Các loại phụ cấp cho người lao động trong doanh nghiệp phổ biến

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh và nhu cầu giữ chân nhân sự giỏi trở nên cấp thiết, tiền lương thôi là chưa đủ. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm sâu hơn đến các loại phụ cấp – những khoản chi “nhỏ mà có võ” giúp gia tăng thu nhập thực tế cho người lao động, đồng thời thể hiện sự ghi nhận với đặc thù công việc, môi trường làm việc hay đóng góp cá nhân.

Từ ngày 1/7/2024, hệ thống phụ cấp có sự thay đổi lớn theo Nghị quyết 27-NQ/TW và Nghị quyết 104/2023/QH15, đòi hỏi các doanh nghiệp cần cập nhật để điều chỉnh chính sách cho phù hợp. Hãy cùng SureHCS khám phá tất tần tật về các loại phụ cấp trong doanh nghiệp, từ bản chất, phân loại, quy định đóng BHXH cho đến các điểm cần lưu ý trong quản lý chi trả – nhằm giúp doanh nghiệp vừa đúng luật, vừa tối ưu chi phí vừa nâng cao trải nghiệm nhân viên.

1. Phụ cấp là gì?

Phụ cấp là khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động bên cạnh tiền lương cơ bản, nhằm bù đắp các yếu tố như điều kiện lao động không thuận lợi, trình độ chuyên môn, trách nhiệm công việc hoặc các yếu tố đặc thù khác.

Phụ cấp là các khoản chi thêm ngoài lương cơ bản mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để:

• Bù đắp những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình làm việc (như vị trí, môi trường, vùng miền…).
• Ghi nhận trình độ chuyên môn, kỹ năng đặc thù.
• Khuyến khích hiệu quả làm việc, tăng tính gắn bó lâu dài.

Phụ cấp có thể cố định hàng tháng hoặc phát sinh theo kỳ. Các khoản này được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng hoặc thỏa ước lao động tập thể.

2. Các loại phụ cấp theo lương cho người lao động trong doanh nghiệp hiện nay

Trong quá trình làm việc, ngoài tiền lương cơ bản, người lao động còn có thể được hưởng thêm nhiều khoản phụ cấp khác nhau tùy theo tính chất công việc, địa điểm làm việc và chính sách cụ thể của từng doanh nghiệp. 

Theo Nghị quyết 27-NQ/TW năm 2018 về cải cách chính sách tiền lương và Nghị quyết 104/2023/QH15, bắt đầu từ ngày 1/7/2024, hệ thống các loại phụ cấp trong doanh nghiệp nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp công lập sẽ có sự điều chỉnh toàn diện, hướng đến tinh gọn, minh bạch và bám sát hiệu quả công việc thực tế.

Danh mục 9 loại phụ cấp theo lương theo chế độ mới áp dụng từ 1/7/2024:

1. Phụ cấp kiêm nhiệm
2. Phụ cấp thâm niên vượt khung
3. Phụ cấp khu vực
4. Phụ cấp chức vụ, chức danh
5. Phụ cấp lưu động
6. Phụ cấp công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
7. Phụ cấp công tác lưu động
8. Phụ cấp phân loại đơn vị hành chính
9. Phụ cấp riêng cho lực lượng vũ trang

2.1 Phụ cấp kiêm nhiệm

Phụ cấp kiêm nhiệm là khoản phụ cấp dành cho người lao động đảm nhận thêm một hoặc nhiều nhiệm vụ ngoài công việc chính được giao. Đây là một hình thức khuyến khích và ghi nhận trách nhiệm, năng lực của người lao động khi họ phải gánh vác thêm công việc mà doanh nghiệp chưa hoặc không thể bố trí nhân sự thay thế.

Theo quy định tại Thông tư 78/2005/TT-BNV cùng các văn bản hướng dẫn liên quan, phụ cấp kiêm nhiệm thường áp dụng cho các vị trí quản lý, lãnh đạo kiêm nhiệm thêm một chức vụ khác trong cùng cơ quan, đơn vị. Ví dụ, một Trưởng phòng nhân sự có thể kiêm nhiệm thêm vai trò Trưởng ban an toàn lao động trong thời gian nhất định, và được hưởng phụ cấp tương ứng.

Doanh nghiệp cần quy định rõ trong thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy về mức phụ cấp kiêm nhiệm, thông thường dao động từ 5% đến 20% mức lương chức danh cao nhất tại đơn vị. Khoản phụ cấp này không chỉ giúp người lao động có thêm động lực mà còn là giải pháp linh hoạt trong tổ chức, tiết kiệm chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

2.2 Phụ cấp thâm niên vượt khung

Phụ cấp thâm niên vượt khung là một loại phụ cấp đặc biệt, áp dụng cho người lao động đã đạt đến bậc cuối cùng trong ngạch lương nhưng vẫn tiếp tục công tác và hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian dài. Khoản phụ cấp này nhằm ghi nhận sự cống hiến bền bỉ, kinh nghiệm tích lũy của người lao động, đặc biệt là trong khu vực hành chính sự nghiệp Nhà nước.

Căn cứ theo Thông tư 04/2005/TT-BNV, phụ cấp thâm niên vượt khung được áp dụng cho đối tượng đã hưởng mức lương bậc cuối cùng trong ngạch hoặc chức danh và có thời gian công tác đủ 3 năm trở lên, trong đó mỗi năm sẽ được cộng thêm 1% vào mức lương hiện hưởng, tối đa không quá 15%.

Các loại phụ cấp này thường gặp ở những lao động lâu năm thuộc khu vực nhà nước như giáo viên, bác sĩ, chuyên viên cấp cao. Tuy nhiên, trong xu hướng cải cách chính sách tiền lương theo Nghị quyết 27-NQ/TW, phụ cấp thâm niên vượt khung sẽ được tiếp tục duy trì như một trong chín loại phụ cấp chính từ ngày 1/7/2024. Điều này cho thấy Nhà nước vẫn giữ nguyên giá trị tri ân đối với những người lao động đã cống hiến lâu dài, đồng thời tạo động lực duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao trong khu vực công.

2.3 Phụ cấp khu vực

Không phải nơi làm việc nào cũng có điều kiện sống và sinh hoạt giống nhau. Những người lao động làm việc tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc thù như vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo… sẽ được hưởng phụ cấp khu vực nhằm bù đắp khó khăn và chi phí sinh hoạt cao hơn. Khoản phụ cấp này được xác định dựa trên danh mục khu vực cụ thể do Nhà nước ban hành, được chi trả hàng tháng cùng lương.

2.4 Phụ cấp chức vụ, chức danh

Khác với phụ cấp độc hại, các loại phụ cấp chức vụ hay chức danh được áp dụng cho người lao động đảm nhận các vị trí quản lý, lãnh đạo như trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng hoặc các vị trí có tính đặc thù cao. Khoản phụ cấp này thể hiện sự ghi nhận vai trò, trách nhiệm và khối lượng công việc mà cá nhân đó đang đảm nhiệm. Tùy theo vị trí – mức độ ảnh hưởng của vai trò, doanh nghiệp có thể chi trả mức phụ cấp phù hợp, nhưng thường không vượt quá 15% mức lương cao nhất trong hệ thống.

2.5 Phụ cấp lưu động

Một số công việc đòi hỏi người lao động phải di chuyển thường xuyên, thay đổi địa điểm làm việc liên tục như nhân viên kỹ thuật bảo trì, sửa chữa hạ tầng, nhân viên thị trường… Những người này sẽ được hưởng phụ cấp lưu động nhằm hỗ trợ chi phí đi lại, ăn ở và thích nghi môi trường mới. Khoản phụ cấp này được tính theo ngày làm việc hoặc theo mức độ lưu động của công việc, thường không vượt quá 10% lương chuyên môn cao nhất.

2.6 Phụ cấp công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

Đây là khoản phụ cấp nhằm bù đắp cho người lao động làm việc trong môi trường có yếu tố độc hại, nguy hiểm hoặc nặng nhọc vượt mức bình thường. Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 36/2012/TT-BLĐTBXH, người lao động khi thường xuyên tiếp xúc với hóa chất độc hại, vi sinh vật gây bệnh, môi trường ồn ào hoặc điều kiện làm việc khắc nghiệt sẽ được hưởng khoản phụ cấp này. 

Mức hưởng phụ thuộc vào mức độ nguy hiểm và được tính bằng tỷ lệ phần trăm so với mức lương, dao động từ 5% đến 15%, được chi trả cùng kỳ lương hàng tháng.

2.7 Phụ cấp công tác lưu động

Một số công việc đòi hỏi người lao động phải di chuyển thường xuyên, thay đổi địa điểm làm việc liên tục như nhân viên kỹ thuật bảo trì, sửa chữa hạ tầng, nhân viên thị trường… Những người này sẽ được hưởng phụ cấp lưu động nhằm hỗ trợ chi phí đi lại, ăn ở và thích nghi môi trường mới. Khoản phụ cấp này được tính theo ngày làm việc hoặc theo mức độ lưu động của công việc, thường không vượt quá 10% lương chuyên môn cao nhất.

2.8 Phụ cấp phân loại đơn vị hành chính

Phụ cấp phân loại đơn vị hành chính được áp dụng cho người lao động làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính thuộc khu vực Nhà nước, được phân loại theo các nhóm hành chính khác nhau (loại I, II, III). Việc phân loại này dựa trên quy mô dân số, mức độ phát triển kinh tế – xã hội và đặc thù địa phương.

Các loại phụ cấp này phản ánh sự phức tạp và yêu cầu cao hơn về tổ chức bộ máy, khối lượng công việc cũng như yêu cầu điều hành, quản lý tại các đơn vị hành chính cấp cao hơn. Căn cứ vào Nghị định số 34/2019/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, mức phụ cấp được xác định theo tỷ lệ phần trăm và gắn liền với hệ số phụ cấp chức vụ, trách nhiệm công việc. Phụ cấp được chi trả hàng tháng cùng lương, áp dụng với cả cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại các đơn vị hành chính phân loại cụ thể.

2.9 Phụ cấp riêng cho lực lượng vũ trang

Lực lượng vũ trang nhân dân bao gồm Quân đội, Công an, Dân quân tự vệ – là những lực lượng có tính đặc thù cao về tổ chức, nhiệm vụ, môi trường làm việc. Do đó, ngoài chế độ lương theo hệ số, các đối tượng này còn được hưởng các khoản phụ cấp riêng biệt nhằm bù đắp tính chất đặc thù và yêu cầu khắt khe của công việc.

Một số phụ cấp phổ biến bao gồm: phụ cấp quân hàm, phụ cấp thâm niên nghề, phụ cấp đặc thù ngành, phụ cấp trách nhiệm chỉ huy, phụ cấp đặc biệt vùng biên giới, hải đảo, v.v. Căn cứ vào Luật Quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng (2015) và Luật Công an nhân dân (2018), các khoản phụ cấp này có thể chiếm tỷ lệ khá lớn trong tổng thu nhập hàng tháng của cán bộ, chiến sĩ. Việc áp dụng cùng mức chi cụ thể phụ thuộc vào cấp bậc, chức vụ, địa bàn công tác và loại hình nhiệm vụ được giao.

3. Các khoản phụ cấp ngoài lương

Đây là nhóm phụ cấp được chi trả nhằm hỗ trợ các chi phí sinh hoạt, di chuyển, công tác… giúp nhân viên thuận tiện hơn trong quá trình làm việc.

• Phụ cấp xăng xe, đi lại: Cho nhân viên thường xuyên di chuyển (sale, kỹ thuật). Có thể chi theo định mức hoặc thực tế.
• Phụ cấp điện thoại: Hỗ trợ cước điện thoại cho vị trí liên lạc nhiều với khách hàng, đối tác.
• Phụ cấp nhà ở: Thường áp dụng cho chuyên gia, cán bộ làm việc xa nhà.
• Phụ cấp ăn trưa, ăn ca: Giúp đảm bảo dinh dưỡng, sức khỏe cho người lao động. Theo quy định hiện hành, tối đa 730.000 VNĐ/người/tháng sẽ không tính vào thuế TNCN nếu chi đúng quy định.
• Phụ cấp trang phục: Hỗ trợ đồng phục hoặc khoản tiền mua sắm quần áo theo ngành nghề đặc thù (bảo hộ lao động, lễ tân…).

Do không bắt buộc phải gắn với lương hoặc thâm niên, các loại phụ cấp này dễ dàng điều chỉnh theo ngân sách và nhu cầu từng thời kỳ.

4. Các loại phụ cấp đóng BHXH trong doanh nghiệp

Theo Khoản 2, Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, được hướng dẫn cụ thể tại Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, từ ngày 01/01/2021, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm ba nhóm khoản chính sau:

4.1 Mức lương theo công việc hoặc chức danh

Đây là mức lương được ghi rõ trong Hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ), áp dụng theo thang bảng lương do doanh nghiệp xây dựng. Trường hợp người lao động hưởng lương khoán, lương theo sản phẩm thì mức lương để đóng BHXH sẽ được quy đổi sang lương theo thời gian, căn cứ trên định mức sản lượng hoặc mức khoán công việc đã thỏa thuận.

4.2 Các khoản phụ cấp lương

Là những khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc, hoặc mức độ phức tạp, trách nhiệm, nhưng chưa được tính vào mức lương chức danh. Các loại phụ cấp lương phải đóng BHXH bao gồm (theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH):

• Phụ cấp chức vụ, chức danh
• Phụ cấp trách nhiệm
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
• Phụ cấp khu vực
• Phụ cấp lưu động
• Phụ cấp thu hút

Điều kiện để phụ cấp được tính vào lương đóng BHXH:

• Được ghi rõ trong hợp đồng lao động;
• Có tính chất chi trả ổn định theo từng kỳ lương;
• Gắn liền với quá trình làm việc của NLĐ.

4.3 Các khoản bổ sung khác

Đây là các khoản bổ sung thường xuyên, có tính cố định được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, không phân biệt tên gọi. Các khoản này phải được cộng vào lương đóng BHXH nếu:

• Có mức tiền cụ thể;
• Chi trả định kỳ hàng tháng;
• Gắn liền với hiệu quả công việc, năng suất hoặc kết quả kinh doanh.

5. Các loại phụ cấp không đóng BHXH

Không phải mọi khoản chi trả cho người lao động đều làm căn cứ đóng BHXH. Những khoản mang tính phúc lợi, hỗ trợ, thưởng không thường xuyên sẽ không tính vào tiền lương đóng BHXH, cụ thể gồm:

• Tiền thưởng: Bao gồm tiền thưởng thành tích, thưởng sáng kiến, sáng tạo kỹ thuật. Căn cứ Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, quy chế thưởng do NSDLĐ quyết định và công bố công khai.
• Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở, trông giữ trẻ, nuôi con nhỏ; 
• Tiền ăn giữa ca (nếu chi thực tế, không vượt mức quy định); 
• Trợ cấp ma chay, cưới hỏi, sinh nhật; Trợ cấp ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
• Các khoản hỗ trợ NLĐ có hoàn cảnh khó khăn hoặc thực hiện các mục tiêu riêng được thỏa thuận ngoài hợp đồng.
• Phụ cấp chuyên cần (nếu không cố định, không ghi trong HĐLĐ);
• Phụ cấp đi lại công tác;
• Phụ cấp làm thêm giờ hoặc làm vào ca đêm;
• Khoản thưởng gắn với hiệu suất nhưng chi không thường xuyên.

6. Tối ưu chính sách phụ cấp – Quản lý phúc lợi toàn diện với phần mềm LV SureHCS C&B

Ngoài tiền lương,  yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp không chỉ thu hút mà còn giữ chân nhân viên tài năng là chế độ phúc lợi linh hoạt để giữ chân nhân tài, việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý nhân sự là điều tất yếu. Với LV SureHCS C&B, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập, quản lý và theo dõi phụ cấp – phúc lợi – lương thưởng theo từng nhân viên, phòng ban hay chính sách riêng biệt chỉ trên một nền tảng duy nhất.

Phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng hiện đại như:

• Quản lý các phụ cấp theo nhân viên hoặc phòng ban như thâm niên, ăn trưa, đi lại, điện thoại…
• Tính toán, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, xuất báo cáo thuế chính xác kịp thời
• Giải quyết các vấn đề về bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp
• Tự động tính lương, quản lý phụ cấp linh hoạt và theo cấu trúc tùy chỉnh
• Kết nối với cổng thông tin tự phục vụ – nơi nhân viên dễ dàng tra cứu quyền lợi của mình mọi lúc, mọi nơi
• Trợ lý ảo AI cùng tính năng số hóa hồ sơ giúp giảm tải nhập liệu thủ công, nâng cao trải nghiệm nhân viên

Hơn 1.000 doanh nghiệp Việt Nam đã tin tưởng lựa chọn SureHCS C&B để hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số – cá nhân hóa phúc lợi – tối ưu ngân sách nhân sự. Liên hệ ngay để nhận tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí: 03842.3333

7. Quy định chung về các loại phụ cấp trong doanh nghiệp

Dưới đây là những quy định chung doanh nghiệp cần nắm rõ khi triển khai các loại phụ cấp trong tổ chức của mình:

7.1 Mức lương và phụ cấp lương trong hợp đồng lao động

Mức lương và phụ cấp lương là hai nội dung bắt buộc cần ghi nhận rõ trong hợp đồng lao động, thể hiện sự cam kết của người sử dụng lao động (NSDLĐ), cũng như người lao động (NLĐ) trong quan hệ lao động.

Theo Bộ luật Lao động 2019, mức lương là khoản trả cho NLĐ theo công việc hoặc chức danh, trong khi phụ cấp lương là các khoản nhằm bù đắp yếu tố đặc thù mà tiền lương cơ bản chưa phản ánh đầy đủ, như điều kiện lao động, tính chất công việc, môi trường sống hoặc khả năng thu hút lao động.

Căn cứ tại Khoản 5, Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, quy định về cách ghi nội dung hợp đồng lao động như sau:

Về mức lương:

• Ghi theo lương thời gian (tháng, tuần, ngày, giờ) hoặc lương khoán, lương theo sản phẩm, nhưng phải quy đổi được về mức lương thời gian tương ứng.
• Mức lương được xác định dựa trên thang, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng theo Điều 93 BLLĐ, đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định tại từng thời điểm.

Về phụ cấp lương:

Phụ cấp được ghi nhận nếu có thỏa thuận giữa hai bên, bao gồm:

• Các khoản phụ cấp bù đắp yếu tố đặc thù về điều kiện lao động, môi trường làm việc, tính chất công việc, hoặc hạn chế của điều kiện sinh hoạt.
• Các khoản phụ cấp gắn với kết quả công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ, tính chất công việc hoặc thời gian công tác.

Việc ghi nhận phụ cấp rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa thu nhập chịu BHXH và không chịu BHXH, đồng thời tăng tính minh bạch trong quản lý thu nhập và phúc lợi.

7.2 Doanh nghiệp có bắt buộc trả phụ cấp cho người lao động không?

Phụ cấp là một phần trong chính sách tiền lương mà doanh nghiệp có thể áp dụng để bù đắp, khuyến khích hoặc hỗ trợ người lao động trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại phụ cấp đều mang tính bắt buộc, việc doanh nghiệp có bắt buộc phải chi trả phụ cấp hay không còn phụ thuộc vào từng loại phụ cấp và cơ sở pháp lý áp dụng.

Các khoản phụ cấp bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả

Doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả các khoản phụ cấp nếu các khoản này đã được cam kết rõ ràng trong một trong các văn bản sau:

• Hợp đồng lao động
• Thỏa ước lao động tập thể
• Nội quy, quy chế lương thưởng của doanh nghiệp
• Văn bản thỏa thuận riêng giữa NSDLĐ và NLĐ

Nếu phụ cấp đã được ghi nhận trong các tài liệu nói trên thì việc không chi trả đúng hoặc cắt giảm trái quy định có thể bị xem là vi phạm hợp đồng, dẫn đến khiếu nại, tranh chấp lao động hoặc bị xử phạt hành chính.

Các khoản phụ cấp không bắt buộc, mang tính hỗ trợ

Ngược lại, có những khoản phụ cấp không mang tính bắt buộc, thường là các khoản hỗ trợ có điều kiện, mang tính phúc lợi hoặc chi theo chính sách nội bộ như:

• Hỗ trợ ăn trưa, xăng xe, điện thoại
• Phụ cấp chuyên cần, thưởng hiệu suất
• Trợ cấp hiếu hỷ, sinh nhật, hỗ trợ khó khăn đột xuất
• Các khoản thưởng theo kết quả kinh doanh

Việc có chi hay không, chi mức bao nhiêu là quyền tự chủ của doanh nghiệp, miễn sao đảm bảo đúng cam kết đã công bố nội bộ và không vi phạm quy định pháp luật.

Việc xây dựng hệ thống các loại phụ cấp​ minh bạch, phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn là công cụ quan trọng để ghi nhận, khích lệ và giữ chân người lao động. Trong bối cảnh chính sách tiền lương đang được cải cách mạnh mẽ từ ngày 1/7/2024, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát, cập nhật, áp dụng linh hoạt các loại phụ cấp, từ đó tối ưu chi phí nhân sự, nâng cao trải nghiệm nhân viên.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh