Mỗi chiến dịch tuyển dụng là một “dòng dữ liệu sống”, với hàng chục chỉ số cần theo dõi: thời gian tuyển dụng kéo dài bao lâu, chi phí cho mỗi ứng viên là bao nhiêu, kênh nào mang lại hiệu quả cao nhất, tỷ lệ ứng viên phù hợp là bao nhiêu phần trăm? Báo cáo tuyển dụng là công cụ chiến lược không thể thiếu, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình – và cả ngân sách.
Trong bài viết này, SureHCS sẽ giới thiệu đến bạn 5 mẫu báo cáo công tác tuyển dụng Excel trực quan, cùng hướng dẫn cách thiết lập báo cáo chi tiết, phục vụ tối ưu cho việc ra quyết định.
1. Báo cáo tuyển dụng là gì?
Báo cáo tuyển dụng là tài liệu tập hợp và phân tích các dữ liệu liên quan đến hoạt động tuyển dụng trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể:
- Đánh giá hiệu quả chiến dịch tuyển dụng.
- Phân tích chi phí và thời gian tuyển dụng.
- So sánh năng suất giữa các kênh và phòng ban.
- Dự báo nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.
Nói cách khác, báo cáo tuyển dụng không chỉ phục vụ cho mục đích thống kê, mà còn là công cụ chiến lược, giúp bộ phận nhân sự ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven decision-making).
2. Báo cáo tuyển dụng cần thể hiện những chỉ số nào?
Việc chỉ thống kê số lượng ứng viên không còn đủ để phản ánh toàn diện hiệu quả tuyển dụng. Một báo cáo tuyển dụng hiệu quả và có chiều sâu cần thể hiện các chỉ số (KPI) cụ thể, giúp doanh nghiệp nhìn rõ điểm mạnh, điểm yếu trong từng giai đoạn tuyển dụng.
Dưới đây là 5 chỉ số quan trọng mà bất kỳ báo cáo tuyển dụng chuyên nghiệp nào cũng nên có:
2.1 Thời gian tuyển dụng (Time to Hire)
Thời gian tuyển dụng (Time to Hire) là số ngày tính từ khi ứng viên bước vào quy trình cho đến lúc họ nhận lời mời làm việc. Chỉ số này càng ngắn cho thấy quy trình càng hiệu quả, giúp doanh nghiệp nhanh chóng giữ chân nhân tài và tăng lợi thế cạnh tranh.
Ngược lại, nếu thời gian tuyển dụng kéo dài, ứng viên có thể rút lui hoặc bị đối thủ thu hút. Việc theo dõi chỉ số này thường xuyên giúp phát hiện điểm nghẽn trong quy trình – như phê duyệt chậm, lịch phỏng vấn không linh hoạt – để kịp thời cải thiện.
2.2 Tỷ lệ chuyển đổi qua từng vòng tuyển dụng
Tỷ lệ chuyển đổi qua từng vòng tuyển dụng phản ánh số lượng ứng viên vượt qua mỗi giai đoạn như lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn chuyên môn đến khi nhận offer. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên và hiệu quả từng bước trong quy trình tuyển dụng.
Ví dụ, nếu nhiều ứng viên qua vòng CV nhưng bị loại ở vòng kỹ thuật, có thể tiêu chí sàng lọc ban đầu chưa phù hợp. Ngược lại, nếu tỷ lệ rớt cao ngay từ đầu, doanh nghiệp nên xem lại mô tả công việc hoặc kênh tuyển dụng. Những dữ liệu này là cơ sở để điều chỉnh quy trình, cải thiện trải nghiệm và tăng hiệu quả tuyển.
2.3 Chi phí tuyển dụng trung bình (Cost per Hire)
Chi phí tuyển dụng trung bình (Cost per Hire) là tổng tất cả các khoản chi phát sinh để tuyển dụng thành công một nhân sự mới. Bao gồm các khoản như chi phí quảng cáo tin tuyển dụng, phần mềm hỗ trợ, thời gian và công sức của bộ phận nhân sự, chi phí phỏng vấn, đào tạo ban đầu (onboarding), các chi phí liên quan khác.
Việc theo dõi chỉ số này giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả, đồng thời phát hiện được những vị trí hoặc phòng ban đang tiêu tốn quá nhiều chi phí nhưng lại không đem lại kết quả tuyển dụng tương xứng. Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược tuyển dụng hoặc phân bổ lại nguồn lực phù hợp hơn.
2.4 Nguồn ứng viên hiệu quả nhất (Source of Hire)
Nguồn ứng viên hiệu quả nhất (Source of Hire) là chỉ số cho biết kênh tuyển dụng nào mang lại nhiều ứng viên chất lượng, như trang việc làm, mạng xã hội, giới thiệu nội bộ hay website công ty. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thực sự của từng kênh, không chỉ dựa trên số lượng hồ sơ.
Khi xác định được nguồn đem lại nhiều ứng viên phù hợp và có tỷ lệ trúng tuyển cao, doanh nghiệp có thể ưu tiên đầu tư ngân sách, thời gian, nhân lực cho kênh đó. Đồng thời, việc loại bỏ các nguồn không hiệu quả giúp tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian tuyển, nâng cao chất lượng nhân sự đầu vào.
2.5 Tỷ lệ ứng viên phù hợp (Quality of Hire)
Tỷ lệ ứng viên phù hợp (Quality of Hire) đo lường mức độ thành công của ứng viên sau khi được tuyển, dựa trên hiệu suất công việc, khả năng hòa nhập và thời gian gắn bó với doanh nghiệp. Đây là thước đo quan trọng để đánh giá chất lượng tuyển dụng, hiệu quả của toàn bộ quy trình.
Doanh nghiệp có thể áp dụng các cách đơn giản như đánh giá kết quả thử việc hoặc khảo sát quản lý trực tiếp sau 3–6 tháng. Việc theo dõi chỉ số này thường xuyên giúp nhà tuyển dụng nhận diện điểm mạnh – yếu trong quy trình, từ đó cải tiến cách đánh giá để đảm bảo mỗi đợt tuyển dụng đều mang lại giá trị nhân sự bền vững.
3. Mẫu báo cáo tuyển dụng Excel chuyên nghiệp, trực quan
Báo cáo tuyển dụng là căn cứ quan trọng để nhà quản trị ra quyết định kịp thời và chính xác. Với Excel, doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều dạng báo cáo linh hoạt, trực quan, phù hợp với từng mục tiêu quản lý khác nhau.
Dưới đây là 5 mẫu báo cáo phổ biến và hiệu quả, dễ dàng áp dụng vào thực tế.
3.1 Báo cáo chi phí tuyển dụng
Đây là mẫu báo cáo giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng, bao gồm chi phí quảng cáo, phí đăng tin, chi phí thuê agency, thời gian xử lý hồ sơ của HR, và các chi phí phỏng vấn hoặc onboarding. Excel cho phép doanh nghiệp liệt kê từng khoản theo vị trí hoặc phòng ban, so sánh với ngân sách dự kiến và tính toán chi phí tuyển dụng trung bình cho từng vị trí. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng nhận diện khu vực nào đang vượt ngân sách, đưa ra phương án điều chỉnh hợp lý.
3.2 Báo cáo tỷ lệ ứng viên
Mẫu báo cáo này trình bày tỷ lệ ứng viên qua từng vòng tuyển dụng như lọc CV, phỏng vấn vòng 1, vòng 2, kiểm tra kỹ năng, cho đến giai đoạn nhận việc. Việc trình bày dưới dạng bảng và biểu đồ chuyển đổi giúp doanh nghiệp phát hiện ra điểm rơi về số lượng hoặc chất lượng ứng viên tại mỗi bước. Chẳng hạn, nếu tỷ lệ chuyển đổi từ vòng phỏng vấn sang offer thấp, điều này có thể phản ánh vấn đề trong kỹ năng phỏng vấn hoặc chất lượng ứng viên không phù hợp. Nhờ báo cáo này, quy trình tuyển dụng sẽ được điều chỉnh kịp thời và hiệu quả hơn.
3.3 Báo cáo hiệu quả kênh tuyển dụng
Không phải kênh tuyển dụng nào cũng mang lại hiệu quả như nhau. Mẫu báo cáo này giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng ứng viên đến từ từng nguồn (job site, social media, giới thiệu nội bộ, headhunt…) và tỷ lệ trúng tuyển tương ứng. Báo cáo sẽ thể hiện rõ kênh nào đang mang lại nhiều ứng viên phù hợp, kênh nào có chi phí cao nhưng hiệu quả thấp, từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu ngân sách, chiến lược truyền thông tuyển dụng. Biểu đồ cột hoặc biểu đồ hình tròn trong Excel sẽ giúp minh họa trực quan các tỷ lệ này.
3.4 Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng theo thời gian
Mẫu này giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng vị trí cần tuyển, số hồ sơ nhận được, số ứng viên trúng tuyển trong từng khoảng thời gian cụ thể (tuần, tháng, quý). Excel sẽ thể hiện dữ liệu này qua biểu đồ xu hướng (line chart) giúp ban lãnh đạo dễ dàng nhìn ra mùa cao điểm tuyển dụng, tốc độ đáp ứng nhu cầu nhân sự, cũng như đo lường mức độ cải thiện sau các đợt điều chỉnh quy trình.
3.5 Mẫu báo cáo tuyển dụng Excel theo vị trí
Cuối cùng, mẫu báo cáo theo vị trí tuyển dụng cho phép doanh nghiệp đánh giá chi tiết quá trình tuyển một vị trí cụ thể từ đầu đến cuối. Báo cáo sẽ bao gồm số lượng ứng viên ứng tuyển, tỷ lệ qua từng vòng, thời gian hoàn thành tuyển dụng, chi phí cụ thể cho từng vị trí. Dạng báo cáo này rất hữu ích với các phòng ban cần theo dõi sát sao tiến độ tuyển dụng hoặc trong các đợt tuyển dụng quy mô lớn. Khi trình bày qua bảng tính Excel có phân màu theo trạng thái, người dùng có thể dễ dàng nhận biết các vị trí đã hoàn tất, đang xử lý hay đang bị chậm tiến độ.
TẢI MẪU BÁO CÁO CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG FILE EXCEL TẠI ĐÂY
4. Cách thiết lập báo cáo tuyển dụng chuyên nghiệp, tổng quan
Thiết lập một báo cáo tuyển dụng chuyên nghiệp là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự và là công cụ chiến lược giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng, từ đó ra quyết định kịp thời và chính xác. Để xây dựng báo cáo tuyển dụng đúng chuẩn, có giá trị thực tiễn, doanh nghiệp nên tuân theo quy trình gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Trình bày tổng quan tình hình tuyển dụng
Mở đầu báo cáo, hãy trình bày khái quát các thông tin nền tảng như tên đơn vị báo cáo, thời gian báo cáo, phòng ban tuyển dụng, người nhận báo cáo. Kế tiếp, nêu bật những con số quan trọng nhất như tổng số lượng CV nhận được, số lượng ứng viên trúng tuyển so với mục tiêu đặt ra, mức độ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng, chi phí thực tế so với ngân sách dự kiến. Phần tổng quan này sẽ giúp người đọc có cái nhìn ban đầu rõ ràng và bao quát toàn bộ đợt tuyển dụng.
Bước 2: Đánh giá hiệu quả của từng kênh tuyển dụng
Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân tích hiệu quả của từng kênh tuyển dụng đã sử dụng như: website tuyển dụng, mạng xã hội, nội bộ giới thiệu, liên kết trường đại học, headhunter, hoặc các sự kiện nghề nghiệp. Việc đánh giá nên dựa trên tỷ lệ chi phí/ứng viên (Cost per CV) hoặc số lượng ứng viên chất lượng đến từ từng kênh. Từ đây, doanh nghiệp có thể xác định được kênh nào mang lại hiệu quả cao, kênh nào cần được điều chỉnh hoặc loại bỏ để tối ưu ngân sách, nguồn lực tuyển dụng.
Công thức đánh giá hiệu quả tuyển dụng theo kênh:
| Chỉ số độ hiệu quả theo kênh = Chi phí tuyển dụng theo kênh/Tổng số CV nhận được của kênh đó |
Bước 3: Xác định tỷ lệ ứng viên phù hợp
Một chỉ số cực kỳ quan trọng trong báo cáo là tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu. Chỉ số này được tính bằng tỷ lệ giữa số ứng viên trúng tuyển trên tổng số hồ sơ nhận được.
Công thức tính như sau:
| Tỷ lệ % ứng viên đạt = Tổng số lượng ứng viên trúng tuyển/Tổng số đơn ứng tuyển nhận được |
Nếu tỷ lệ này thấp, đó có thể là dấu hiệu cho thấy tiêu chí đăng tuyển chưa rõ ràng, kênh tiếp cận chưa hiệu quả, hoặc quá trình sàng lọc chưa hợp lý. Ngược lại, tỷ lệ cao chứng minh chiến lược tuyển dụng đang đi đúng hướng, cần được duy trì.
Bước 4: Tổng hợp và phân tích chi phí tuyển dụng
Ở bước này, HR cần tổng hợp toàn bộ chi phí đã phát sinh trong suốt chiến dịch: phí đăng tin, chi phí truyền thông, phí headhunter, quà tặng ứng viên, chi phí tổ chức phỏng vấn… Sau đó tính toán chi phí trung bình cho mỗi ứng viên tuyển được (Cost per Hire). Nếu chi phí vượt ngân sách dự kiến, bộ phận tuyển dụng cần xem xét lại cách phân bổ nguồn lực hoặc thay đổi chiến lược tuyển dụng nhằm tăng hiệu quả đầu tư.
Bước 5: Phân tích thời gian tuyển dụng trung bình
Cuối cùng, báo cáo cần chỉ rõ thời gian trung bình để hoàn tất một đợt tuyển dụng – từ lúc mở đơn cho đến khi ứng viên đi làm. Số liệu này giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ xử lý tuyển dụng của đội ngũ HR, đồng thời nhận diện được những khâu đang bị trì trệ. Với các vị trí tuyển lâu, cần phân tích nguyên nhân như: mô tả công việc chưa hấp dẫn, thị trường khan hiếm ứng viên hay trải nghiệm ứng viên chưa tốt, từ đó có giải pháp cải thiện cụ thể.
5. Thống kê kết quả tuyển dụng với LV SureHCS Hiring
LV SureHCS Hiring – một phân hệ tuyển dụng chuyên biệt trong hệ sinh thái quản trị nhân sự của Lạc Việt, mang đến giải pháp thống kê kết quả tuyển dụng tự động, minh bạch, chính xác – đặc biệt hữu ích khi cần theo dõi hiệu quả tuyển dụng theo từng chức danh hoặc vị trí.
Với LV SureHCS Hiring, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập hệ thống theo dõi kết quả tuyển dụng theo từng chức danh. Mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có một luồng quy trình riêng được cấu hình sẵn bao gồm: kế hoạch tuyển dụng – đăng tin – tiếp nhận CV – sàng lọc – phỏng vấn – đánh giá – trúng tuyển.
Một tính năng đột phá khác là LV AI Resume – công nghệ AI có thể bóc tách và phân tích dữ liệu từ mọi định dạng CV chỉ trong vài giây, bất kể ngôn ngữ hay định dạng. Hệ thống không chỉ hỗ trợ lọc ứng viên phù hợp mà còn thống kê tỷ lệ ứng viên đạt chuẩn đầu vào – một chỉ số then chốt để đánh giá chất lượng tuyển dụng theo thời gian.
Theo khảo sát của Glassdoor, thị trường tuyển dụng trên thế giới và cả Việt Nam đang có sự biến động lớn:
- 68,66% doanh nghiệp than phiền rằng ứng viên không đáp ứng yêu cầu.
- 18,67% doanh nghiệp chật vật tìm người phù hợp dù nhu cầu tuyển dụng tăng cao.
- Tỷ lệ tuyển dụng qua các trường đào tạo chỉ đạt 1-2%, cho thấy khoảng cách lớn giữa đào tạo và thực tiễn doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp vẫn đang loay hoay giữa những CV không phù hợp, quy trình tuyển dụng kéo dài lê thê hay nhân viên mới rời đi ngay trong thời gian onboarding, đã đến lúc bạn cần một giải pháp tuyển dụng thông minh, toàn diện hơn.
LV SureHCS Hiring – Hệ thống quản lý tuyển dụng tích hợp công nghệ AI thông minh
- Công nghệ LV AI Resume bóc tách toàn bộ dữ liệu mọi định dạng CV file – mọi ngôn ngữ, đưa vào phần mềm tạo hồ sơ ứng viên điện tử.
- Tìm kiếm hàng loạt CV theo yêu cầu chỉ mất vài giây bằng bộ lọc chuyên sâu theo từ khóa, không cần chuẩn mực.
- Tự động kết chuyển hồ sơ ứng viên xuống hệ thống quản lý tuyển dụng.
- Khai thác Candidate Pool qua trợ lý AI chuyên sâu để tìm nhanh ứng viên phù hợp (hỗ trợ các Prompt để nhân sự truy vấn nhanh và đúng).
- Xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp với trang thông tin việc làm, cổng thông tin dịch vụ ứng viên riêng biệt.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Trong thời đại mà mọi quyết định kinh doanh đều cần dựa trên dữ liệu chính xác, báo cáo tuyển dụng không còn là “bài tập thống kê” của phòng nhân sự, mà đã trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp: Kiểm soát hiệu quả tuyển dụng theo thời gian thực, tối ưu chi phí – nguồn lực, dự đoán xu hướng nhân sự, điều chỉnh kịp thời. Dù sử dụng mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng file excel thủ công hay hệ thống phần mềm chuyên biệt, điều cốt lõi vẫn là xây dựng tư duy tuyển dụng dựa trên dữ liệu.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
