Mẫu quy chế tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp [Download miễn phí]

Từ việc xác định nhu cầu, sàng lọc hồ sơ đến đưa ra quyết định cuối cùng – tất cả đều cần được thực hiện một cách bài bản, nhất quán và minh bạch. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần một quy chế tuyển dụng chuẩn chỉnh – giống như “bản thiết kế tổng thể” cho toàn bộ quá trình tuyển dụng Không chỉ là tài liệu nội bộ, quy chế tuyển dụng còn là nền móng để doanh nghiệp triển khai các phần mềm tuyển dụng hiện đại, tự động, số hóa quy trình. 

Vậy mẫu quy chế tuyển dụng gồm những nội dung nào? Làm thế nào để quản lý quy trình tuyển dụng đúng quy chế một cách tự động, hiệu quả? Cùng SureHCS khám phá trong bài viết dưới đây.

1. Quy chế tuyển dụng là gì?

Quy chế tuyển dụng là bộ tài liệu nội bộ quy định toàn bộ các bước, nguyên tắc, tiêu chuẩn và trách nhiệm liên quan đến hoạt động tuyển dụng trong doanh nghiệp. 

Đây là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và tăng tính chuyên nghiệp trong từng hoạt động liên quan đến nhân sự đầu vào.

Một quy chế được xây dựng bài bản sẽ giúp tổ chức chạy đúng quy trình, đảm bảo sự nhất quán, minh bạch, phù hợp với định hướng phát triển lâu dài. Đặc biệt trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp tuyển dụng tự động, chuẩn xác, quy chế chính là “nền móng” để triển khai các công cụ số hóa hiệu quả.

2. Quy chế tuyển dụng cần có nội dung nào?

Việc xây dựng quy chế tuyển dụng không dừng lại ở việc liệt kê các bước thực hiện. Điều cốt lõi là phải đảm bảo quy trình được chuẩn hóa, minh bạch, nhất quán, đồng thời phù hợp với chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Mỗi phần nội dung trong quy chế đều đóng vai trò như một “mảnh ghép” quan trọng trong tổng thể quy trình tuyển dụng – nếu thiếu hoặc thực hiện sai lệch sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Dưới đây là 5 nhóm nội dung cốt lõi cần có trong bất kỳ quy chế tuyển dụng chuyên nghiệp nào:

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
2. Nguyên tắc, tiêu chuẩn tuyển dụng
3. Quy trình tuyển dụng chi tiết
4. Hồ sơ, biểu mẫu và lưu trữ thông tin ứng viên
5. Trách nhiệm và quyền hạn các bên liên quan

2.1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Phần này có vai trò thiết lập giới hạn áp dụng của quy chế, giúp người thực hiện, người liên quan hiểu rõ ai, ở đâu, trong trường hợp nào phải tuân theo nội dung quy định.

Nội dung cần thể hiện gồm:

• Đối tượng áp dụng: Toàn bộ công ty hay chỉ phòng nhân sự? Có áp dụng cho cả chi nhánh, công ty con không?
• Phạm vi áp dụng: Dùng cho tuyển dụng nhân viên chính thức, thực tập sinh, cộng tác viên hay cả tuyển dụng nội bộ?
• Thời điểm áp dụng: Từ thời điểm nhận yêu cầu tuyển dụng đến khi ứng viên ký hợp đồng, hay kéo dài đến hết thời gian thử việc?

2.2 Nguyên tắc, tiêu chuẩn tuyển dụng

Đây là phần phản ánh triết lý nhân sự và định hướng phát triển con người của doanh nghiệp. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn tuyển dụng là quy định mang tính hình thức, thể hiện cam kết công bằng – minh bạch – chuyên nghiệp của tổ chức với ứng viên, nhân sự nội bộ.

Nội dung điển hình gồm:

• Nguyên tắc không phân biệt (giới tính, độ tuổi, tôn giáo, vùng miền…).
• Ưu tiên năng lực, văn hóa phù hợp thay vì hồ sơ ấn tượng.
• Chính sách ưu tiên nội bộ (internal mobility) nếu có.

Thiết lập “luật chơi” công bằng và định hình văn hóa tuyển dụng cho toàn doanh nghiệp. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp chuyển từ cách tuyển “đối phó” sang “tuyển đúng người – đúng giá trị”.

2.3 Quy trình tuyển dụng chi tiết

ột quy trình tuyển dụng chuẩn cần chia thành các bước rõ ràng, có hướng dẫn cụ thể, biểu mẫu đi kèm, thời hạn xử lý từng bước.

Một quy trình chuẩn gồm 6 bước chính:

1. Lập kế hoạch, phê duyệt nhu cầu tuyển dụng
2. Đăng tin, truyền thông tuyển dụng
3. Nhận và lọc hồ sơ
4. Tổ chức phỏng vấn, kiểm tra chuyên môn nếu có
5. Đánh giá tổng hợp và đưa ra quyết định tuyển
6. Gửi thư mời, chuẩn bị tiếp nhận ứng viên

Giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót (lọt ứng viên yếu, bỏ sót hồ sơ tốt), rút ngắn thời gian tuyển, tăng hiệu quả phối hợp liên phòng ban. Đồng thời là tiền đề để tích hợp với phần mềm tuyển dụng (ATS) – tự động hóa các bước trên.

2.4 Hồ sơ, biểu mẫu và lưu trữ thông tin ứng viên

Tài liệu tuyển dụng giúp lưu trữ, phục vụ kiểm tra nội bộ hoặc làm bằng chứng khi có tranh chấp. Quy chế cần quy định rõ:

• Hồ sơ cần nộp: Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, phiếu đánh giá…
• Biểu mẫu sử dụng: Mẫu phiếu phỏng vấn, phiếu chấm điểm ứng viên, thư mời nhận việc…
• Thời gian và hình thức lưu trữ: Bao lâu, lưu bản cứng hay số hóa, ai có quyền truy cập?

Giúp đảm bảo tính nhất quán, dễ kiểm tra, giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến lưu trữ thông tin cá nhân. Đây là nội dung đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp hướng đến chuyển đổi số hoặc tích hợp hệ thống dữ liệu nhân sự toàn diện.

2.5 Trách nhiệm và quyền hạn các bên liên quan

Tuyển dụng là quá trình phối hợp đa bộ phận, do đó quy chế cần phân định rõ:

• Phòng nhân sự: Là đầu mối triển khai, theo dõi tiến độ.
• Phòng ban chuyên môn: Tham gia đánh giá chuyên môn, đề xuất ứng viên phù hợp.
• Lãnh đạo cấp trên: Phê duyệt quyết định cuối cùng.

Phân chia nhiệm vụ để đảm bảo mọi bên đều hiểu rõ trách nhiệm, không “đùn đẩy” hoặc “lấn sân”, tăng hiệu quả phối hợp, hạn chế mâu thuẫn nội bộ trong quá trình tuyển dụng.

3. Mẫu quy chế tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Một trong những khó khăn lớn nhất khi xây dựng quy chế tuyển dụng là: Không biết bắt đầu từ đâu, xây dựng như thế nào cho đầy đủ, dễ hiểu và dễ áp dụng. Việc tham khảo một mẫu quy chế chuẩn có thể giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng cấu trúc, nội dung, cách trình bày cần có. Dưới đây là một mẫu quy chế tuyển dụng nhân sự cơ bản, phù hợp với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể điều chỉnh theo đặc thù từng tổ chức:

TẢI MẪU QUY CHẾ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP TẠI ĐÂY

4. Vì sao doanh nghiệp cần có quy chế tuyển dụng?

Việc xây dựng quy chế tuyển dụng không đơn thuần là thủ tục hành chính. Đây là một công cụ chiến lược trong quản lý nguồn lực, đặc biệt trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, nhân sự chất lượng cao ngày càng khan hiếm.

Dưới đây là 5 lý do thuyết phục mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên xem xét:

• Tăng tính minh bạch và nhất quán trong quy trình tuyển dụng: Một quy chế rõ ràng giúp mọi người trong hệ thống hiểu đúng – làm đúng, từ đó loại bỏ tình trạng mỗi phòng ban “tuyển theo cách riêng”, gây rối loạn, khó kiểm soát chất lượng nhân sự đầu vào.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng: Quy chế đóng vai trò như “sổ tay hành động” giúp rút ngắn thời gian ra quyết định, tránh lặp đi lặp lại các bước không cần thiết, hoặc xảy ra lỗi khiến tuyển sai – tuyển lại.

• Nâng cao trải nghiệm ứng viên và uy tín nhà tuyển dụng: Một trải nghiệm tuyển dụng chuyên nghiệp bắt đầu từ chính quy chế: rõ ràng, minh bạch, phản hồi kịp thời. Ứng viên sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và tôn trọng ngay từ đầu – yếu tố quan trọng để thu hút nhân tài.

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý, tuân thủ luật lao động: Việc tuyển dụng không đúng quy trình, không lưu trữ đầy đủ hồ sơ hoặc không có cơ sở đánh giá minh bạch có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý hoặc bị khiếu nại liên quan đến phân biệt đối xử, thiếu công bằng.

• Là nền tảng để ứng dụng công nghệ vào tuyển dụng: Muốn triển khai các phần mềm ATS (Applicant Tracking System) hay tự động hóa tuyển dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải có quy chế rõ ràng làm nền tảng. Các phần mềm hoạt động hiệu quả nhất khi được thiết kế dựa trên quy trình đã chuẩn hóa.

5. Quản lý quy trình tuyển dụng chuẩn quy chế với LV SureHCS Hiring

Sau khi đã xây dựng được một quy chế tuyển dụng bài bản, điều tiếp theo mà các doanh nghiệp cần quan tâm là: Làm sao để triển khai, giám sát quy chế đó hiệu quả, nhất quán?

Đây chính là lúc phần mềm quản lý tuyển dụng LV SureHCS Hiring phát huy vai trò như một “trợ lý nhân sự số” – giúp doanh nghiệp vận hành đúng quy trình, nâng cao chất lượng tuyển dụng, cải thiện trải nghiệm ứng viên và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

LV SureHCS Hiring cho phép doanh nghiệp:

• Thiết lập các bước tuyển dụng linh hoạt theo từng vị trí, phòng ban hoặc loại hình nhân sự (tuyển mới, nội bộ, thực tập…).
• Gắn biểu mẫu, tiêu chí đánh giá, quyền hạn phê duyệt theo từng bước cụ thể, phù hợp với nội dung quy chế đã ban hành.
• Lưu trữ trọn vẹn lịch sử hồ sơ ứng viên, kể cả những người chưa được chọn.
• Gắn liền mỗi ứng viên với biểu mẫu đánh giá, kết quả phỏng vấn, quyết định tuyển, thư mời làm việc…
• Dễ dàng tìm kiếm, trích xuất hồ sơ để phục vụ kiểm tra nội bộ hoặc dùng cho đợt tuyển tiếp theo.

Trong thời đại mà công nghệ đang định hình lại toàn bộ cách thức doanh nghiệp tìm kiếm và giữ chân nhân tài, việc xây dựng – vận hành đúng quy chế tuyển dụng trở thành ưu tiên chiến lược. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý tuyển dụng rời rạc, phụ thuộc thủ công hoặc thiếu nhất quán giữa các phòng ban – đã đến lúc cần một công cụ đồng hành hiện đại. Phần mềm LV SureHCS Hiring không chỉ doanh nghiệp tự động hóa quy trình theo đúng quy chế đã xây dựng, mà còn mở ra một trải nghiệm tuyển dụng chuyên nghiệp, thân thiện cho cả ứng viên lẫn bộ phận nhân sự.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh