Với phương pháp thủ công như dùng Excel hoặc giấy tờ, việc theo dõi số ngày phép, phê duyệt đơn nghỉ và tính toán công – lương dễ phát sinh sai sót, ảnh hưởng đến quyền lợi nhân viên, hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Để giải quyết những khó khăn này, phần mềm theo dõi nghỉ phép LV SureHCS C&B cho theo dõi nghỉ phép tự động, chính xác, đồng bộ với chấm công – tính lương, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự. Bài viết này sẽ phân tích thực trạng quản lý nghỉ phép hiện nay, giải pháp mà phần mềm mang lại cùng những tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
1. Thực tế quản lý, theo dõi nghỉ phép tại các doanh nghiệp hiện nay
Trung bình một nhân viên mất khoảng 3 – 5 ngày làm việc mỗi năm chỉ để xử lý các thủ tục nghỉ phép do quy trình phê duyệt rườm rà? Hơn 65% doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam vẫn đang quản lý nghỉ phép bằng Excel hoặc phương pháp thủ công, dẫn đến sai sót trong tính công – lương, gây ảnh hưởng đến quyền lợi nhân viên.
Một nghiên cứu của HR Daily Advisor chỉ ra rằng hơn 35% khiếu nại nội bộ tại doanh nghiệp liên quan đến sai sót trong quản lý nghỉ phép. Vậy những vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải là gì?
- Nhân viên cảm thấy bất tiện khi xin nghỉ phép do quy trình giấy tờ rườm rà hoặc chờ cấp trên phê duyệt quá lâu.
- Việc gửi đơn qua email dễ bị bỏ sót hoặc bị lãng quên trong hộp thư, dẫn đến tình trạng nhân viên không rõ đơn nghỉ phép của mình đã được duyệt hay chưa.
- Nhân sự mất nhiều thời gian để tổng hợp, kiểm soát ngày nghỉ của từng nhân viên, dễ dẫn đến tranh chấp khi có sai sót xảy ra.
- Lỗi nhập liệu khi dùng Excel để theo dõi ngày phép, khiến nhân viên bị trừ công sai hoặc không được cập nhật số phép dư.
- Quên cập nhật phép tồn từ năm trước, dẫn đến nhân viên không biết mình còn bao nhiêu ngày nghỉ.
- Nhầm lẫn giữa các loại nghỉ (ví dụ: nghỉ phép năm, nghỉ bù, nghỉ không lương, nghỉ chế độ).
- Mất dữ liệu do lỗi file Excel hoặc quên cập nhật khi có nhân viên mới/nhân viên nghỉ việc.
- Việc nhân viên không thể tự kiểm tra số phép còn lại khiến họ liên tục phải hỏi bộ phận nhân sự, làm mất thời gian cho cả hai bên.
- Bộ phận nhân sự phải đối chiếu thủ công giữa bảng chấm công – bảng phép – bảng lương, làm tăng nguy cơ sai sót và mất nhiều thời gian xử lý.
- Một số doanh nghiệp gặp rủi ro khi không có dữ liệu minh bạch về số ngày phép, gây tranh chấp khi nhân viên nghỉ việc, yêu cầu thanh toán phép tồn
2. Giải pháp phần mềm theo dõi nghỉ phép chính xác, đồng bộ công – lương
Phần mềm theo dõi nghỉ phép là một công cụ công nghệ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý nghỉ phép, từ việc đăng ký, xét duyệt, theo dõi số ngày nghỉ đến tích hợp với hệ thống chấm công – tính lương.
Thay vì sử dụng Excel thủ công dễ sai sót, hoặc xử lý đơn nghỉ phép giấy tờ rườm rà, phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý nghỉ phép minh bạch, chính xác, tiết kiệm thời gian.
Theo nghiên cứu của BambooHR, việc triển khai phần mềm theo dõi nghỉ phép giúp doanh nghiệp giảm 50% thời gian xử lý đơn nghỉ phép, giảm 30% sai sót trong tính công – lương. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
Là một trong những phần mềm nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, LV SureHCS C&B mang đến giải pháp theo dõi nghỉ phép thông minh, chính xác, đồng bộ với chấm công – tính lương, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình nhân sự.
Trợ lý ảo AI trong LV SureHCS C&B giúp nhân viên nhận phản hồi tức thì về lương, phúc lợi, nghỉ phép, chính sách công ty mà không cần chờ đợi HR. AI tự động giải đáp câu hỏi, cung cấp biểu mẫu, hợp đồng, quy trình chỉ trong vài giây, giảm đến 40% khối lượng công việc lặp lại cho nhân sự.
3. Tính năng nổi bật của phần mềm theo dõi nghỉ phép LV SureHCS C&B
Phần mềm LV SureHCS C&B không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình quản lý nghỉ phép mà còn mang đến nhiều tính năng ưu việt, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tiện lợi cho cả nhân viên lẫn bộ phận nhân sự. Với hệ thống được tích hợp chặt chẽ cùng chấm công – tính lương, phần mềm giúp loại bỏ sai sót thủ công, tăng hiệu suất làm việc và tối ưu quy trình xét duyệt nghỉ phép.
Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý nghỉ phép hiệu quả hơn:
3.1 Quản lý phân loại các ngày nghỉ phép
Phần mềm tự động phân loại chính xác các loại ngày nghỉ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, nhân viên dễ dàng theo dõi. Các loại nghỉ phép được hệ thống ghi nhận bao gồm:
- Nghỉ phép năm: Hệ thống tự động tính toán số ngày phép dựa trên thâm niên, cấp bậc của nhân viên.
- Nghỉ bù, nghỉ do làm thêm giờ: Nếu nhân viên có giờ làm thêm, phần mềm tự động quy đổi sang ngày nghỉ bù, không cần HR theo dõi thủ công.
- Nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, tai nạn lao động (kết nối với dữ liệu bảo hiểm).
- Nghỉ kết hôn, tang lễ, nghỉ chăm sóc con nhỏ (được hỗ trợ theo chính sách công ty).
- Nghỉ không lương, nghỉ đột xuất: Dữ liệu tự động cập nhật vào hệ thống chấm công – tính lương, tránh sai sót trong bảng lương.
3.2 Đăng ký nghỉ phép chủ động
Một trong những tính năng nổi bật của LV SureHCS C&B là khả năng đăng ký nghỉ phép chủ động, mang lại sự thuận tiện tối đa cho cả nhân viên và bộ phận quản lý. Với hệ thống được tích hợp đầy đủ trên web và ứng dụng di động, nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép mọi lúc, mọi nơi, không cần phải phụ thuộc vào giờ hành chính hay phải liên hệ trực tiếp với bộ phận HR.
Phần mềm theo dõi nghỉ phép còn hiển thị số ngày phép còn lại, giúp nhân viên dễ dàng lập kế hoạch nghỉ phép chủ động, mà không cần phải lo lắng về việc sai sót trong việc tính toán ngày nghỉ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sự phụ thuộc vào bộ phận nhân sự, tạo ra một quy trình nghỉ phép linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả.
3.3 Quy trình xét duyệt nghỉ phép nhanh chóng
Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình xét duyệt nghỉ phép vẫn còn rườm rà, phụ thuộc vào các phương thức thủ công như email, tin nhắn hay cuộc gọi. Điều này gây tốn thời gian, dễ dẫn đến nhầm lẫn, trễ hạn hoặc bỏ sót yêu cầu. Hơn nữa, việc quản lý và theo dõi trạng thái duyệt phép của từng yêu cầu cũng gặp nhiều khó khăn.
Tính năng quy trình xét duyệt nghỉ phép trong LV SureHCS C&B:
- Quản lý có thể xem tất cả yêu cầu nghỉ phép của nhân viên trực tiếp trong phần mềm, chỉ cần kiểm tra các thông tin cơ bản như loại nghỉ phép, ngày nghỉ, số ngày phép còn lại.
- Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu chỉ với một cú click. Toàn bộ quá trình diễn ra nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các phương thức giao tiếp thủ công.
- Khi nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép, hệ thống sẽ tự động thông báo đến quản lý để xét duyệt. Sau khi được phê duyệt hoặc từ chối, nhân viên nhận thông báo ngay lập tức về kết quả qua email hoặc trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi.
- Phần mềm cung cấp khả năng tùy chỉnh quy trình xét duyệt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Quản lý có thể xét duyệt theo cấp bậc hoặc thiết lập các yêu cầu đặc biệt cho từng loại nghỉ phép (như nghỉ ốm, nghỉ phép năm, nghỉ không lương…).
- Toàn bộ các giao tiếp và quyết định xét duyệt đều được lưu trữ trong hệ thống, giúp dễ dàng tra cứu lại khi cần thiết và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình nghỉ phép.
3.4 Tích hợp chấm công – tính lương
Quy trình chấm công và tính lương là hai công việc không thể tách rời trong mỗi doanh nghiệp. Phần mềm theo dõi nghỉ phép LV SureHCS C&B cho phép quy trình quản lý nghỉ phép, chấm công không được đồng bộ hóa với nhau, hạn chế sai sót trong tính toán, lỗi thông tin ngày nghỉ, hay tính lương không chính xác.
