi
Nếu doanh nghiệp có nghiệp vụ kế toán đơn giản, cần sự chủ động thì tính lương qua excel sẽ là lựa chọn ưu tiên. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn và nghiệp vụ phức tạp thì việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý tính lương sẽ mang lại lợi thế nhiều như:
- 65000 dòng là con số tối đa mà excel cung cấp cho người sử dụng. Với quy mô doanh nghiệp lớn hàng nghìn nhân viên thì phải lập nhiều bảng excel mới có thể quản lý đủ. Việc lưu trữ thông tin lớn sẽ làm file bị quá tải vì gây khó khăn trong việc sử dụng, chia sẻ. Chưa kể đến khi có lỗi thì việc rà sót kiểm tra cũng làm mất nhiều thời gian của người thực hiện. Nhưng đối với phần mềm thì mọi việc có thể giải quyết dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Xét về tính bảo mật, thì phần mềm sẽ được thiết lập việc phân quyền theo chức năng, nên việc người dùng không thể tự ý xóa dữ liệu khi chưa được cho phép. Còn đối với file excel việc chia sẻ hoặc chuyển tiếp dữ liệu nếu lỡ bị xóa nhầm hoặc xáo trộn thông tin thì rất dễ làm thay đổi ảnh hưởng đến kết quả.
- Khi sử dụng excel người dùng phải thao tác nhập liệu và thực hiện các hàm tính thủ công, là, mất nhiều thời gian công sức. Trong khi đó, cơ chế tự nhập của phần mềm giúp rút ngắn thời gian, công sức và hỗ trợ người dùng dễ dàng hơn.
Như vậy, phần mềm tính lương sẽ là giải pháp tối ưu hoá phục vụ công tác chấm công tính lương theo các tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
Bước 4: Thực hiện kiểm tra, ký duyệt bảng tính lương
Việc kiểm tra lại một lần nữa bảng tính lương đảm bảo sự chính xác xong thì quản lý nhân sự sẽ chuyển cho kế toán trưởng. Và kế toán trưởng sẽ xác nhận ý kiến và chuyển lên các bộ phận giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt thì kế toán tiền lương sẽ chịu trách nhiệm trong việc thực hiện chi trả lương. Tuy nhiên, khi nhận được bảng tính lương mà kế toán trưởng không đồng ý, thì kế toán và nhân sự sẽ cùng nhau làm việc và thông nhất để có các giải pháp xứ lý ổn thỏa.
Bước 5: Gửi phiếu lương cho nhân viên để xác nhận
Sau khi nhận được sự phê duyệt đồng ý thì phiếu lương sẽ được chuyển đến từng nhân viên. Ở bước này thì phiếu lương cần gửi riêng từng nhân viên để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật về lương.
Bước 6: Thực hiện chi trả lương
Sau khi xác nhận và thống nhẩt các thông tin về tiền lương, doanh nghiệp sẽ tiến hành chi trả lương trực tiếp hoặc chuyển khoản ngân hàng đến người lao động.
Bước 7: Lưu dữ liệu, thông tin hồ sơ về tiền lương
Đây là bước phục vụ cho các báo cáo về quản trị nhân sự, là cơ sở theo dõi biến động lương thưởng trong doanh nghiệp. Giúp nhà quản trị có những ứng biến và chiến lược phù hợp.
Kết luận
Để xây dựng một quy trình tính lương khoa học và bài bản mỗi bước chia sẻ trên đều cần sự tập trung nghiên cứu kỹ lưỡng và cẩn thận tuyệt đối. Với hệ thống Chấm công tính lương và Chi trả phúc lợi mà SureHCS mang đến sẽ giúp doanh nghiệp:
- Linh hoạt thiết lập các thông số tuỳ biến chấm công tính lương theo quy định của doanh nghiệp.
- Ứng dụng tính lương đa nguyên tệ
- Thanh toán linh hoạt bằng tạm ứng, chuyển khoản qua một hoặc nhiều tài khoản, tiền mặt.
- Tự động tạo lập tạm trích Thuế thu nhập hàng tháng và Quyết toán thuế thu nhập năm chính xác. Hệ thống đảm bảo tuân thủ thuế TNCN cho từng nhân viên theo quy định của pháp luật.
- Hỗ trợ thiết lập hoạch toán chi phí lương theo nguyên tắc hạch toán bất kỳ. Tổng hợp chi phí lương, tạo chứng từ tiền lương sau mỗi kỳ lương và kết chuyển sang phần mềm kế toán nhanh chóng, dễ dàng.
- Hỗ trợ việc kiểm soát chi phí, thiết lập từng loại quỹ trong Quỹ tiền lương.
- Hệ thống báo cáo đa dạng, thiết lập tuỳ biến các chính sách liên quan tới luật định. Giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ các chính sách chính xác theo từng thời điểm hiệu lực.
Nhìn chung, Chấm công tính lương và Chi trả phúc lợi mà SureHCS giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tới 70% thời gian và nguồn lực. Những vẫn đảm bảo độ chính xác và hiệu quả trong công tác chi trả lương thưởng, phúc lợi.
