Thế giới đang trong vòng xoáy của một cuộc cách mạng lớn lao; đại để là việc nào cũng làm na ná như khi chuyển từ nông nghiệp sang công nghiệp vậy. Nhưng khác với những lần chuyển đổi lao động trước đây – phụ thuộc máy móc vật lý – cách mạng kiểu mới này phụ thuộc vào thiết bị kỹ thuật số. Các công nghệ như Robotic Process Automation (RPA) và Artificial Intelligence (AI); đang mở ra chân trời mới cho nhiều doanh nghiệp (DN) và nhân viên của họ trên toàn cầu. Cụ thể là gánh vác những việc thường lệ hay lặp đi lặp lại; để họ có thời giờ tập trung vào những hoạt động chiến lược, sáng tạo, có giá trị hơn. Nói cách khác, đó mới là những việc mà họ thực sự muốn làm.
Vì xu hướng tự động hóa đang thăng hoa và AI đang mang lại nhiều lựa chọn mới, phù hợp với công việc hơn. Nên ngành nhân sự (HR) có cơ hội; thậm chí có trách nhiệm phải giới thiệu các công nghệ này rồi chứng minh xem chúng giúp cho nhân viên tăng năng suất; gặt hái thành công và hài lòng như thế nào?. HR là môi trường tự nhiên để thử nghiệm công nghệ mới này. Vì đó chính là khuôn mẫu để nhân viên tác nghiệp. Nếu vậy, phòng HR phải biết gì về Robotic Process Automation (RPA)? Phải ứng dụng RPA như thế nào cho có hiệu quả? Và đưa RPA đến với nhân viên cách nào tốt nhất? Chúng ta tìm hiểu xem nhé.
1. Thế nào là Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA) ra đời với tính cách là một công nghệ số then chốt để xúc tiến phương pháp làm việc kiểu mới. Hiện nay hầu hết các công ty Fortune 10 đều có sử dụng RPA về một phương diện nào đó. Nhờ có RPA, nhiều nơi đã lập cấu hình cho robot phần mềm thực hiện các tác vụ máy tính theo quy tắc/quy trình như ý muốn của con người. Robot phần mềm biết điền thông tin vào hồ sơ; đọc và gửi email; nhập liệu vào các ứng dụng của doanh nghiệp và nhiều hơn thế nữa.
Mặc dù RPA là một công cụ vô cùng quan trọng. Nhưng vẫn còn không ít người băn khoăn, hoài nghi về RPA và cách thức sử dụng công nghệ này.
Ví dụ:
Có nhiều nhân viên mắc phải những quan niệm sai lầm thường gặp. Chẳng hạn: Chúng ta đang bàn về robot vật lý: Sai rồi. RPA là phần mềm chứ đâu phải robot có hình dáng như con người đi làm nhân viên cho hãng này hãng kia. Chẳng qua nó có trang bị nhiều linh kiện để làm được công việc của con người. Chẳng hạn gửi email, nhưng là hoạt động trên máy tính chứ có hình dáng gì đâu. Phần mềm được lập trình để bắt chước con người làm việc với các ứng dụng trên máy tính. Nhưng cái này là làm việc bằng kỹ thuật số.
- Quy trình được tự động hóa:
Đúng vậy nhưng không chỉ có vậy. Robotic Process Automation không chỉ xử lý công việc theo quy trình mà còn chú trọng đến tác vụ và mức độ thực hiện nhiều hơn là quy trình hoặc quy trình con. Một quy trình từ A đến Z vẫn cần có con người quyết định, can thiệp vào. Kể cả trường hợp đặc biệt RPA không hoạt động độc lập được. Có robot, các quy trình mà con người phải thực hiện sẽ đơn giản đi hẳn.
- Công việc được tự động hóa:
Đến đây lại có một lời giải đáp tinh tế hơn nữa. Có RPA, các tác vụ được tự động hóa chứ không phải công việc được tự động hóa. Hầu như công việc nào cũng có hàng loạt trách nhiệm phải thực hiện thông qua dự án, sáng kiến và chương trình. Công việc nào cũng có nhiều tác vụ theo quy tắc, lặp đi lặp lại. Phải tuân thủ và hoàn thành chính xác các bước quy định rồi mới đến công việc mà chuyên viên HR đã được huấn luyện để thực hiện. RPA thực hiện vài tác vụ trong số này thì được chứ công việc lớn hơn thì không.
Vậy đâu là môi trường thử nghiệm ứng dụng RPA chuẩn xác và thích hợp nhất? Theo dõi bài viết của SureHCS để tìm câu trả lời nhé!
2. HR là môi trường thử nghiệm Robotic Process Automation (RPA)
HR có thể là khuôn mẫu cho các phòng/ban khác trong DN. Là môi trường thử nghiệm trước khi phổ biến RPA trong toàn DN. RPA có thể làm cho chuyên viên HR được tôn vinh. Nói chung, phòng HR vẫn gánh cả đống công việc thường lệ; lặp đi lặp lại nhưng đó chính là những công việc vô cùng cần thiết để duy trì hoạt động của DN. Công việc loại này hoàn toàn phù hợp với RPA. Và nếu tự động hóa thì nhân viên HR sẽ có thời giờ tập trung vào những việc cần đến kỹ năng giao tiếp, ích lợi hơn nhiều.
Chẳng hạn như:có một nhà cung cấp dịch vụ HR tầm cỡ hợp tác với UiPath triển khai một đợt robot phần mềm để tự động hóa hàng loạt quy trình xác minh nhân viên.
Tuy mỗi quy trình đều có nhiều quy trình con nhưng tất cả đều phải dùng phương pháp thủ công lập lịch hẹn; kiểm tra và scan tài liệu; nhập liệu vào hệ thống của công ty. Nhờ tự động hóa nên việc tiêu chuẩn hóa các quy trình đã được nâng lên tầm cao hơn. Kết quả là nhân viên có thêm thời giờ phân tích những thông tin đáng giá.
Vậy nhờ đâu nhóm HR xác định được những quy trình cần tự động hóa?
HR phải phối hợp với ban lãnh đạo DN ấn định mục tiêu cho lộ trình tự động hóa. Ví dụ: Xây dựng giá trị DN; giảm chi phí hoạt động; tăng cường vị thế cạnh tranh; kết hợp với IT theo xu hướng triển khai phù hợp với mọi thời đại; tốc độ triển khai nhanh; đáp ứng các tiêu chuẩn về tuân thủ và kiến trúc doanh nghiệp. Từ đó HR mới có cơ sở hợp tác với IT xác định những quy trình cần tự động hóa.
Ví dụ: Nhờ có Robotic Process Automation, phòng HR:
- Dễ lập bảng lương: Có một nhà cung cấp dịch vụ HR tự động hóa 90% những việc trước kia phải làm khi lập bảng lương. Nay robot biết xử lý mọi thay đổi trên bảng lương qua email của khách hàng, rồi tự động nhập liệu vào hệ thống SAP.
- Giảm được thời gian onboarding: Có công ty nọ nhờ RPA mà giảm được thời gian onboarding từ 30 phút còn 3-4 phút/nhân viên. Rốt cuộc nhờ vậy khỏi cần thời gian rà soát và sửa lỗi nữa.
- Tăng tiến độ thu hút nhân tài: RPA thường được các chuyên viên thu hút nhân tài sử dụng. Để ít tốn thời gian tìm kiếm, đánh giá ứng viên mà lại có nhiều thời giờ gặp gỡ các ứng viên đạt yêu cầu.
3. Bằng cách nào HR xây dựng được quan niệm cải tiến tự động hóa trong nội bộ?
Nhờ đáp ứng nhanh và rõ rệt nên RPA càng ngày càng phổ biến trong nhiều ngành, nhiều đơn vị trên toàn thế giới. Giới chức đầu ngành cũng bắt đầu nhận ra rằng robot và con người phải hợp tác chặt chẽ với nhau. Tất cả nhân viên đều được lợi khi có robot riêng. Đâu đâu người ta cũng muốn mỗi nhân viên có một robot. Chẳng khác nào Microsoft thuở ban đầu có ý tưởng nhà nào cũng có một máy tính. Robot phải liên tục học hỏi, điều chỉnh phù hợp với nhu cầu công việc không ngừng thay đổi, y như con người. Tuy nhiên, robot đã gánh vác những tác vụ lặp đi lặp lại thay cho con người. Thì HR và giới lãnh đạo DN cân nhắc xem nhân viên của mình nên sử dụng thời giờ tiết kiệm sao cho khôn ngoan.
Chuyên viên HR đi tiên phong với Robotic Process Automation không những thành công trong vai trò của mình hơn. Mà còn giúp cho RPA dễ được đón nhận trong toàn DN nữa. Có các sáng kiến tự động hóa đang khởi sắc, chuyên viên HR càng dễ truyền kinh nghiệm xây dựng quan niệm cải tiến tự động hóa cho các phòng/ban khác hơn.
Vì lẽ đó, HR nên:
- Làm cho nhân viên hết lo sợ vì cứ ngỡ tự động hóa thì con người bị thế chỗ. Tuy tự động hóa có cái hay nhưng vẫn còn một số người sợ công ăn việc làm vì vậy mà lỗi thời. Thực tế cho thấy, nếu phát huy tác dụng tối đa thì tự động hóa chẳng những không đẩy nhân viên ra đường mà còn là công cụ giúp họ làm việc giỏi hơn hẳn cho dù đang ở cương vị nào.
- Nếu muốn nhân viên hết lo lắng hết ngộ nhận. Phòng HR phải tuyên truyền cho mọi người biết công nghệ tự động hóa có tiềm năng to lớn ra sao?. Không những nói mà phải cho thấy sử dụng RPA như thế nào để nâng cao vai trò của họ.
- Lấy nhân viên làm trọng tâm. Muốn triển khai tự động hóa thành công thì phải lấy nhân viên làm trọng tâm. Cụ thể là, phòng HR tổ chức các buổi nói chuyện với đồng sự. Nhằm xác định xem phần nào trong công việc của họ được lợi nếu tự động hóa để họ cảm thấy an tâm khi có thay đổi.
- Triển khai huấn luyện sao cho nhân viên cảm thấy họ có quyền sử dụng RPA. Một khi nhân viên đã ủng hộ tự động hóa thì phòng HR phải bảo đảm huấn luyện họ sử dụng RPA.
Kết quả khảo sát của UiPath với hơn 4.500 nhân viên thuộc nhiều DN trên toàn thế giới cho thấy:
Hơn phân nửa số này lo ngại mất việc trong vòng 5 năm tới vì kỹ năng của họ sẽ bị lỗi thời. Cũng do cuộc khảo sát đó mới biết 86% nhân viên mong muốn giới chủ nhân tạo điều kiện cho họ nắm bắt kỹ năng mới. Trong khi 68% cho rằng năng suất của họ có thể tăng lên nếu tự động hóa. Nói chung, người lao động trên toàn thế giới rất muốn có cơ hội học các kỹ năng mới. Bởi vậy trách nhiệm của HR là phải tạo cơ hội đó cho họ.
Ngoài việc quy định đào tạo Robotic Process Automation là một tiêu chuẩn trong quy trình onboarding. HR còn phải điều phối đào tạo RPA cho nhân viên đương nhiệm nữa. Hiện đang có không ít chương trình đào tạo online và cấp chứng chỉ về tự động hóa; thậm chí có cả một số chương trình miễn phí. Từ các sáng kiến này, các công ty có thể giúp cho nhân viên của mình không những tự tin; có đầy đủ kỹ năng cần thiết để ứng dụng tự động hóa thành công mà còn thăng tiến trong nghề nghiệp nữa.
4. Khởi động
Mấy năm qua thị trường Robotic Process Automation đã phát triển vượt bậc, bởi vậy biết đâu DN của bạn có chương trình RPA rồi cũng nên. Đầu tiên là phải tìm một Trung tâm xuất sắc (CoE) về RPA trong nội bộ của bạn. Đã có không ít công ty lập CoE để tập trung quản lý chương trình tự động hóa của mình. Có CoE thì mới bảo đảm sáng kiến tự động hóa thành công được.
Nếu chưa lập CoE thì có thể thử nghiệm RPA bằng cách chọn vài quy trình rồi phối hợp với một nhà thiết kế lập kế hoạch tự động hóa cho các quy trình này. Công nghệ RPA tương đối đơn giản đối với cán bộ thiết kế nội bộ của bạn có lẽ không khó lắm. Nếu cần có thể mời chuyên viên RPA đến giúp cũng được. Đây mới là lúc cần tự động hóa hơn bao giờ cả.
Đại dịch toàn cầu đang làm cho thị trường và công cuộc kinh doanh phải chịu thêm nhiều áp lực. Nhưng chính vì vậy càng có nhiều cơ hội tự động hóa hơn. Mặc dù chưa có công ty nào dự trù được tình cảnh trì trệ bi đát như thời COVID-19 này. Nhưng hẳn là các ứng dụng và khả năng linh hoạt của RPA sẽ đáp ứng được nhu cầu mới. Nhu cầu chuyên biệt, nhu cầu không ngừng thay đổi ở các doanh nghiệp. Chuyên viên HR mà dẫn dắt hành trình tự động hóa này thì chắc chắn kinh nghiệm của họ rất có ích cho các phòng/ban khác trong doanh nghiệp. Bây giờ chưa tự động hóa thì phải đợi đến bao giờ nhỉ?
By: Diego Lomanto, Vice President of Product Marketing for UiPath
Dịch bởi Nhóm Nội dung-Công ty CPTH Lạc Việt
Bài viết liên quan:
