Doanh nghiệp của bạn có đang gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình nhân sự? Bạn muốn biết tổng số nhân viên hiện tại, tỷ lệ biến động, hiệu quả tuyển dụng hay quỹ lương hàng tháng? Không chỉ đơn thuần là những con số, báo cáo nhân sự đầy đủ, chính xác sẽ giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất, tối ưu chi phí và xây dựng chiến lược phát triển nguồn lực bền vững.
Vậy báo cáo quản trị nhân sự gồm những nội dung nào? Doanh nghiệp có thể ứng dụng những mẫu báo cáo nào để tối ưu công tác quản trị nhân sự? Hãy cùng khám phá ngay qua bài viết của SureHCS!
1. Báo cáo nhân sự là gì?
Báo cáo nhân sự là tập hợp các dữ liệu, thông tin được thống kê và phân tích liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý theo dõi tình hình nhân sự, đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng ban, tối ưu chi phí nhân sự, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Báo cáo không chỉ là công cụ theo dõi số liệu mà còn đóng vai trò then chốt trong quản trị chiến lược nhân sự, giúp doanh nghiệp:
- Cung cấp số liệu về số lượng nhân viên, cơ cấu nhân sự, tỷ lệ tuyển dụng – nghỉ việc, doanh nghiệp nắm bắt toàn cảnh nguồn lực lao động và kịp thời điều chỉnh kế hoạch.
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát quỹ lương, chi phí tuyển dụng, đào tạo, đảm bảo sử dụng ngân sách hợp lý, tối đa hóa hiệu suất nhân viên.
- Phân tích dữ liệu tuyển dụng, đánh giá nguồn ứng viên hiệu quả, theo dõi tỷ lệ nghỉ việc để xây dựng chính sách thu hút, giữ chân nhân sự phù hợp.
- Hỗ trợ đo lường năng suất lao động, hiệu quả đào tạo, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thưởng – phạt công bằng kịp thời.
- Hỗ trợ theo dõi chế độ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, thời gian làm việc để tránh rủi ro về pháp lý và duy trì môi trường làm việc minh bạch.
2. Mẫu báo cáo nhân sự cần có nội dung gì?
Báo cáo nhân sự không chỉ đơn thuần là một bảng số liệu mà cần có nội dung cụ thể, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định. Dưới đây là những nội dung quan trọng cần có trong một báo cáo.
2.1 Tổng quan tình hình nhân sự
Báo cáo tổng quan nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn cảnh về nguồn lực lao động của mình. Thông qua báo cáo này, nhà quản lý có thể theo dõi sự phân bổ nhân sự, biến động lao động, xu hướng tuyển dụng trong công ty. Đây là cơ sở dữ liệu quan trọng giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân lực và điều chỉnh chiến lược nhân sự phù hợp.
Nội dung cần có trong báo cáo tổng quan nhân sự
- Tổng số nhân viên hiện tại theo từng phòng ban, chi nhánh, vị trí công việc.
- Cơ cấu nhân sự: Phân bổ nhân sự theo độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, thâm niên.
- Biến động nhân sự: Tuyển mới, thôi việc, điều chuyển, thăng chức trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Tỷ lệ duy trì và tỷ lệ nghỉ việc: Đánh giá mức độ ổn định của lực lượng lao động.
- Dự báo xu hướng nhân sự: Phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu tuyển dụng hoặc điều chỉnh chính sách nhân sự.
2.2 Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự
Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững không thể thiếu các chương trình đào tạo để nâng cao năng lực của nhân viên. Báo cáo đào tạo giúp đánh giá hiệu quả của các chương trình này, đảm bảo ngân sách đào tạo được sử dụng đúng mục đích, mang lại kết quả thực tế.
Nội dung cần có trong báo cáo đào tạo nhân sự
- Danh sách các khóa đào tạo đã triển khai trong kỳ báo cáo.
- Số lượng nhân viên tham gia đào tạo theo phòng ban, cấp bậc.
- Nội dung đào tạo: Chủ đề, thời gian, phương pháp giảng dạy.
- Chi phí đào tạo: Tổng chi phí, chi phí trung bình trên mỗi nhân viên.
- Đánh giá hiệu quả: Phản hồi của học viên, kết quả kiểm tra sau đào tạo, mức độ áp dụng vào công việc.
2.3 Báo cáo hiệu quả tuyển dụng cho các phòng ban
Tuyển dụng là một phần quan trọng của chiến lược nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Báo cáo nhân sự giúp đánh giá chất lượng tuyển dụng, hiệu suất của từng kênh tuyển dụng và xác định các điểm cần cải thiện.
Nội dung cần có trong báo cáo tuyển dụng
- Số lượng vị trí cần tuyển dụng theo phòng ban.
- Số lượng ứng viên ứng tuyển, nguồn ứng viên đến từ đâu (web tuyển dụng, mạng xã hội, giới thiệu nội bộ…).
- Tỷ lệ chuyển đổi qua từng vòng tuyển dụng: Phỏng vấn, thử việc, ký hợp đồng chính thức.
- Thời gian tuyển dụng trung bình cho từng vị trí.
- Chi phí tuyển dụng: Tổng ngân sách, chi phí trên mỗi ứng viên được tuyển.
2.4 Báo cáo thu nhập nhân sự
Quản lý quỹ lương là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo cân đối tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo nhân sự giúp theo dõi chi phí lương, thưởng, phúc lợi để đảm bảo doanh nghiệp có chính sách đãi ngộ hợp lý, thu hút và giữ chân nhân tài.
Nội dung cần có trong báo cáo thu nhập nhân sự
- Tổng quỹ lương theo tháng/quý/năm.
- Cơ cấu thu nhập: Lương cơ bản, thưởng KPI, phúc lợi, hoa hồng…
- So sánh quỹ lương giữa các phòng ban để đảm bảo sự công bằng nội bộ.
- Tỷ lệ tăng/giảm thu nhập của nhân viên qua các kỳ đánh giá.
- Chi phí bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, các khoản khấu trừ.
2.5 Báo cáo tình hình tuân thủ nội quy công ty
Mỗi doanh nghiệp đều có các quy định về giờ làm việc, chấm công, nghỉ phép, kỷ luật… Báo cáo tuân thủ nội quy giúp doanh nghiệp theo dõi mức độ chấp hành của nhân viên, từ đó có phương án điều chỉnh phù hợp để duy trì kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp.
Nội dung cần có trong báo cáo tuân thủ nội quy
- Tỷ lệ đi làm đúng giờ, tỷ lệ nhân viên đi trễ, nghỉ không phép.
- Số lượng vi phạm nội quy và các hình thức xử lý kỷ luật.
- Tỷ lệ nhân viên tuân thủ quy định về chấm công, thời gian làm việc.
- Số lần nhắc nhở/quyết định kỷ luật đối với từng cá nhân hoặc phòng ban.
3. Mẫu báo cáo tình hình nhân sự hỗ trợ công tác quản trị nguồn lực
Việc theo dõi tình hình nhân sự hiệu quả không thể thiếu các báo cáo tổng hợp định kỳ. Những báo cáo này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về nguồn lực lao động, đánh giá hiệu suất tuyển dụng, quỹ lương và mức độ tuân thủ nội quy.
Dưới đây là các mẫu báo cáo nhân sự quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần sử dụng.
3.1 File báo cáo nhân sự hàng tháng
Báo cáo nhân sự hàng tháng cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự trong công ty, giúp đánh giá các biến động nhân sự, tình trạng tuyển dụng, nghỉ việc hay năng suất lao động. Báo cáo này hỗ trợ nhà quản lý theo dõi sự thay đổi nhân sự liên tục, đánh giá mức độ ổn định và biến động nhân sự theo tháng, đồng thời cung cấp dữ liệu để kịp thời điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng, đào tạo.
Nội dung chính của báo cáo
- Tổng số nhân sự đầu kỳ và cuối kỳ.
- Số lượng nhân viên mới, nghỉ việc, thuyên chuyển.
- Biến động nhân sự theo phòng ban.
- Mức độ tuân thủ nội quy, chấm công.
- Tổng hợp tình hình lương, thưởng trong tháng.
3.2 Báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm
Báo cáo quản lý nhân sự 6 tháng đầu năm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về xu hướng nhân sự trong nửa năm, phản ánh sự thay đổi về lực lượng lao động, hiệu suất tuyển dụng và quỹ lương. Báo cáo này hỗ trợ đánh giá xu hướng nhân sự theo quý hoặc 6 tháng, điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng cho nửa năm sau, xác định phòng ban có tỷ lệ nghỉ việc cao để đưa ra giải pháp.
Nội dung chính của báo cáo
- Biến động nhân sự trong 6 tháng.
- Tổng số nhân viên tuyển mới, thôi việc, thăng chức, điều chuyển.
- Tình hình đào tạo và phát triển nhân sự.
- Hiệu suất tuyển dụng mức độ đáp ứng nhu cầu nhân lực.
3.3 Mẫu báo cáo tình hình nhân sự cuối năm
Báo cáo tình hình nhân sự cuối năm là tài liệu tổng hợp toàn diện về mọi khía cạnh nhân sự trong 12 tháng qua, giúp doanh nghiệp đánh giá chiến lược nhân sự. Báo cáo nhân sự này hỗ trợ xác định xu hướng nhân sự trong cả năm, đánh giá hiệu quả các chính sách nhân sự và xây dựng kế hoạch nhân sự cho năm tới.
Nội dung chính của báo cáo
- Tổng quan nhân sự cuối năm.
- Biến động nhân sự trong năm.
- Tình hình quỹ lương, thưởng, chế độ phúc lợi.
- Hiệu quả hoạt động tuyển dụng.
- Mức độ tuân thủ nội quy và văn hóa doanh nghiệp.
3.4 Báo cáo biến động tăng/giảm nhân sự
Báo cáo biến động nhân sự cung cấp chi tiết về số lượng nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, điều chuyển và thăng chức theo từng giai đoạn. Qua đó, doanh nghiệp xác định nguyên nhân biến động nhân sự, dự báo xu hướng nhân sự để điều chỉnh chiến lược, đánh giá mức độ ổn định của lực lượng lao động.
Nội dung chính của báo cáo
- Tổng số nhân viên tăng/giảm trong kỳ.
- Nguyên nhân biến động nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc, thuyên chuyển).
- Tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban.
- Phân tích xu hướng biến động nhân sự.
3.5 Mẫu báo cáo hiệu quả hoạt động tuyển dụng
Báo cáo hiệu quả hoạt động tuyển dụng đo lường mức độ hiệu quả của quá trình tuyển dụng, giúp đánh giá chiến lược tuyển dụng có đạt được mục tiêu hay không. Báo cáo nhân sự này hỗ trợ cải thiện quy trình tuyển dụng, xác định nguồn tuyển dụng hiệu quả nhất và tối ưu hóa chi phí tuyển dụng.
Nội dung chính của báo cáo
- Số lượng vị trí cần tuyển dụng và đã tuyển được.
- Tỷ lệ ứng viên đạt qua từng vòng.
- Thời gian trung bình để tuyển dụng thành công.
- Chi phí tuyển dụng trung bình trên mỗi ứng viên.
3.6 Mẫu báo cáo tình hình quỹ lương
Báo cáo tình hình quỹ lương giúp doanh nghiệp theo dõi ngân sách chi trả cho nhân viên theo từng kỳ, đảm bảo kiểm soát tốt chi phí nhân sự, phân tích mức lương trung bình của từng nhóm nhân viên, đánh giá tác động của quỹ lương đến tài chính công ty.
Nội dung chính của báo cáo
- Tổng chi phí quỹ lương theo tháng/quý/năm.
- Cơ cấu chi phí lương (lương cơ bản, thưởng, phụ cấp).
- Tỷ lệ lương trên doanh thu.
3.7 Mẫu báo cáo chấm công nhân viên
Báo cáo chấm công nhân viên theo dõi số ngày công thực tế làm việc của nhân viên, tình trạng đi muộn, nghỉ phép… giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ tuân thủ giờ làm việc, hỗ trợ tính lương chính xác và phát hiện các vấn đề kỷ luật.
Nội dung chính của báo cáo nhân sự
- Tổng số ngày công của nhân viên.
- Số lần đi muộn, nghỉ không phép.
- Phân tích xu hướng chấm công theo bộ phận.
3.8 Mẫu báo cáo về khen thưởng, kỷ luật
Báo cáo về khen thưởng, kỷ luật theo dõi các quyết định khen thưởng và xử lý kỷ luật trong doanh nghiệp, giúp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, kiểm soát tình hình kỷ luật công ty, cải thiện chính sách đãi ngộ cũng như quy tắc nội bộ.
Nội dung chính của báo cáo
- Số lượng nhân viên được khen thưởng.
- Số lượng nhân viên bị kỷ luật và lý do.
- Phân tích xu hướng khen thưởng, kỷ luật theo phòng ban.
TẢI MẪU BÁO CÁO NHÂN SỰ MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
4. LV SureHCS – Dashboard báo cáo nhân sự realtime trực quan
Trong kỷ nguyên số, dữ liệu không chỉ đơn thuần là thông tin mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Với hệ thống Dashboard báo cáo nhân sự realtime của LV SureHCS, doanh nghiệp có thể theo dõi sức khỏe nguồn nhân lực theo thời gian thực, giúp nhà quản lý hiểu rõ thực trạng nhân sự, tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc.
LV SureHCS giúp doanh nghiệp quản lý báo cáo nhân sự hiệu quả như thế nào?
- Dữ liệu nhân sự được thu thập, tổng hợp và hiển thị theo thời gian thực mà không cần thao tác thủ công. Doanh nghiệp nắm bắt ngay lập tức các biến động về nhân sự, quỹ lương, hiệu quả tuyển dụng… để kịp thời điều chỉnh chiến lược.
- Hệ thống sử dụng nền tảng Microsoft Power BI Premium để hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ sinh động, bảng thống kê dễ hiểu.
- Không cần chờ bộ phận nhân sự tổng hợp báo cáo, cấp quản lý có thể đăng nhập hệ thống và theo dõi dữ liệu theo thời gian, phòng ban, chi nhánh… tùy theo cấp bậc phân quyền.
- Nhà quản lý có thể thiết lập, tùy chỉnh các chỉ tiêu báo cáo theo từng giai đoạn, đối chiếu số liệu giữa các kỳ để phân tích xu hướng nhân sự.
- Hệ thống đảm bảo bảo mật dữ liệu nhân sự theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp doanh nghiệp yên tâm khi quản lý thông tin nội bộ.
Cứ mỗi tháng, phòng nhân sự lại quay cuồng với hàng loạt vấn đề:
- Vị trí trống kéo dàinhưng tuyển mãi không ra người phù hợp.
- Nhân viên nghỉ việc đột ngột khiến công việc đình trệ.
- Lương thưởng sai sót gây mất lòng tin.
- Chấm công vẫn phụ thuộc vào giấy tờ thủ công, dễ gian lận.
Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức này và xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, gắn kết?
LV SureHCS – Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện cho 1000+ doanh nghiệp
- Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện: Đăng tin miễn phí, tìm kiếm ứng viên không giới hạn và kết nối đa nền tảng; Cổng thông tin ứng viên hiện đại.
- Chuẩn hóa quy trình hội nhập: Truyền tải, cung cấp thông tin nội bộ đầy đủ; Theo dõi mức độ hòa nhập, phát triển và hiệu suất của nhân viên.
- Xây dựng chương trình phúc lợi trọn vẹn: Quản lý cơ cấu và tìm kiếm truy xuất nhanh hồ sơ nhân sự; Linh hoạt trong Chấm công – Lương – Thưởng – Bảo hiểm – Thuế TNCN; Hệ thống báo cáo công việc đa dạng, chính xác.
- Đánh giá nhân viên và hoạch định nhân tài: Đo lường năng suất chính xác; Thiết lập khung năng lực cốt lõi từ đó xây dựng yêu cầu đào tạo phát triển.
- Quản lý đào tạo và phát triển: Cho phép xây dựng lộ trình phát triển cá nhân; chương trình học và thi trực tuyến; Quản lý, theo dõi và đánh giá kết quả sau đào tạo.
- Quản lý Offboarding chuyên nghiệp: Quy trình bàn giao nhanh chóng; Dữ liệu và hồ sơ nhân viên được lưu trữ toàn diện; Khảo sát mức độ hài lòng xuyên suốt vòng đời nhân viên;
XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI ĐÂY
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Báo cáo nhân sự không chỉ là một bảng số liệu đơn thuần mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. Từ việc theo dõi biến động nhân sự, đánh giá hiệu quả tuyển dụng, tối ưu quỹ lương đến xây dựng chiến lược phát triển nguồn lực – tất cả đều cần đến những báo cáo chi tiết, trực quan. Với Dashboard báo cáo quản lý nhân sự realtime của LV SureHCS, doanh nghiệp có thể tự động hóa, trực quan hóa và linh hoạt tùy chỉnh dữ liệu nhân sự, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất, đồng thời kiểm soát nguồn lực hiệu quả hơn bao giờ hết.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