Tính năng tích hợp chấm công – tính lương trong LV SureHCS C&B:
- Khi nhân viên nghỉ phép, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào bảng chấm công để loại bỏ số giờ làm việc trong ngày nghỉ. Quá trình này hoàn toàn tự động, không cần nhập liệu thủ công, giúp giảm thiểu sai sót.
- Ngày nghỉ phép được trừ trực tiếp vào dữ liệu chấm công, đảm bảo tính chính xác khi tính lương cuối tháng.
- Hệ thống tự động tính lương dựa trên số ngày làm việc thực tế, bao gồm cả việc trừ đi ngày nghỉ phép. Điều này giúp đảm bảo mức lương chính xác, không phải qua nhiều bước thủ công và giảm thiểu thời gian xử lý bảng lương.
- Tất cả các loại nghỉ phép (năm, chế độ, nghỉ không lương) đều được phân loại và tính lương một cách minh bạch và chính xác.
3.5 Thống kê ngày nghỉ của nhân viên
Một hệ thống thống kê và báo cáo tối ưu giúp theo dõi chính xác số ngày nghỉ phép của nhân viên mà còn tạo ra cơ sở dữ liệu rõ ràng để nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác về chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ, tối ưu hóa quy trình làm việc. Phần mềm theo dõi nghỉ phép LV SureHCS C&B không chỉ đơn thuần lưu trữ dữ liệu mà còn cung cấp những công cụ hữu ích giúp tự động hóa việc tổng hợp báo cáo và cung cấp thông tin dưới dạng trực quan, dễ dàng phân tích.
Báo cáo tự động sẽ tổng hợp thông tin về tình trạng nghỉ phép của nhân viên, bao gồm phòng ban, loại nghỉ phép, tình trạng đơn xin nghỉ (được phê duyệt hay chưa), cấp phát phép (có cấp phát hay không). Giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, so sánh thời gian nghỉ, từ đó tạo cơ sở cho việc điều chỉnh chế độ đãi ngộ, chính sách nghỉ phép phù hợp.
4. Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm theo dõi nghỉ phép?
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý nghỉ phép hiệu quả giúp tăng cường sự hài lòng của nhân viên, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình nhân sự, tăng năng suất làm việc cho toàn bộ tổ chức. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm
- Phần mềm theo dõi nghỉ phép giúp tự động hóa quá trình đăng ký, xét duyệt, thống kê ngày nghỉ của nhân viên. Tiết kiệm thời gian mà còn giúp loại bỏ các sai sót do thao tác thủ công, từ đó đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán ngày nghỉ phép và lương.
- Việc sử dụng phần mềm giúp bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi, quản lý các yêu cầu nghỉ phép mà không cần phải xử lý thủ công.
- Phần mềm giúp quản lý, lưu trữ tất cả thông tin nghỉ phép một cách minh bạch, tránh tình trạng thiếu sót hoặc thiên vị trong quá trình xét duyệt yêu cầu nghỉ phép. Nhân viên có thể kiểm tra số ngày nghỉ của mình một cách dễ dàng và rõ ràng, tạo sự công bằng trong việc áp dụng chính sách nghỉ phép.
- Phần mềm cung cấp các báo cáo và thống kê chi tiết về ngày nghỉ phép của từng nhân viên, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, phân tích xu hướng nghỉ phép của nhân viên theo từng thời điểm, phòng ban hay loại nghỉ phép. Dữ liệu này có thể giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nghỉ phép, điều chỉnh chế độ đãi ngộ phù hợp.
- Với tính năng đăng ký nghỉ phép chủ động, nhân viên có thể quản lý ngày nghỉ của mình mọi lúc, mọi nơi, tạo cảm giác chủ động, linh hoạt trong công việc. Hệ thống thông báo tự động giúp nhân viên không phải lo lắng về việc theo dõi trạng thái xét duyệt nghỉ phép, nâng cao sự hài lòng, gắn bó với công ty.
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến tự động hóa quy trình nhân sự, việc áp dụng phần mềm theo dõi nghỉ phép không chỉ giúp nâng cao hiệu suất quản lý, mà còn đảm bảo minh bạch, chính xác, tối ưu trải nghiệm nhân viên. LV SureHCS C&B mang đến giải pháp toàn diện và đồng bộ, từ đăng ký – xét duyệt – theo dõi ngày nghỉ cho đến tích hợp chấm công – tính lương, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
