Cách lập kế hoạch nhân sự bài bản kèm 5 bảng mẫu MIỄN PHÍ

Không ít công ty rơi vào tình trạng “chạy theo” các biến động nhân sự thay vì chủ động xây dựng chiến lược dài hạn. Khi thiếu kế hoạch nhân sự bài bản, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng tuyển dụng chậm, chi phí vượt ngân sách và tỷ lệ nghỉ việc cao – tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững.

Cùng SureHCS tìm hiểu cách lập kế hoạch quản lý nhân sự chuyên nghiệp và các mẫu lập kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết.

1. Kế hoạch nhân sự là gì? Cần có những nội dung gì?

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn tình trạng tuyển dụng vội vàng khi thiếu người, cắt giảm gấp rút khi dư thừa mà không có một chiến lược dài hạn. Điều này không chỉ làm gia tăng chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và sự phát triển bền vững.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp luôn có đủ nhân sự phù hợp, tối ưu hóa chi phí và chủ động trước mọi thay đổi? Trước khi đi vào các bước xây dựng, tìm hiểu khái niệm kế hoạch nhân sự là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy.

1.1 Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự (Staffing Plan hoặc HRM Planning) là quy trình đánh giá, phân tích và xác định nhu cầu nhân lực để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Một kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả cần đảm bảo tổ chức có đủ nhân viên với năng lực phù hợp, đồng thời tối ưu hóa chi phí và duy trì sự phát triển bền vững.

1.2 Kế hoạch quản lý nhân sự cần có nội dung gì?

Để xây dựng một kế hoạch nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố quan trọng như nguồn lực hiện tại, nhu cầu nhân sự trong tương lai và ngân sách phù hợp. Dưới đây là những nội dung cốt lõi giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn nhân lực ổn định và sẵn sàng đáp ứng các mục tiêu chiến lược.

• Dữ liệu để phân tích và lập kế hoạch

• • Số lượng, cơ cấu phòng ban, trình độ, kinh nghiệm của nhân sự.
  • Định hướng kinh doanh, mở rộng quy mô, phát triển nguồn lực nội bộ.
  • Xu hướng cung – cầu, mức lương trung bình, nguồn nhân sự tiềm năng.
• Chi phí quản trị nhân sự: Lương, thưởng, BHXH, đãi ngộ, chi phí tuyển dụng và đào tạo.
• Kế hoạch định biên nhân sự: Dựa trên phân tích dữ liệu, xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng bộ phận nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực.
• Dự trù chi phí nhân sự: Lập kế hoạch ngân sách cho lương thưởng, phúc lợi, tuyển dụng và đào tạo để đảm bảo hiệu quả tài chính.
• Kế hoạch tuyển dụng: Xác định nhu cầu tuyển dụng, thời điểm, phương thức và ngân sách để thu hút ứng viên phù hợp.
• Kế hoạch hành động: Đề ra các bước cụ thể để triển khai kế hoạch, xác định thời gian và người chịu trách nhiệm thực hiện.

2. Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch nhân sự?

Nhiều doanh nghiệp vận hành theo mô hình phản ứng tức thời với biến động nhân sự thay vì có chiến lược dài hạn. Điều này dẫn đến các hệ quả nghiêm trọng:

• Thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự: Theo McKinsey, 40% doanh nghiệp gặp tình trạng thiếu hụt lao động, trong khi 30% rơi vào tình trạng dư thừa nhân sự do dự báo sai nhu cầu. Cả hai đều ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành và chi phí lao động.
• Tuyển dụng chậm, thiếu hiệu quả: Một khảo sát của LinkedIn cho thấy 60% nhà tuyển dụng mất hơn 3 tháng để tìm ứng viên phù hợp, làm gián đoạn quy trình kinh doanh.
• Chi phí nhân sự vượt ngân sách: Khi không có kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp có thể chi vượt mức cho lương, thưởng, phúc lợi, tuyển dụng và đào tạo, ảnh hưởng đến lợi nhuận.
• Tỷ lệ nghỉ việc cao: Theo Gallup, doanh nghiệp không có chiến lược nhân sự cụ thể có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao hơn 20% so với doanh nghiệp có kế hoạch bài bản. Điều này làm tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo lại.

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững không thể vận hành theo kiểu đối phó với từng biến động nhân sự mà cần một chiến lược rõ ràng. Khi không có kế hoạch bài bản, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng tuyển dụng chậm, chi phí nhân sự vượt ngân sách và tỷ lệ nghỉ việc cao, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Lập kế hoạch nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp ứng phó với những thách thức hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc để phát triển trong tương lai. Một bản kế hoạch quản lý nhân sự chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Dự báo trước nhu cầu về nguồn lực, xác định số lượng, vị trí nhân sự cần thiết, từ đó kịp thời bổ sung lao động phù hợp.
• Giúp doanh nghiệp dự toán ngân sách cho tuyển dụng, đào tạo, đảm bảo cân đối nguồn lực và chi phí hợp lý.
• Hạn chế tình trạng thiếu hụt nhân sự vào các thời điểm quan trọng, đồng thời có phương án thay thế kịp thời.
• Đánh giá năng lực nhân sự hiện tại, xây dựng lộ trình đào tạo, phát triển để tăng sự gắn kết với doanh nghiệp.
• Xác định nhân sự tiềm năng đảm nhận các vị trí lãnh đạo, đảm bảo tính liên tục trong quản lý.
• Đưa ra các mục tiêu cụ thể và hệ thống đánh giá để nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.

3. 5 Bước lập kế hoạch nhân sự​ dài hạn cho doanh nghiệp

Lập kế hoạch nhân sự dài hạn là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc phát triển nguồn lực, đảm bảo đội ngũ nhân sự phù hợp với định hướng kinh doanh.

Dưới đây là 5 bước chi tiết để xây dựng một kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả.

• Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược
• Bước 2: Phân tích nguồn nhân lực hiện tại
• Bước 3: Dự đoán mức nhân sự phù hợp
• Bước 4: Lên kế hoạch triển khai
• Bước 5: Đánh giá hiệu quả kế hoạch

Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu kinh doanh và chiến lược phát triển trong dài hạn. Từ đó, chiến lược nhân sự phải phù hợp để hỗ trợ tối ưu cho mục tiêu chung.

• Xác định mục tiêu kinh doanh: Doanh nghiệp đang mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới hay cải thiện hiệu suất vận hành?
• Chiến lược nhân sự phù hợp: Nếu doanh nghiệp tập trung vào đổi mới sáng tạo, cần thu hút nhân sự có chuyên môn cao. Nếu mục tiêu là mở rộng quy mô, cần có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phù hợp.
• Gắn kết kế hoạch với chiến lược chung: Nhân sự phải đáp ứng được yêu cầu về năng lực, số lượng và cấu trúc tổ chức để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Bước 2: Phân tích nguồn nhân lực hiện tại

Để có kế hoạch nhân sự chính xác, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện tình hình nhân sự hiện tại, bao gồm số lượng, chất lượng, khả năng đáp ứng công việc.

• Phân tích số lượng nhân sự: Tổng hợp số lượng nhân viên theo phòng ban, chức danh, thâm niên làm việc.
• Đánh giá chất lượng nhân sự: Xác định trình độ chuyên môn, kỹ năng, hiệu suất làm việc của nhân viên hiện tại.
• Xác định khoảng trống năng lực: So sánh giữa yêu cầu công việc và năng lực hiện tại để tìm ra những vị trí cần đào tạo hoặc tuyển dụng mới.
• Phân tích dữ liệu nhân sự: Thu thập thông tin về tỷ lệ nghỉ việc, mức độ gắn kết của nhân viên, nhu cầu đào tạo để đưa ra phương án phù hợp.

Phần mềm quản lý nhân sự LV SureHCS là công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình đánh giá nhân viên, quản lý năng suất và hoạch định nhân tài một cách hiệu quả. Những tính năng nổi bật bao gồm:

• Quản lý năng suất & Đánh giá hiệu quả công việc theo OKRs, BSC, KPI.
• Thiết lập khung năng lực chuẩn hóa, hỗ trợ đánh giá từ trên xuống, từ dưới lên, đánh giá 360 độ.
• Cảnh báo thời hạn giao chỉ tiêu, đảm bảo quy trình đánh giá minh bạch và đúng hạn.
• Tự động đề xuất chính sách thưởng sau đánh giá, giảm thiểu sai sót, đảm bảo phúc lợi kịp thời.
• Công cụ hoạch định nhân tài, giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kế nhiệm và phát triển nguồn lực chiến lược.

Sự kết hợp giữa công nghệ và quản trị chiến lược nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì mà còn phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

Bước 3: Dự đoán mức nhân sự phù hợp

Doanh nghiệp cần dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên mục tiêu kinh doanh và xu hướng thị trường lao động.

• Xác định nhu cầu tuyển dụng theo từng năm, từng giai đoạn.
• Xây dựng định biên nhân sự để đảm bảo mỗi phòng ban có đủ nguồn lực.
• Xem xét khả năng nghỉ việc, thuyên chuyển hoặc mở rộng đội ngũ để có kế hoạch bổ sung kịp thời.
• Đánh giá nhân viên cần bồi dưỡng thêm kỹ năng gì để đáp ứng yêu cầu công việc trong tương lai.

Bước 4: Lên kế hoạch triển khai

Sau khi xác định nhu cầu nhân sự, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch nhân sự hành động chi tiết để triển khai hiệu quả.

• Xác định phương thức tuyển dụng, các kênh tuyển dụng và thời gian thực hiện.
• Xây dựng lộ trình đào tạo nội bộ, nâng cao kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên.
• Dự toán chi phí cho tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, phúc lợi để đảm bảo cân đối tài chính.
• Xây dựng chương trình giữ chân nhân tài, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hấp dẫn.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả kế hoạch

Việc lập kế hoạch nhân sự không dừng lại ở khâu triển khai, mà cần được theo dõi và điều chỉnh để đảm bảo hiệu quả.

• So sánh kết quả thực tế với kế hoạch đề ra, xem xét mức độ đạt được mục tiêu nhân sự.
• Xác định tỷ lệ tuyển dụng thành công, mức độ phù hợp của nhân viên mới với công việc.
• Theo dõi năng suất làm việc của nhân viên, mức độ gắn kết và hài lòng.
• Nếu có thay đổi trong chiến lược kinh doanh hoặc biến động nhân sự, cần cập nhật kế hoạch để phù hợp với tình hình thực tế.

Lập kế hoạch quản lý nhân sự không chỉ là xác định số lượng và chất lượng nhân viên cần có, mà còn là quá trình liên tục theo dõi, phân tích và tối ưu hóa để đảm bảo hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi:

• Không có cái nhìn toàn diện về cơ cấu nhân sự, thâm niên, trình độ, tỷ lệ nghỉ việc,…
• Thiếu cơ sở dữ liệu để đánh giá hiệu suất so với chi phí nhân sự, cơ cấu lương,…
• Khó dự báo và hoạch định nguồn lực để điều chỉnh chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân tài.

Hệ thống phân tích nguồn nhân lực của LV SureHCS là công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp nắm bắt sức khỏe nguồn nhân lực theo thời gian thực và đưa ra quyết định chính xác hơn. Phần mềm cung cấp các tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp theo dõi và tối ưu nguồn nhân lực:

• Phân tích nguồn nhân lực theo thời gian thực, giúp lãnh đạo ra quyết định kịp thời.
• Đánh giá hiệu suất nhân sự theo KPI, năng suất làm việc của từng cá nhân và phòng ban.
• Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ sinh động, dễ hiểu, hỗ trợ so sánh và đối chiếu linh hoạt.
• Tùy chỉnh thông số phân tích theo tổ chức, thời gian, chi nhánh, phòng ban,…
• Dự báo và hoạch định nhân sự, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh chiến lược tuyển dụng, đào tạo, chi phí lương phù hợp.

3. 4 Mẫu bảng lập kế hoạch nhân sự chuyên nghiệp [Miễn phí]

Một kế hoạchbài bản không chỉ giúp doanh nghiệp dự báo nguồn lực, mà còn quản lý hiệu quả chi phí, tuyển dụng và thống kê nhân sự một cách có hệ thống. Dưới đây là 4 mẫu bảng lập kế hoạch nhân sự chuyên nghiệp, giúp tối ưu hóa chiến lược nhân sự và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

3.1 Mẫu kế hoạch nhân sự tổng quan

Mẫu kế hoạch tổng quan giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về tình hình nhân sự, bao gồm:

• Dự báo nhu cầu nhân lực theo từng giai đoạn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
• Xác định cơ cấu nhân sự, bao gồm số lượng nhân viên theo từng phòng ban, chức danh.
• Phân tích nguồn nhân lực hiện tại, tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ tuyển mới, mức độ đáp ứng công việc,…
• Xây dựng lộ trình nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

3.2 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Đây là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch nhân sự tuyển dụng một cách khoa học, bao gồm:

• Danh sách vị trí cần tuyển theo từng phòng ban, bộ phận.
• Yêu cầu về năng lực (kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, bằng cấp).
• Kế hoạch thời gian tuyển dụng, dự kiến thời gian hoàn thành từng vị trí.
• Ngân sách tuyển dụng, bao gồm chi phí quảng cáo, phỏng vấn, thử việc,…

3.3 Mẫu kế hoạch chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự là khoản đầu tư lớn, doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng để tối ưu hóa và kiểm soát ngân sách. Mẫu kế hoạch chi phí giúp:

• Tính toán và phân bổ chi phí lương, thưởng, phụ cấp theo từng tháng/quý/năm.
• Dự toán ngân sách đào tạo, phát triển nhân sự.
• Kiểm soát chi phí bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.
• Dự phòng chi phí phúc lợi, trợ cấp cho nhân viên.

3.4 Mẫu thống kê và quản lý nhân sự cơ bản

Đây là mẫu bảng thống kê giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự hiệu quả, bao gồm:

• Danh sách nhân viên, thông tin cá nhân, hợp đồng lao động.
• Theo dõi biến động nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc, điều chuyển,…).
• Quản lý tình trạng công việc (thời gian làm việc, hiệu suất, đánh giá năng lực).
• Thống kê dữ liệu nhân sự theo từng bộ phận, chức danh.

TẢI MẪU KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Kế hoạch nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp dự báo trước nhu cầu nhân lực, nâng cao năng suất làm việc, giữ chân nhân tài và giảm thiểu rủi ro biến động nhân sự. Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, việc ứng dụng công nghệ phần mềm như LV SureHCS lập kế hoạch quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác, kịp thời. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh