5 Bước quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên chuẩn quy định pháp luật 2025

Mỗi lần cần tìm một hồ sơ nhân viên, phòng nhân sự của doanh nghiệp mất bao lâu?” Nếu câu trả lời là hơn 30 phút, thì có lẽ quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên đang gặp vấn đề. Thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn duy trì phương pháp lưu trữ thủ công hoặc trên giấy, dẫn đến hàng loạt hệ lụy như mất mát tài liệu, khó khăn khi tra cứu, thậm chí là vi phạm quy định pháp lý. Một quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học không chỉ giúp tối ưu công tác quản lý nhân sự mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 

Cùng SureHCS tìm hiểu tình trạng lưu trữ hồ sơ nhân sự tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Và đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp khắc phục những hạn chế này? 

1. Hiện trạng quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên tại các doanh nghiệp Việt

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa có một quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên bài bản. Việc lưu trữ thông tin chủ yếu được thực hiện theo hình thức thủ công hoặc lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy. Theo một khảo sát gần đây, chỉ có 30% doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, trong khi phần lớn các tổ chức vẫn duy trì phương pháp lưu trữ thủ công, tài liệu giấy.

Thiếu sự tổ chức và phân loại rõ ràng
Một trong những vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp Việt Nam gặp phải chính là việc thiếu tổ chức trong lưu trữ hồ sơ nhân viên. Hồ sơ thường được lưu trữ một cách rời rạc, không theo bất kỳ tiêu chuẩn hay phân loại cụ thể nào. Điều này khiến cho quá trình tìm kiếm thông tin trở nên tốn thời gian dễ xảy ra sai sót. Trong một khảo sát của Trung tâm Nghiên cứu Nhân sự, có tới 45% doanh nghiệp phản ánh rằng việc tìm kiếm hồ sơ nhân viên mất hơn 30 phút mỗi lần, dẫn đến hiệu suất công việc bị giảm sút.

Vấn Đề Bảo Mật Thông Tin
Bảo mật luôn là vấn đề quan trọng, đặc biệt là đối với các dữ liệu cá nhân nhạy cảm của nhân viên. Các doanh nghiệp vẫn chủ yếu lưu trữ hồ sơ dưới dạng giấy, điều này tiềm ẩn rủi ro cao. Một nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng gần 60% các công ty nhỏ và vừa không có phương pháp bảo mật hồ sơ nhân viên hiệu quả, dẫn đến nguy cơ thất lạc hoặc bị truy cập trái phép. Những hồ sơ này có thể bị mất mát trong các tình huống thiên tai, cháy nổ, hoặc đơn giản là bị người ngoài truy cập khi không có sự kiểm soát chặt chẽ.

Không Đáp Ứng Yêu Cầu Pháp Lý
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các doanh nghiệp cần lưu trữ thông tin của nhân viên trong một thời gian nhất định, đặc biệt là các hồ sơ liên quan đến hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, các giấy tờ liên quan đến chế độ đãi ngộ. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp không có hệ thống lưu trữ hồ sơ đầy đủ, hợp pháp, điều này có thể dẫn đến việc vi phạm các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, khiến doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm pháp lý khi có sự cố xảy ra.

Tình trạng lưu trữ hồ sơ nhân viên tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn khá lộn xộn và thiếu khoa học. Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải các vấn đề về bảo mật, tổ chức, tuân thủ pháp lý. Việc không có một quy trình rõ ràng, hệ thống gây khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, tạo ra nhiều rủi ro cho tổ chức. Chính vì vậy, việc thiết lập một quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả, khoa học là vô cùng cần thiết để đảm bảo an toàn, tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.

2. Vì sao cần thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên?

Lưu trữ hồ sơ nhân viên không phải chỉ là một hoạt động quản lý thông thường trong công tác nhân sự. Đây là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, đáp ứng được yêu cầu pháp lý, tăng cường hiệu quả công việc. Dưới đây là những lý do vì sao mỗi doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, cần thiết lập một quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên rõ ràng và khoa học:

• Đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân: Hồ sơ nhân viên chứa nhiều thông tin nhạy cảm. Việc lưu trữ không bài bản dễ dẫn đến rò rỉ dữ liệu, làm mất lòng tin, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Lưu trữ khoa học giúp bảo mật tốt hơn, hạn chế truy cập trái phép.
• Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc: Lưu trữ hồ sơ khoa học giúp dễ dàng tra cứu, tiết kiệm thời gian so với tìm kiếm thủ công. Việc số hóa hồ sơ có thể giảm tới 80% thời gian xử lý, theo nghiên cứu của Harvard Business Review.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý: Hồ sơ nhân viên liên quan đến nhiều quy định pháp luật như thuế, bảo hiểm, hợp đồng lao động. Lưu trữ đúng cách giúp doanh nghiệp tránh vi phạm, dễ dàng kiểm soát tính tuân thủ.
• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên: Hệ thống lưu trữ rõ ràng giúp truy xuất thông tin ứng viên cũ, đánh giá quá trình làm việc, hỗ trợ đưa ra quyết định tuyển dụng hay thăng tiến chính xác.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát hồ sơ: Thiên tai, cháy nổ, hoặc sai sót con người có thể gây mất hồ sơ. Lưu trữ số hóa trên phần mềm giúp đảm bảo an toàn và khả năng khôi phục dữ liệu khi cần.
• Tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển bền vững: Khi quy mô nhân sự tăng, lưu trữ hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, hạn chế sai sót, dễ mở rộng quy mô. Theo McKinsey, doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ tốt dễ thích ứng, phát triển dài hạn.

3. 5 Bước quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên chuẩn theo quy định

Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình lưu trữ khoa học, rõ ràng. Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian tra cứu, đảm bảo tính chính xác, bảo mật, tuân thủ các quy định pháp luật.

Dưới đây là 5 bước quan trọng trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên mà doanh nghiệp cần thực hiện:

• Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân viên
• Bước 2: Chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự
• Bước 3: Sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học
• Bước 4: Tiến hành lưu trữ
• Bước 5: Quản lý, kiểm tra và cập nhật

Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân viên

Phân loại hồ sơ là bước quan trọng để đảm bảo tính hệ thống của quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên, giúp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần. Tùy vào nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, có thể chia hồ sơ nhân viên thành các nhóm sau:

• Hồ sơ cá nhân: Thông tin cơ bản về nhân viên như sơ yếu lý lịch, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, bằng cấp, chứng chỉ.
• Hồ sơ hợp đồng: Bao gồm hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, thuyên chuyển, kỷ luật.
• Hồ sơ lương – thưởng: Phiếu lương, quyết định tăng lương, bảng chấm công, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.
• Hồ sơ đào tạo: Kế hoạch đào tạo, chứng nhận hoàn thành khóa học, năng lực chuyên môn của nhân viên.
• Hồ sơ đánh giá hiệu suất: Bảng đánh giá KPI, phản hồi của cấp trên, kế hoạch phát triển cá nhân.

Việc phân loại hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, kiểm soát thông tin khi cần thiết.

Bước 2: Chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi phân loại, doanh nghiệp cần quyết định hình thức lưu trữ hồ sơ nhân viên sao cho phù hợp với quy mô, nhu cầu quản lý của mình. Có hai hình thức lưu trữ chính:

Lưu trữ hồ sơ nhân viên dạng giấy

• Sử dụng tủ hồ sơ chuyên dụng, có khóa bảo mật.
• Sắp xếp theo thứ tự ABC hoặc theo phòng ban, chức danh.
• Đảm bảo môi trường lưu trữ khô ráo, tránh ẩm mốc, cháy nổ.
• Phân quyền truy cập, tránh việc thất thoát hồ sơ quan trọng.

Lưu trữ hồ sơ nhân viên điện tử (số hóa)

• Quét tài liệu và lưu trữ dưới dạng PDF, Excel, hoặc các định dạng phù hợp.
• Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để lưu trữ, bảo mật và dễ dàng truy xuất.
• Thiết lập phân quyền truy cập theo vai trò của từng nhân viên.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát khi có sự cố.

Việc lựa chọn phương thức lưu trữ cần căn cứ vào quy mô doanh nghiệp, ngân sách, yêu cầu bảo mật dữ liệu.

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học

Sau khi lựa chọn phương thức lưu trữ, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống sắp xếp hợp lý để dễ dàng truy xuất và kiểm soát dữ liệu.

• Với hồ sơ giấy: Sắp xếp theo thư mục riêng biệt, có nhãn đánh dấu rõ ràng (ví dụ: “Hợp đồng lao động – Phòng Kế toán”).
• Với hồ sơ điện tử: Thiết lập cấu trúc thư mục trên hệ thống quản lý nhân sự. Một số nguyên tắc sắp xếp khoa học gồm:
  • Theo năm/tháng tuyển dụng (VD: “2025 – Hồ sơ nhân viên mới”).
  • Theo phòng ban, chức vụ.
  • Theo trạng thái làm việc (đang làm việc, nghỉ việc, thử việc).

Bước 4: Tiến hành lưu trữ

Sau khi phân loại và sắp xếp hợp lý, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên theo kế hoạch đã đặt ra.

• Hồ sơ giấy: Được đóng bìa, dán nhãn, lưu trong tủ hồ sơ theo quy tắc.
• Hồ sơ điện tử: Được nhập lên hệ thống phần mềm, có mã số để dễ dàng tra cứu.
• Quy định truy cập: Chỉ những người có quyền hạn mới được truy xuất thông tin quan trọng.
• Sao lưu định kỳ: Nếu sử dụng hệ thống điện tử, cần sao lưu định kỳ trên nền tảng cloud hoặc ổ cứng bảo mật.

Bước 5: Quản lý, kiểm tra và cập nhật

Lưu trữ hồ sơ không phải là một quá trình tĩnh. Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật, kiểm tra, loại bỏ những hồ sơ không còn phù hợp.

• Cập nhật định kỳ: Khi nhân viên thay đổi thông tin cá nhân, hợp đồng, mức lương, cần điều chỉnh hồ sơ kịp thời.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ, đúng quy định pháp luật.
• Lưu trữ hồ sơ cũ: Các hồ sơ nhân viên nghỉ việc vẫn cần được lưu trữ theo thời hạn quy định.
• Đánh giá hiệu quả hệ thống lưu trữ: Xác định phương pháp nào đang hoạt động tốt và cải thiện nếu cần.

Theo quy định của Bộ Luật Lao Động, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ nhân viên tối thiểu 05 năm sau khi người lao động nghỉ việc. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, chế độ đãi ngộ hay tranh chấp lao động.

4. 2 Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học thông dụng

Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên là một trong những công việc quan trọng của bộ phận nhân sự. Tùy vào quy mô, mô hình hoạt động và nguồn lực, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai phương thức lưu trữ chính: lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống hoặc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự để số hóa dữ liệu. Mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với từng điều kiện cụ thể.

4.1 Lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới dạng giấy truyền thống

Phương pháp lưu trữ hồ sơ giấy là cách làm phổ biến ở nhiều doanh nghiệp truyền thống hoặc có hệ thống nhân sự chưa ứng dụng công nghệ cao.

Ưu điểm:

• Không cần đầu tư vào phần mềm, chỉ cần trang bị tủ hồ sơ, bìa kẹp, kho lưu trữ.
• Một số giấy tờ quan trọng như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm vẫn cần bản cứng để đảm bảo tính pháp lý.
• Các công ty có ít nhân viên, quy trình nhân sự đơn giản có thể dễ dàng quản lý bằng hồ sơ giấy.

Nhược điểm:

• Khi số lượng nhân viên tăng, hồ sơ giấy chiếm nhiều không gian, khó quản lý.
• Việc tìm kiếm hồ sơ thủ công mất thời gian, dễ gây thất lạc tài liệu quan trọng.
• Hồ sơ có thể bị ảnh hưởng bởi ẩm mốc, cháy nổ, mối mọt hoặc sai sót trong quá trình lưu trữ.
• Hồ sơ giấy có nguy cơ bị truy cập trái phép hoặc mất mát nếu không có biện pháp bảo vệ phù hợp.

4.2 Tối ưu quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên với phần mềm nhân sự

Trước những hạn chế của phương pháp lưu trữ giấy, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng phần mềm quản lý nhân sự. Đây là giải pháp hiện đại, giúp tối ưu quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc của phòng nhân sự.

Ưu điểm:

• Không cần kho lưu trữ, tất cả dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống số hóa hoặc cloud.
• Chỉ mất vài giây để truy xuất thông tin nhân sự thay vì phải lật từng trang hồ sơ giấy.
• Áp dụng phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu giúp bảo vệ thông tin nhân viên tốt hơn.
• Hệ thống có thể tích hợp với các phần mềm tính lương, bảo hiểm để cập nhật thông tin nhân viên nhanh chóng.
• Không còn lo về cháy nổ, mối mọt hay thất lạc giấy tờ.
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên theo quy định của pháp luật, dễ dàng xuất báo cáo khi cần thiết.

Nhược điểm:

• Doanh nghiệp cần chi phí để triển khai hệ thống và đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm.
• Nếu không có quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên sao lưu dữ liệu tốt, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi hệ thống gặp sự cố.
• Nếu không có giải pháp bảo mật mạnh mẽ, thông tin nhân sự có thể bị rò rỉ hoặc đánh cắp.

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, doanh nghiệp, cần một giải pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên an toàn, phải đảm bảo tính nhanh chóng, khoa học và dễ dàng truy xuất. Đây chính là lý do phần mềm quản lý nhân sự LV SureHCS trở thành một lựa chọn tối ưu, giúp quản lý thông tin nhân viên xuyên suốt vòng đời làm việc trên nền tảng số.

Thay vì phải loay hoay tìm kiếm hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể lưu trữ hơn 40 loại thông tin nhân viên trên hệ thống số hóa của SureHCS. Mọi thông tin từ hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, khen thưởng, kỷ luật… đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp phòng nhân sự dễ dàng quản lý, theo dõi.

Phần mềm giúp lưu trữ toàn bộ hợp đồng lao động của nhân viên, đồng thời tự động cảnh báo khi sắp đến hạn hoặc hết hạn hợp đồng, nhắc nhở gia hạn đúng thời điểm. Ngoài ra, SureHCS còn hỗ trợ ký hợp đồng điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

5. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự an toàn mới nhất 2025

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên một cách hệ thống, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Năm 2025, các yêu cầu về bảo mật, thời gian lưu trữ và hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự tiếp tục được cập nhật nhằm đáp ứng sự phát triển của công nghệ và các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Dưới đây là những quy định quan trọng về lquy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên mà doanh nghiệp cần tuân thủ.

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự bản cứng (hồ sơ giấy)

• Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức phải được bảo quản vĩnh viễn.
• Hồ sơ nhân sự lao động hợp đồng phải được lưu trữ ít nhất 5 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng. Hồ sơ bao gồm: sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ giải quyết nghỉ việc, v.v.
• Doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo hồ sơ được sắp xếp hợp lý, dễ tra cứu, tránh hư hỏng.

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử

Theo Khoản 3, Điều 13, Luật số 01/2011/QH13, có những nguyên tắc quan trọng trong lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử:

• Hồ sơ nhân sự được số hóa không có giá trị thay thế cho bản gốc giấy.
• Tài liệu điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào để đảm bảo tính xác thực và bảo mật.
• Không được hủy bản gốc giấy nếu tài liệu đó có giá trị bảo quản vĩnh viễn, ngay cả khi đã số hóa.

Quy định về bảo mật và an toàn dữ liệu nhân sự

• Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP để đảm bảo thông tin nhân viên không bị lộ lọt, sử dụng sai mục đích.
• Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử phải có các lớp bảo mật như mã hóa, phân quyền truy cập, sao lưu dữ liệu định kỳ.

Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên không chỉ là một phần trong công tác quản lý nhân sự mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính bảo mật, tuân thủ pháp lý và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Việc tiếp tục duy trì phương pháp lưu trữ thủ công làm gia tăng rủi ro mất mát dữ liệu, khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức về pháp lý, quản lý. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp cần xem xét áp dụng giải pháp lưu trữ hồ sơ hiện đại, khoa học, an toàn hơn, chẳng hạn như số hóa dữ liệu, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh