Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì? 7 Chức năng cốt lõi quan trọng

Nhân sự cứ than phiền về lương sai, nhân viên nghỉ việc đột ngột mà không rõ lý do, HR thì loay hoay với hàng tá bảng tính Excel và giấy tờ… Đây là thực trạng tồn tại ở những doanh nghiệp vẫn còn “chung thủy” với phương pháp quản lý nhân viên thủ công. Trong thời đại chuyển đổi số, hệ thống quản lý nhân sự hoàn toàn có thể giải quyết những vấn đề trên, tập trung vào tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Cùng SureHCS tìm hiểu hệ thống HRMS là gì và những chức năng quan trọng cần có để hỗ trợ quản lý nhân sự toàn diện.

1. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human Resource Management System) là một phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình nhân sự. Đây là công cụ hỗ trợ toàn diện trong việc tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý phúc lợi nhân viên.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hệ thống quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp giảm tải công việc hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý và đặc biệt là tăng trải nghiệm nhân viên thông qua việc số hóa toàn bộ dữ liệu, quy trình nhân sự.

2. Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Hãy tưởng tượng bộ phận nhân sự phải mất hàng giờ để nhập liệu hồ sơ, kiểm tra công – lương thủ công dẫn đến sai sót, hay nhân viên phải liên tục gửi email để hỏi về lương thưởng, bảo hiểm, nghỉ phép – tất cả những vấn đề này làm giảm hiệu quả vận hành và ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên.

Giải pháp cho những “nỗi đau” trên chính là hệ thống quản lý nhân sự – công cụ giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, nâng cao trải nghiệm nhân sự, hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Dưới đây là những vai trò quan trọng mà HRMS mang lại:

• Tự động hóa quy trình nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc: HRMS giúp doanh nghiệp giảm tới 60% khối lượng công việc hành chính, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các nghiệp vụ như tuyển dụng, chấm công, tính lương, bảo hiểm, quản lý hồ sơ nhân sự. 
• Nâng cao trải nghiệm nhân viên, tăng mức độ gắn kết: Hệ thống cung cấp cổng thông tin nhân sự tự động, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu lương thưởng, phúc lợi, nghỉ phép mà không cần thông qua bộ phận HR. Tối ưu thời gian xử lý, tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ tốt hơn và tăng mức độ gắn kết với doanh nghiệp.
• Cải thiện chất lượng tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Tự động hóa toàn bộ quá trình, từ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, đánh giá ứng viên đến theo dõi onboarding. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian tuyển dụng, cải thiện chất lượng ứng viên, đảm bảo nhân viên mới có trải nghiệm hội nhập suôn sẻ ngay từ ngày đầu tiên.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu:  Tích hợp công nghệ AI, cho phép doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hiệu suất nhân viên, tình trạng biến động nhân sự và xu hướng tuyển dụng, từ đó đưa ra những quyết định quản trị chính xác, thay vì dựa trên cảm tính.

3. 5 Chức năng cốt lõi của hệ thống quản lý nhân sự

Dưới đây là 5 chức năng cốt lõi mà hệ thống quản lý nguồn nhân lực hiện đại cần có để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quản trị nhân sự.

• Quản lý tuyển dụng
• Quản lý chấm công – tính lương
• Quản lý đào tạo và phát triển nhân sự
• Quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên
• Quản lý phúc lợi và đãi ngộ
• Quản lý thông tin nhân sự
• Quản lý trải nghiệm nhân viên

3.1. Quản lý tuyển dụng

Hệ thống quản lý nhân sự hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tuyển dụng, từ khâu đăng tin, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến ký hợp đồng. Thay vì mất hàng giờ để lọc CV thủ công, HRMS sử dụng AI và bộ lọc thông minh để tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển. 

Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp lên lịch phỏng vấn, giúp HR và ứng viên dễ dàng sắp xếp thời gian mà không cần trao đổi qua nhiều kênh. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian tuyển dụng mà còn giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng ứng viên, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự.

3.2. Quản lý chấm công – tính lương

Việc chấm công – tính lương thủ công luôn tiềm ẩn nhiều thách thức cho doanh nghiệp: từ sai sót trong nhập liệu, chênh lệch giờ công, nhầm lẫn về công thức tính lương, đến khó khăn trong việc quản lý ca làm phức tạp, chính sách phúc lợi đa dạng hay thay đổi quy định về thuế – bảo hiểm. Những vấn đề này không chỉ khiến bộ phận nhân sự mất nhiều thời gian xử lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi nhân viên, gây ra tranh chấp không đáng có.

Do đó, hệ thống quản lý nguồn nhân lực cần tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý chấm công – tính lương nhằm giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất. Cụ thể, hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu như:

• Quản lý chấm công linh hoạt, hỗ trợ nhiều hình thức như vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, GPS cho nhân viên di động.
• Tính lương tự động, đồng bộ dữ liệu chấm công cùng hợp đồng lao động để đảm bảo lương được tính chính xác, hạn chế sai sót.
• Hỗ trợ nhiều bảng lương, đáp ứng chính sách lương thưởng theo từng vị trí, khu vực hoặc đặc thù ngành nghề.
• Kết nối với thuế – bảo hiểm, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà không tốn công nhập liệu thủ công.

3.3. Quản lý đào tạo và phát triển nhân sự

Phát triển nhân sự là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, nâng cao năng lực đội ngũ. Hệ thống quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản, theo dõi tiến độ học tập và đánh giá kết quả đào tạo của nhân viên. Nhân viên có thể truy cập kho tài liệu, video hướng dẫn hoặc tham gia các khóa học trực tuyến ngay trên hệ thống. 

Đối với doanh nghiệp, HRMS giúp cá nhân hóa lộ trình đào tạo, đảm bảo mỗi nhân viên đều có cơ hội phát triển kỹ năng cần thiết, từ đó nâng cao năng suất làm việc, khả năng thăng tiến trong tổ chức.

3.4. Quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần có hệ thống đánh giá nhân sự minh bạch, khách quan. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực hỗ trợ xây dựng KPIs rõ ràng cho từng vị trí, tự động thu thập dữ liệu hiệu suất làm việc của nhân viên theo thời gian thực. 

Hệ thống còn cung cấp tính năng đánh giá 360 độ, cho phép nhân viên nhận phản hồi từ nhiều cấp độ khác nhau, giúp cải thiện kỹ năng và hiệu quả công việc. Nhờ tự động hóa quá trình đánh giá, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện nhân sự tiềm năng, từ đó đưa ra quyết định khen thưởng, thăng chức hoặc đào tạo bổ sung chính xác hơn.

3.5. Quản lý phúc lợi và đãi ngộ

Với các phúc lợi đa dạng như bảo hiểm, trợ cấp, thưởng hiệu suất, quà tặng dịp lễ, chế độ thai sản, nghỉ phép năm… việc quản lý thủ công thường gặp nhiều khó khăn. Doanh nghiệp phải đối mặt với việc xử lý số lượng lớn hồ sơ, theo dõi chính sách thay đổi liên tục, cũng như đảm bảo minh bạch giữa các bộ phận. Nếu không có quy trình chặt chẽ, sai sót rất dễ xảy ra, gây ảnh hưởng đến quyền lợi nhân viên và tăng khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự.

Chính vì vậy, hệ thống quản lý nhân sự hiện đại cần tích hợp tính năng quản lý phúc lợi nhằm minh bạch hóa chính sách phúc lợi bằng cách cung cấp cổng thông tin phúc lợi, nơi nhân viên có thể tự đăng ký các chế độ bảo hiểm, trợ cấp hoặc thưởng theo hiệu suất làm việc. 

Hệ thống HRMS giúp doanh nghiệp tự động tính toán, phân bổ phụ cấp theo các tiêu chí đã thiết lập, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch. Cùng với đó là tính năng tính toán, khấu trừ thuế TNCN theo từng cấp bậc thuế suất, đồng thời hỗ trợ xuất báo cáo thuế chi tiết, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà không mất nhiều thời gian xử lý thủ công.

3.6 Quản lý thông tin nhân sự

HRMS giúp doanh nghiệp tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự vào một hệ thống duy nhất, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, kỹ năng, bằng cấp và các chứng chỉ liên quan. Nhờ đó, HR có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu, cập nhật thông tin, theo dõi hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng. 

Hệ thống cũng hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác như kế toán, bảo hiểm, quản lý tài sản, giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự trên toàn bộ doanh nghiệp. Việc số hóa dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất mát hồ sơ mà còn tăng tính bảo mật và tuân thủ quy định pháp luật.

3.7 Quản lý trải nghiệm nhân viên

Trải nghiệm nhân viên ngày càng trở thành yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết. Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp nền tảng giao tiếp nội bộ, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu thông tin nhân sự, yêu cầu nghỉ phép, đề xuất hỗ trợ hoặc gửi phản hồi trực tiếp đến bộ phận HR. 

Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp các công cụ khảo sát mức độ hài lòng, giúp doanh nghiệp nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của nhân viên để điều chỉnh chính sách phù hợp.

4. Tiêu chí chọn hệ thống quản lý nguồn nhân lực tối ưu quản trị nhân sự

Việc lựa chọn một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và trải nghiệm của nhân viên. Tuy nhiên, không phải mọi phần mềm HRMS trên thị trường đều đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp. 

Dưới đây là những tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn hệ thống quản lý nguồn nhân lực tối ưu:

• Đầy đủ tính năng quan trọng: Đáp ứng đầy đủ các chức năng như tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý phúc lợi,…
• Xác định rõ nhu cầu sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định quy mô, ngành nghề, mô hình làm việc và mục tiêu quản lý nhân sự để chọn hệ thống phù hợp, tránh lãng phí tài nguyên.
• Khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp: Một HRMS linh hoạt cần cho phép tùy chỉnh quy trình, báo cáo, cấu trúc dữ liệu theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
• Tích hợp với các phần mềm khác: Kết nối với phần mềm kế toán, ERP, máy chấm công, công cụ làm việc nhóm để đảm bảo dữ liệu đồng bộ, giảm thao tác thủ công.
• Tích hợp công nghệ AI & tự động hóa: HRMS hiện đại cần ứng dụng AI để tối ưu tuyển dụng, phân tích dữ liệu nhân sự, tự động hóa các quy trình nhân sự quan trọng.
• Nhà cung cấp uy tín: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, hỗ trợ nhanh chóng, liên tục cập nhật phần mềm để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, an toàn.
• Xem các bản demo của sản phẩm trước khi quyết định: Doanh nghiệp nên yêu cầu bản dùng thử, trải nghiệm thực tế để đánh giá tính năng, giao diện và mức độ phù hợp trước khi mua.

5. HRMS thế hệ mới: Công nghệ nào đang dẫn dắt tương lai quản lý nhân sự?

Trong bối cảnh công nghệ phát triển vượt bậc, các hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) đang trải qua sự chuyển mình mạnh mẽ. Những công nghệ tiên tiến không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn định hình tương lai của lĩnh vực nhân sự. Dưới đây là những công nghệ nổi bật đang dẫn dắt xu hướng HRMS trong năm 2025:​

Trí tuệ nhân tạo tác nhân AI

AI Agents là bước tiến mới trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo, cho phép các hệ thống HRMS hoạt động độc lập, tự học hỏi, thực hiện các nhiệm vụ phức tạp mà không cần phụ thuộc nhiều của con người. Trong quản lý nhân sự, AI Agents có thể tự động hóa quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, quản lý tài năng, giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả công việc.

Ngoài ra, một ứng dụng tiêu biểu của AI trong HRMS là Chatbot AI online 24/7. Chẳng hạn, LV SureHCS tích hợp chatbot AI giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các yêu cầu của nhân viên mà không cần nhân sự can thiệp thủ công. Chatbot này có thể:

• Tự động giải đáp các câu hỏi thường gặp về lương, phúc lợi, nghỉ phép, chính sách công ty.
• Gợi ý hoặc cung cấp tài liệu liên quan như biểu mẫu, quy trình, hợp đồng một cách tức thời.
• Hoạt động 24/7, giúp giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự, nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics)

Việc ứng dụng phân tích dữ liệu lớn trong hệ thống quản lý nhân sự cho phép doanh nghiệp thu thập, xử lý lượng dữ liệu khổng lồ về nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác. Chẳng hạn, phân tích dữ liệu giúp dự đoán xu hướng nghỉ việc, đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.​

Tích hợp công nghệ di động và trải nghiệm người dùng

HRMS thế hệ mới chú trọng đến việc tích hợp trên các nền tảng di động, cho phép nhân viên truy cập và quản lý thông tin cá nhân mọi lúc, mọi nơi. Giao diện thân thiện, trải nghiệm người dùng được cải thiện giúp tăng cường sự tương tác – hài lòng của nhân viên đối với hệ thống.

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)

RPA cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong quản lý nhân sự như xử lý bảng lương, quản lý chấm công, cập nhật hồ sơ nhân viên. Điều này giúp giảm tải công việc thủ công, tăng độ chính xác và cho phép nhân viên nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.​

6. LV SureHCS – Hệ thống quản lý nhân sự All-in-one toàn diện

Với hơn 27 năm phát triển, Lạc Việt SureHCS là phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu tại Việt Nam, được hơn 1.000 doanh nghiệp tin dùng. Đây là hệ thống quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, tăng hiệu suất và nâng cao trải nghiệm nhân viên.

SureHCS không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý nhân sự mà còn là một hệ sinh thái quản lý nhân sự thông minh, tích hợp các công nghệ tiên tiến như AI, People Dashboard, cổng thông tin nhân sự Real-time, chatbot 24/7 và ứng dụng di động. Điều này giúp doanh nghiệp giảm hơn 60% khối lượng công việc hành chính, đồng thời cải thiện hiệu quả trong thu hút, giữ chân nhân tài.

Những tính năng nổi bật của SureHCS:

• Tự động hóa quy trình tuyển dụng, từ đăng tin, tiếp nhận hồ sơ đến đánh giá ứng viên.
• Xử lý chính xác các bài toán phức tạp về tăng ca, xoay ca, lương 3P, lương theo sản phẩm.
• Thiết lập lộ trình đào tạo cá nhân hóa, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả.
• Xây dựng hệ thống KPIs minh bạch, hỗ trợ đánh giá 360 độ, phản hồi hiệu suất liên tục.
• Chatbot AI tự động hỗ trợ 24/7, giải đáp câu hỏi về lương, phúc lợi, nghỉ phép, chính sách.
• Cổng thông tin nhân sự Real-time, nhân viên có thể xem thông tin hợp đồng, lịch sử làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Từ việc tự động hóa quy trình tuyển dụng, chấm công, tính lương đến quản lý đào tạo, phúc lợi và đánh giá hiệu suất, hệ thống quản lý nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng một hệ thống nhân sự linh hoạt, hiện đại. Cùng với đó những công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo AI, phân tích dữ liệu lớn, RPA đang định hình tương lai của HRMS, mang đến khả năng ra quyết định chính xác, tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh