Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kĩ năng rất quan trọng khi đi làm. Tuy nhiên, kỹ năng này hầu như phải tự học hỏi và rút ra kinh nghiệm chứ không có trường lớp nào đào tạo. Không ít các bạn đã phải nếm trải những “đau thương” khi để xảy ra những lỗi cơ bản khi viết email. Do vậy, để tránh những sai lầm cơ bản, bạn cần phải nắm chắc các nguyên tắc cơ bản để viết một email chuyên nghiệp dưới đây.
1. Nắm các bước viết email chuẩn, gồm:
- Đặt tiêu đề email: rõ ràng, đúng trọng tâm
- Đính kèm tập tin vào email (nếu có)
- Viết nội dung email: trình bày gọn gàng và đầy đủ
- Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa
- Nhập địa chỉ email người nhận
1.1 Đặt tiêu đề email: rõ ràng, đúng trọng tâm
Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề. Điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp.
Tiêu đề của email phải rõ ràng, nêu rõ chủ đề chính của email đó và gắn liền với mối quan tâm người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email.
Trong trường hợp bạn muốn thể hiện tính chất của email đó “Quan trọng”, “Khẩn cấp”, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email
Ví dụ: [Khẩn cấp] Xác nhận tham gia buổi họp
Như vậy, người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.
1.2 Đính kèm tập tin vào email (nếu có)
Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc, .Xlsx hoặc JPEG (đối với file ảnh).
Nếu bạn cần gửi đính kèm nhiều tập tin trong cùng một email thì bạn nên gom về 1 thư mục và nén lại. Khi nén dùng .zip không nên dùng .rar.
Khi đặt tên file đính kèm cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
1.3 Viết nội dung email: trình bày gọn gàng và đầy đủ
Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:
- Lời chào
- Nội dung chính
- Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên
Ở phần lời chào, bạn nên sử dụng lời chào chuyên nghiệp. Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật, suồng sã tại nơi làm việc. Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email đi kèm với những từ như “Dear”, “Kính gửi”, “Thân gửi”
Ở phần nội dung chính, nếu có nhiều nội dung, bạn không nên viết thành một đoạn lớn mà nên chia nhỏ ý thì những đoạn nhỏ để người nhận dễ đọc và nắm được thông tin tốt hơn.
Và đặc biệt, bạn phải luôn dành thời gian dò lại để tránh sai lỗi chính tả trước khi gửi email đi.
1.4 Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa
Hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email và kiểm tra đã file đính kèm (nếu có) trước khi gửi. Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thôi, người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp.
1.5 Nhập địa chỉ email người nhận
Bạn nên nhập địa chỉ email người nhận sau cùng để tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong hoặc chưa đọc lại do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Vì thế, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.
Hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email. Vì có thể bạn gõ sai tên, gửi nhầm tên hoặc vô tình gửi cho nhiều người cùng lúc.
2. Chữ ký cá nhân
Chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ,… của người gửi. Đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để người nhận có thể liên lạc ngay với bạn lúc cần thiết.
3. Font chữ và màu sắc trình bày
Hãy thể hiện font chữ và màu sắc mà người nhận có thể đọc dễ dàng, thuận tiện và quen mắt nhất. Với font chữ, bạn có thể chọn font dễ đọc như Arial, Segoe UI hay Times New Roman với cỡ chữ 12. Với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn tối ưu nhất.
4. Địa chỉ email chuyên nghiệp và nghiêm túc
Địa chỉ email giúp bạn tạo ấn tượng ban đầu và giúp người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn.
Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Ví dụ như: [email protected]
Nếu là email cá nhân thì tránh xa việc đặt tên theo kiểu nickname đáng yêu, như [email protected] , [email protected]
Thông thường bạn nên đặt tên mình là tên email. Ví dụ như [email protected], [email protected]
5. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn
Việc trả lời các email gửi đến được xem là một quy tắc lịch sự. Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Hãy cố gắng làm điều đó, kể cả những email bị gửi nhầm cho bạn. Hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ.
Trong trường hợp bạn thấy quá bận và chỉ có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột.
SureHCS hy vọng với bài viết vừa rồi có thể giúp ích cho bạn trong việc gửi một email chuyên nghiệp. Với những thông tin trên bạn có thể ứng dụng ngay trong việc viết mail của mình.
