Việc sử dụng ứng dụng công nghệ để quản lý nhân sự đang trở thành một xu hướng phổ biến trong thời đại 4.0. Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp khác, việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vẫn đang được cân nhắc kỹ vì sự đánh đổi giữa lợi ích và chi phí, cùng với thời điểm thích hợp và những yếu tố cần lưu ý trong quá trình lựa chọn.
1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management Software) là một công cụ được sử dụng để quản lý và tổ chức thông tin liên quan đến nhân viên trong một doanh nghiệp, bao gồm quá trình tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chế độ đãi ngộ và phúc lợi, và các chức năng liên quan đến quản lý nhân sự khác.
Phần mềm quản lý nhân sự giúp tăng hiệu quả quản lý nhân sự, giảm thiểu các sai sót trong quá trình quản lý, tăng cường tính chính xác và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến quản lý nhân sự.
2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Dưới đây là những lợi ích quan trọng mà các doanh nghiệp hiện đại có thể đạt được thông qua việc sử dụng phần mềm quản trị nhân sự:
- Số hóa giấy tờ: Các quy trình liên quan đến tìm kiếm hoặc lưu trữ thông tin nhân viên, tuyển dụng, chấm công, tính lương… được chuẩn hóa và thực hiện trực tiếp trên phần mềm, giảm đáng kể thủ tục giấy tờ rườm rà, đơn giản hóa nghiệp vụ hành chính.
- Giảm thất thoát, khắc phục lỗi do con người: Phần mềm nhân sự giúp giảm khả năng mắc lỗi do nhân viên nhân sự, hạn chế những sai sót trong quy trình nhập liệu và báo cáo.
- Đánh giá nhân viên hiệu quả: Với phần mềm, người quản lý dễ dàng quản lý hiệu suất làm việc liên tục theo thời gian thực của nhân viên, thuận tiện theo dõi KPI của bất kỳ nhân viên nào. Nhờ vậy, doanh nghiệp đưa ra những chính sách khen thưởng hoặc cải thiện quy trình kịp thời để nâng cao năng suất công việc.
3. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự khi nào
Có một số tình huống cụ thể khi nên triển khai phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Đó là:
- Số lượng nhân viên tăng đáng kể và cách quản lý truyền thống không còn hiệu quả.
- Người quản lý muốn cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.
- Doanh nghiệp có kế hoạch chuẩn hóa quy trình làm việc và mong muốn tiết kiệm thời gian xử lý các công việc hành chính, giấy tờ.
- Gặp phải vấn đề gian lận hoặc sai sót trong chấm công hoặc nhân viên gặp nhiều bất công khi chấm công.
- Cần hạn chế và khắc phục các lỗi phát sinh do con người trong quy trình báo cáo và nhập liệu.
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm để quản lý nhân sự
Các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự bao gồm:
- Tìm nhà cung cấp phần mềm có uy tín, đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm và cung cấp hỗ trợ tận tình.
- Đảm bảo tính bảo mật của phần mềm.
- Ưu tiên giao diện thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, nhập liệu đơn giản, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian.
- Chọn phần mềm chạy trên nền tảng điện toán đám mây, không phụ thuộc vào hệ điều hành, dữ liệu được lưu trực tuyến và có thể được sao lưu.
- Lựa chọn phần mềm cho thuê theo hướng dịch vụ (Software as a service) để giảm chi phí (giảm 15% đến 20% phí bảo trì và phí hỗ trợ hàng tháng).
- Chọn phần mềm có thời gian triển khai ngắn nhất có thể (vài tháng hoặc vài năm tùy vào phần mềm) để giảm thiểu tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
5. SureHCS – Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự HIỆU QUẢ cho doanh nghiệp
Phần mềm quản trị nhân sự Lạc Việt SureHCS là một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Với nhiều tính năng và ưu điểm vượt trội, phần mềm Lạc Việt SureHCS đã được vinh danh với Giải thưởng Sao Khuê năm 2015 cho giải pháp xuất sắc của ngành phần mềm CNTT Việt Nam.
Lạc Việt SureHCS đã hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm gần 20 năm, và cùng với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm triển khai, đã được hàng trăm khách hàng doanh nghiệp, các tập đoàn lớn đa quốc gia như CocaCola, Kimberly Clark, Prudential, Maersk line, Bel, Rhoto, Bosch… tin tưởng và đồng hành.
Giải pháp quản trị nhân sự SureHCS của Lạc Việt là một trong số ít các giải pháp phần mềm có khả năng đáp ứng toàn diện về quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, liên kết trực tiếp với các phần mềm quản trị mạnh mẽ khác như CRM, phần mềm E-Learning,…
Với những tính năng ưu việt, giải pháp phần mềm Lạc Việt SureHCS giúp tăng hiệu suất và tối ưu quy trình làm việc của bộ phận nhân sự và ban quản lý. Người dùng có thể dễ dàng truy cập dữ liệu, làm việc và xem báo cáo nhân sự mọi lúc mọi nơi thông qua website và ứng dụng di động.
