Hồ sơ nhân sự là gì? 4 Bước quản lý hồ sơ nhân viên TẬP TRUNG

Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc lưu trữ, sắp xếp, khai thác dữ liệu nhân viên hiệu quả. Hồ sơ nhân sự phân tán, thất lạc thông tin, khó khăn trong truy xuất dữ liệu là những vấn đề phổ biến khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, công sức trong công tác quản lý nhân sự. 

Vậy hồ sơ nhân viên bao gồm những gì? Làm thế nào để tổ chức và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, hiệu quả?

1. Tìm hiểu về hồ sơ nhân sự

1.1 Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp tất cả các tài liệu, thông tin liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng giúp bộ phận nhân sự theo dõi thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình làm việc, chế độ phúc lợi, bảo hiểm và các quyền lợi khác của nhân viên.

Hồ sơ nhân viên có thể tồn tại dưới dạng bản cứng (giấy tờ) hoặc bản mềm (dữ liệu số hóa trên phần mềm). Dù ở hình thức nào, việc quản lý hồ sơ theo hệ thống là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.

1.2 Hồ sơ nhân sự gồm những gì​?

Tùy vào từng yêu cầu của công ty, bộ hồ sơ nhân sự có thể khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là những giấy tờ cơ bản nhất mà hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu:

Thông tin cá nhân của nhân viên

• Họ và tên
• Ngày tháng năm sinh
• Giới tính
• Số CCCD hoặc hộ chiếu
• Địa chỉ liên hệ
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Mã số thuế cá nhân

Hồ sơ tuyển dụng ban đầu

HR thường yêu cầu nhân viên mới cung cấp các giấy tờ tối thiểu sau để hoàn tất quá trình tuyển dụng:

• Đơn xin việc
• CV cá nhân
• Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương
• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc
• Giấy khám sức khỏe (theo yêu cầu công ty)
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu
• Hình thẻ (3×4 hoặc 4×6, tùy yêu cầu công ty)
• Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc (nếu có)

Quá trình làm việc của nhân viên

Sau khi vào làm việc chính thức, HR cần cập nhật hồ sơ nhân sự đầy đủ thông tin liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên:

• Lịch sử làm việc trước đây: Tên công ty, vị trí đảm nhiệm, thời gian làm việc.
• Lịch sử làm việc tại công ty hiện tại: Vị trí đảm nhiệm, ngày bắt đầu công việc.
• Các quyết định liên quan đến nhân sự: Thăng chức, điều chuyển, kỷ luật…

Học vấn và đào tạo

• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến chuyên môn.
• Các khóa đào tạo nội bộ mà nhân viên tham gia trong công ty.
• Đánh giá kết quả đào tạo để theo dõi sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
  

Đánh giá năng lực, hiệu suất làm việc

• Bảng đánh giá năng lực theo từng giai đoạn (thử việc, đánh giá định kỳ).
• Bảng tổng hợp KPI của nhân viên.
• Lịch sử thăng tiến và thay đổi vị trí trong công ty.

Thông tin về lương và quyền lợi

• Hợp đồng lao động (có thể là HĐ thử việc, HĐ chính thức, HĐ thời vụ…).
• Mức lương cơ bản, các khoản thưởng và phụ cấp.
• Bảng kê lương hàng tháng.
• Thông tin bảo hiểm xã hội, mức đóng bảo hiểm.
• Thuế TNCN và thông tin người phụ thuộc.
• Chế độ phúc lợi (bảo hiểm sức khỏe, nghỉ phép, thai sản…).

Hồ sơ BHXH – bảo hiểm y tế

• Sổ bảo hiểm xã hội.
• Bảo hiểm y tế bắt buộc và bảo hiểm bổ sung (nếu có).
• Giấy tờ khám sức khỏe định kỳ.

Văn bản quan trọng khác

• Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, khen thưởng/kỷ luật.
• Đơn xin nghỉ việc và quyết định chấm dứt hợp đồng.
• Các tài liệu cam kết bảo mật, thỏa thuận đặc biệt (nếu có).

1.3 Quy định về quản lý hồ sơ nhân viên​ mới nhất 2025

Theo Bộ luật Lao động Việt Nam và các quy định pháp lý mới nhất, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ – bảo mật hồ sơ nhân sự để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Một số quy định quan trọng bao gồm:

• Thời gian lưu trữ hồ sơ:
  • Hồ sơ tuyển dụng: Ít nhất 2 năm kể từ khi ứng viên nộp hồ sơ.
  • Hồ sơ lao động: Ít nhất 10 năm sau khi người lao động nghỉ việc.
  • Hồ sơ bảo hiểm: Theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
• Yêu cầu bảo mật dữ liệu nhân sự:
  • Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo mật thông tin nhân viên, tránh rò rỉ dữ liệu cá nhân.
  • Khi số hóa hồ sơ, cần sử dụng phần mềm có tính năng bảo mật cao.
• Cập nhật hồ sơ nhân sự:
  • Nhân viên có quyền yêu cầu cập nhật thông tin khi có thay đổi.
  • Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ để đảm bảo dữ liệu chính xác.

Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn xây dựng hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp, minh bạch.

2. Hiện trạng quản lý hồ sơ nhân viên PHÂN TÁN trong doanh nghiệp

Trường hợp thực tế: Một nhân viên nghỉ việc, HR cần tìm lại hợp đồng lao động, phòng kế toán cần đối chiếu số liệu lương, còn bộ phận IT phải kiểm tra quyền truy cập hệ thống của nhân viên đó. Nhưng khi bắt tay vào tìm kiếm, mỗi phòng ban lại giữ một phần dữ liệu ở một nơi khác nhau: HR lưu hồ sơ giấy trong tủ, kế toán theo dõi trên Excel, còn IT có danh sách riêng trên Google Drive. Kết quả là gì? Mất hàng giờ tra cứu, sai sót dữ liệu, chậm trễ xử lý.

Tình trạng quản lý hồ sơ nhân sự phân tán, rời rạc đang là vấn đề chung của nhiều doanh nghiệp. Mỗi bộ phận lưu trữ theo một cách riêng, không có sự đồng bộ, dẫn đến:

• Nhiều doanh nghiệp vẫn lưu hồ sơ dưới dạng giấy tờ hoặc Excel rời rạc, gây mất nhiều thời gian để tìm kiếm. 
• Thông tin nhân sự không được cập nhật kịp thời trên tất cả hệ thống, dẫn đến sai lệch trong lương, bảo hiểm, hợp đồng. 
• Nhiều doanh nghiệp vẫn chia sẻ dữ liệu qua email hoặc Google Sheets mà không có phân quyền bảo mật. Hồ sơ nhân viên có thể bị rò rỉ, chỉnh sửa trái phép, làm ảnh hưởng đến quyền lợi, uy tín của doanh nghiệp.
• Do dữ liệu không tập trung, HR mất nhiều thời gian để tổng hợp khi cần báo cáo cho lãnh đạo hoặc cơ quan chức năng. Việc phân tích các chỉ số nhân sự cũng không chính xác, gây ảnh hưởng đến chiến lược quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Giải pháp nào giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng này? Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tổ chức hồ sơ nhân viên theo quy trình chuẩn, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

3. Cách quản lý hồ sơ nhân sự với quy trình 4 bước chuẩn

Để đảm bảo hồ sơ nhân sự được lưu trữ khoa học, dễ truy xuất và bảo mật, doanh nghiệp cần áp dụng quy trình quản lý chuẩn.

Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm 4 bước quan trọng sau:

• Bước 1: Phân loại hồ sơ
• Bước 2: Sắp xếp hồ sơ nhân sự
• Bước 3: Lập danh mục hồ sơ nhân viên
• Bước 4: Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Bước 1: Phân loại hồ sơ

Trước khi lưu trữ, doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ để tối ưu tra cứu, quản lý. Một số phương pháp phổ biến gồm:

• Theo loại hồ sơ: Hồ sơ cá nhân, hồ sơ hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ đánh giá năng lực…
• Theo phòng ban: Phân tách theo từng bộ phận như kinh doanh, kế toán, IT, nhân sự…
• Theo thời gian: Nhóm hồ sơ theo tháng, quý hoặc năm để dễ theo dõi quá trình làm việc của nhân viên.

Việc phân loại hồ sơ giúp HR không bị “ngập” trong giấy tờ và dễ dàng kiểm soát thông tin nhân sự.

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Sau khi phân loại, bước tiếp theo là sắp xếp hồ sơ theo một hệ thống nhất quán. Một số phương pháp sắp xếp hiệu quả:

• Theo thứ tự thời gian: Hồ sơ mới nhất ở phía trước để dễ dàng truy cập.
• Theo mã nhân viên hoặc bảng chữ cái: Giúp HR tìm kiếm nhanh chóng theo danh sách nhân sự.
• Theo trạng thái hồ sơ: Nhóm riêng các hồ sơ đã hoàn tất, hồ sơ chờ xử lý, hồ sơ cần bổ sung.

Sắp xếp hồ sơ nhân sự khoa học giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi cần đối chiếu hoặc cập nhật thông tin.

Bước 3: Lập danh mục hồ sơ nhân viên

Danh mục hồ sơ là công cụ quan trọng giúp HR kiểm soát và tra cứu dữ liệu dễ dàng. Một danh mục hiệu quả cần đảm bảo:

• Ghi nhận đầy đủ thông tin: Họ tên nhân viên, mã nhân viên, loại hồ sơ, tình trạng hồ sơ.
• Cập nhật thường xuyên: Khi có nhân sự mới hoặc thay đổi thông tin, danh mục phải được chỉnh sửa ngay.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Doanh nghiệp có thể tạo danh mục bằng Excel hoặc phần mềm quản lý hồ sơ để tối ưu hóa quy trình.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Nếu hồ sơ không được tổ chức khoa học, việc tìm kiếm, cập nhật hay kiểm tra sẽ trở nên mất thời gian, thậm chí dẫn đến sai sót trong quá trình quản lý nhân sự. Hiện nay, doanh nghiệp có hai phương pháp lưu trữ phổ biến để đảm bảo dữ liệu luôn được bảo toàn, dễ dàng truy xuất.

• Lưu trữ hồ sơ nhân viên thủ công (bản cứng): In và sắp xếp trong tủ hồ sơ, sử dụng hộp đựng, nhãn dán để dễ nhận diện.
• Lưu trữ điện tử (bản mềm): Dữ liệu được số hóa, lưu trữ trên máy tính, hệ thống nội bộ hoặc phần mềm chuyên dụng, giúp đảm bảo bảo mật và thuận tiện truy xuất. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang lưu trữ hồ sơ trên phần mềm nhân sự, giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thất lạc, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

4. 3 Phương pháp lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự

Tùy vào quy mô và nhu cầu, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên khác nhau.

Dưới đây là 3 phương pháp phổ biến nhất, mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng.

• Lưu trữ hồ sơ nhân viên thủ công
• Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel​ [Kèm file mẫu]
• Lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự với phần mềm LV SureHCS

4.1 Lưu trữ hồ sơ nhân viên thủ công

Đây là phương pháp truyền thống được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là các công ty vừa – nhỏ chưa có hệ thống quản lý nhân sự chuyên biệt.

Cách thức thực hiện:

• Hồ sơ nhân sự được in, lưu trữ trong tủ hồ sơ.
• Phân loại theo danh mục: hợp đồng lao động, bảo hiểm, đánh giá nhân sự, hồ sơ lương…
• Sử dụng hộp đựng tài liệu, bìa kẹp, nhãn dán để dễ dàng nhận diện và tra cứu.
• Xếp theo thứ tự bảng chữ cái, mã nhân viên hoặc phòng ban để thuận tiện tìm kiếm.

Ưu điểm:

• Dễ triển khai, không cần đầu tư phần mềm hoặc thiết bị công nghệ.
•  Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự.

Nhược điểm:

• Tốn nhiều không gian lưu trữ, dễ thất lạc giấy tờ.
• Tra cứu mất thời gian, khó cập nhật dữ liệu.
• Không đảm bảo an toàn, dễ bị hư hỏng do môi trường (ẩm mốc, cháy nổ).

Phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Khi số lượng nhân sự tăng lên, việc quản lý hồ sơ giấy sẽ trở nên cồng kềnh, thiếu hiệu quả.

4.2 Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel​ [Kèm file mẫu]

Nhiều doanh nghiệp đã số hóa bước đầu bằng cách lưu trữ hồ sơ nhân sự trên Excel. Đây là phương pháp tiết kiệm chi phí, phù hợp với doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm chuyên dụng.

Cách thức thực hiện:

• Sử dụng file Excel để nhập, theo dõi thông tin nhân sự.
• Thiết lập các sheet dữ liệu theo từng danh mục: thông tin cá nhân, hợp đồng, bảo hiểm, lương…
• Sử dụng bộ lọc và công thức để dễ dàng tra cứu, tính toán.
• Định kỳ sao lưu dữ liệu để tránh mất thông tin quan trọng.

TẢI MẪU QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ FILE EXCEL MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí, dễ tiếp cận với nhân sự.
• Dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu.
  Có thể áp dụng các công thức tự động để tính toán, theo dõi lương, bảo hiểm.

Nhược điểm:

• Không bảo mật cao, dễ bị mất dữ liệu nếu không sao lưu thường xuyên.
• Khó quản lý dữ liệu khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
• Không thể tự động hóa quy trình quản lý nhân sự.

4.3 Lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự với phần mềm LV SureHCS

Trong thời đại số hóa, việc quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ dừng lại ở lưu trữ thông tin mà còn phải đảm bảo tính tập trung, chính xác, bảo mật và dễ dàng truy xuất. LV SureHCS là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự với những tính năng vượt trội:

• Hệ thống hỗ trợ lưu trữ hơn 40 loại thông tin nhân sự từ dữ liệu cá nhân, quá trình làm việc đến bảo hiểm, chế độ phúc lợi.
• Theo dõi chi tiết lịch sử lương, thưởng, khấu trừ, bảo hiểm, giúp doanh nghiệp kiểm soát chế độ đãi ngộ minh bạch, chính xác.
• Lưu trữ hợp đồng, tự động nhắc nhở đến hạn/hết hạn, hỗ trợ ký kết và gia hạn hợp đồng điện tử nhanh chóng.
• Xây dựng cơ cấu tổ chức, lưu trữ, quản lý quy định, tài liệu không giới hạn.

5. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân viên tập trung?

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, dữ liệu nhân sự không chỉ đơn thuần là hồ sơ giấy tờ mà còn là tài sản quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và ra quyết định chiến lược. Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tránh thất lạc, sai sót thông tin – Giúp HR dễ dàng tra cứu, cập nhật và đối chiếu dữ liệu nhanh chóng.
• Tăng cường bảo mật và tuân thủ pháp lý – Hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định lao động.
• Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc – Giảm bớt công việc hành chính thủ công, tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác – Dữ liệu tập trung giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp.
• Tạo nền tảng cho chuyển đổi số – Đồng bộ, số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp từng bước tự động hóa quy trình nhân sự.
• Nâng cao trải nghiệm nhân viên – Quản lý minh bạch, rõ ràng giúp nhân viên yên tâm về quyền lợi và chế độ đãi ngộ.

Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, tập trung giúp HR tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ ra quyết định nhân sự chính xác, kịp thời. Với xu hướng HR tech, ứng dụng công nghệ vào quản lý hồ sơ nhân viên là xu hướng tất yếu. Các giải pháp phần mềm như LV SureHCS không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa và tập trung dữ liệu mà còn đảm bảo bảo mật, minh bạch, dễ dàng truy xuất thông tin.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh