5 ứng dụng AI trong quản lý nhân sự CẢI TIẾN quy trình quản lý

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự không còn là một lựa chọn, mà đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Từ tuyển dụng, đào tạo đến quản lý hiệu suất, AI đang thay đổi cách doanh nghiệp vận hành bộ phận nhân sự, giảm thiểu công việc thủ công, tăng tốc độ ra quyết định, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên.

Xem ngay 7 ứng dụng của công nghệ AI trong công tác quản lý nhân sự qua bài viết của SureHCS.

1. AI tác động đến chức năng quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp ở Việt Nam

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng được tích hợp vào các hoạt động quản lý nhân sự (HR) trên toàn cầu, mang lại nhiều lợi ích như tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất. Theo khảo sát của Business News Daily, phần lớn các lãnh đạo nhân sự đã ứng dụng AI trong các quy trình như quản lý hồ sơ nhân viên (78%), xử lý lương – phúc lợi (77%), tuyển dụng (73%), quản lý hiệu suất (72%), tiếp nhận nhân viên mới (69%).​

Tại Việt Nam, việc ứng dụng AI trong quản lý nhân sự cũng đang được quan tâm. Trí tuệ nhân tạo tác động đến chức năng quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp ở Việt Nam, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường lao động ngày càng biến động. Tuy nhiên, theo báo cáo của Cisco, tỷ lệ doanh nghiệp Việt Nam sẵn sàng cho việc áp dụng AI đã giảm từ 27% năm 2023 xuống còn 22% năm 2024, cho thấy vẫn còn nhiều thách thức trong việc triển khai AI.

2. 7 ứng dụng AI trong quản lý nhân sự CẢI TIẾN quy trình quản lý

Trí tuệ nhân tạo đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

Vậy AI có thể ứng dụng vào những khía cạnh nào của quản lý nhân sự? Dưới đây là 7 ứng dụng quan trọng của AI giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành. 

1. Ứng dụng AI trong công tác quản lý tuyển dụng nhân sự
2. Ứng dụng AI trong đào tạo và phát triển nhân sự
3. Ứng dụng AI trong công tác quản lý hành chính nhân sự
4. Ứng dụng AI quản lý chương trình phúc lợi
5. Ứng dụng AI trong tác vụ đánh giá nhân sự
6. AI hỗ trợ hoạt động đào tạo hội nhập nhân sự mới
7. Ứng dụng AI cải thiện trải nghiệm nhân viên

2.1 Ứng dụng AI trong công tác quản lý tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng luôn là bài toán khó đối với doanh nghiệp, đặc biệt là khi phải xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hồ sơ ứng viên để tìm ra nhân tài phù hợp. AI đã làm thay đổi hoàn toàn cách thức tuyển dụng truyền thống.

• Thay vì dành hàng giờ để xem xét từng hồ sơ, AI có thể phân tích và đánh giá hàng loạt CV chỉ trong vài giây, dựa trên các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra.
• Các trợ lý ảo có thể tương tác với ứng viên 24/7, trả lời câu hỏi, thu thập thông tin, sắp xếp lịch phỏng vấn tự động. Điều này giúp nhà tuyển dụng giảm tải công việc, mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho ứng viên.
• AI không chỉ đánh giá dựa trên thông tin ứng viên cung cấp, mà còn có thể khai thác dữ liệu từ các nguồn như LinkedIn hoặc đánh giá trực tuyến để đưa ra dự đoán chính xác về khả năng thành công của ứng viên trong công ty.

Trong một thị trường tuyển dụng đầy cạnh tranh, việc tìm kiếm và thu hút nhân tài “nhanh – đúng” là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. LV SureHCS Hiring – phần mềm quản lý tuyển dụng tiên phong ứng dụng AI trong quản lý nhân sự, không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn nâng cao đáng kể hiệu quả tuyển dụng.

Với các tính năng ưu việt sau:

• Quản lý hồ sơ ứng viên thông minh với LV AI Resume – AI tự động phân tích, bóc tách dữ liệu từ mọi loại CV, mọi ngôn ngữ, tạo hồ sơ ứng viên điện tử đầy đủ chỉ trong vài giây.
• Tìm kiếm ứng viên nhanh chóng – Bộ lọc AI thông minh giúp nhân sự tìm thấy ứng viên phù hợp chỉ với vài thao tác đơn giản, ngay cả khi dữ liệu đầu vào không chuẩn hóa.
• Xây dựng và khai thác nguồn ứng viên tiềm năng – Tạo Candidate Pool giúp lưu trữ ứng viên theo nhiều tiêu chí, dễ dàng truy xuất, sẵn sàng khi có nhu cầu tuyển dụng mới.
• Trợ lý AI hỗ trợ tuyển dụng hiệu quả – Trợ lý AI không chỉ phân tích sâu dữ liệu ứng viên, mà còn đề xuất những ứng viên tốt nhất, hỗ trợ nhân sự truy vấn thông tin nhanh chóng với các Prompt hỗ trợ.

2.2 Ứng dụng AI trong đào tạo và phát triển nhân sự

Đào tạo nhân sự là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, mỗi nhân viên có nhu cầu học tập cùng tốc độ tiếp thu khác nhau. AI giúp cá nhân hóa việc đào tạo, đảm bảo mỗi người đều có lộ trình học tập phù hợp.

• Dựa trên phân tích dữ liệu về kỹ năng, nhu cầu của nhân viên, AI sẽ đề xuất các khóa học phù hợp, giúp họ nâng cao năng lực nhanh hơn.
• AI có thể theo dõi tiến độ học tập, gợi ý nội dung cần tập trung, nhắc nhở nhân viên hoàn thành khóa học đúng thời hạn.
• Một số doanh nghiệp tiên tiến đã áp dụng công nghệ thực tế ảo (VR) để tạo ra các môi trường mô phỏng, giúp nhân viên học tập và thực hành trong điều kiện thực tế mà không gặp rủi ro.

2.3 Ứng dụng AI trong công tác quản lý hành chính nhân sự

Các tác vụ hành chính nhân sự như chấm công, tính lương hay xử lý hồ sơ nhân sự thường tiêu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa quy trình này bằng cách tự động hóa, nâng cao độ chính xác.

• Hệ thống AI sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt, giọng nói hoặc vân tay để chấm công, giúp loại bỏ các gian lận như “chấm công hộ”.
• AI giúp xử lý bảng lương nhanh chóng, đảm bảo tính toán chính xác và tuân thủ các quy định thuế – bảo hiểm.
• Thay vì nhân viên HR phải trả lời hàng loạt câu hỏi lặp đi lặp lại, AI có thể giải đáp tức thì các thắc mắc về chính sách lương, nghỉ phép, bảo hiểm, giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc.

2.4 Ứng dụng AI quản lý chương trình phúc lợi

Một hệ thống phúc lợi hiệu quả không chỉ giúp giữ chân nhân tài mà còn tạo động lực cho nhân viên cống hiến lâu dài. AI giúp cá nhân hóa và quản lý chương trình phúc lợi một cách thông minh.

AI phân tích dữ liệu nhân sự để đề xuất phúc lợi theo nhu cầu, đưa ra các gói phúc lợi phù hợp với từng cá nhân, thay vì áp dụng chung một chính sách cho tất cả nhân viên. Bên cạnh đó, trí tuệ nhân tạo còn có chức năng nhắc nhở nhân viên về các quyền lợi mà họ có thể hưởng, giúp họ không bỏ lỡ các chính sách quan trọng như bảo hiểm, trợ cấp, thưởng hiệu suất.

Khi quản lý phúc lợi ngày càng trở thành một yếu tố quan trọng trong việc giữ chân nhân tài, LV SureHCS C&B tích hợp AI tự động giải đáp các câu hỏi thường gặp về lương, phúc lợi, nghỉ phép, chính sách, gợi ý hoặc cung cấp tài liệu liên quan như biểu mẫu, quy trình hoặc hợp đồng.

2.5 Ứng dụng AI trong tác vụ đánh giá nhân sự

Đánh giá hiệu suất làm việc luôn là một thử thách đối với doanh nghiệp. Nếu dựa quá nhiều vào cảm tính, kết quả có thể thiếu chính xác và gây ra sự bất mãn trong nội bộ. Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự giúp quy trình này trở nên minh bạch, công bằng hơn.

• AI có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua dữ liệu từ các hệ thống quản lý công việc, giúp đánh giá dựa theo thời gian thực thay vì chỉ dựa vào ý kiến chủ quan.
• AI có thể tự động gửi báo cáo đánh giá định kỳ cho nhân viên, cung cấp gợi ý cải thiện hiệu suất mà không cần đợi đến kỳ đánh giá hàng năm.
• Các thuật toán AI giúp đảm bảo rằng quá trình đánh giá được thực hiện dựa trên dữ liệu cụ thể, thay vì cảm tính cá nhân.

2.6 AI hỗ trợ hoạt động đào tạo hội nhập nhân sự mới

Quá trình hội nhập (onboarding) là bước quan trọng để giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc. AI giúp đơn giản hóa và cá nhân hóa quy trình này.

• Tự động hóa đào tạo hội nhập: AI có thể cung cấp tài liệu hướng dẫn, video đào tạo và các bài kiểm tra tương tác để nhân viên mới làm quen với công ty theo cách chủ động hơn.
• Trợ lý ảo hỗ trợ: Chatbot AI có thể trả lời các câu hỏi phổ biến của nhân viên mới, từ quy định công ty đến cách sử dụng hệ thống nội bộ, giúp họ không phải chờ đợi phản hồi từ bộ phận HR.
• Theo dõi mức độ thích nghi: AI phân tích dữ liệu tương tác của nhân viên mới để phát hiện các dấu hiệu khó khăn trong quá trình hội nhập và đưa ra hỗ trợ kịp thời.

2.7 Ứng dụng AI cải thiện trải nghiệm nhân viên

Một trong những lợi ích lớn nhất của AI trong HR chính là nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên, từ đó tạo môi trường làm việc hiệu quả và hạnh phúc hơn.

• Nhân viên có thể sử dụng AI để nhận hỗ trợ nhanh chóng trong các vấn đề hành chính, thay vì phải gửi email và chờ đợi phản hồi từ HR.
• Phân tích dữ liệu hành vi của nhân viên để dự đoán nguy cơ nghỉ việc, giúp doanh nghiệp đưa ra biện pháp giữ chân nhân tài kịp thời.
• AI phân tích dữ liệu khảo sát nhân viên để đưa ra đề xuất cải thiện môi trường làm việc, giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc tốt hơn

3. Thách thức khi ứng dụng ai trong quản lý nhân sự

Mặc dù AI mang lại nhiều lợi ích cho quản lý nhân sự, việc triển khai công nghệ này không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Các doanh nghiệp cần đối mặt với một số thách thức lớn để đảm bảo AI thực sự cải tiến quy trình thay vì tạo ra các vấn đề mới.

3.1. Chi phí đầu tư cao và thời gian triển khai dài

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư đáng kể vào phần mềm, hạ tầng công nghệ và đào tạo đội ngũ nhân sự. Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ ngân sách hoặc sẵn sàng chi tiêu ngay lập tức cho các công nghệ mới. Hơn nữa, thời gian triển khai AI không nhanh chóng như kỳ vọng, đặc biệt khi phải tích hợp vào các hệ thống quản lý nhân sự cũ.

3.2. Khả năng thích ứng của nhân viên

Không phải nhân viên nào cũng quen thuộc với công nghệ AI. Một số người có thể cảm thấy lo ngại về việc AI thay thế công việc của họ hoặc không đủ kỹ năng để sử dụng các công cụ AI một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược đào tạo hợp lý để nhân viên hiểu rõ và thích nghi với sự thay đổi.

3.3. Rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư

Dữ liệu nhân sự là một trong những loại dữ liệu nhạy cảm nhất, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, đánh giá hiệu suất và chế độ đãi ngộ. Nếu hệ thống AI không được bảo mật chặt chẽ, nguy cơ rò rỉ hoặc bị tấn công mạng có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Các công ty cần có chính sách bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu nhân viên khi ứng dụng AI trong quản lý nhân sự.

3.4. Độ chính xác trong quyết định của AI

AI hoạt động dựa trên dữ liệu mà nó được cung cấp. Nếu dữ liệu đầu vào có thiên vị hoặc sai lệch, AI có thể đưa ra những quyết định không công bằng, đặc biệt là trong tuyển dụng, đánh giá nhân sự hay đề xuất thăng tiến. Ví dụ, nếu hệ thống AI học từ dữ liệu tuyển dụng trong quá khứ có thiên vị về giới tính hoặc độ tuổi, nó có thể vô tình tái tạo sự thiên vị này thay vì loại bỏ nó.

3.5. Sự phụ thuộc vào công nghệ

Mặc dù AI giúp tự động hóa quy trình, nhưng quản lý nhân sự vẫn là lĩnh vực cần đến yếu tố cảm xúc, sự đồng cảm hay tư duy linh hoạt của con người. Nếu doanh nghiệp quá phụ thuộc vào AI mà quên đi vai trò của các chuyên gia nhân sự, có thể dẫn đến sự xa cách giữa công ty và nhân viên, làm giảm trải nghiệm làm việc.

3.6. Khả năng tương thích với hệ thống hiện tại

Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm quản lý nguồn nhân lực trong nhiều năm, nhưng không phải hệ thống nào cũng dễ dàng tích hợp với AI. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, việc áp dụng trí tuệ nhân tạo có thể gây ra gián đoạn hoạt động hoặc đòi hỏi phải thay thế toàn bộ hệ thống quản lý nhân sự, làm tăng chi phí triển khai.

4. Lưu ý khi triển khai tích hợp công cụ AI vào quy trình quản lý nhân sự

Việc ứng dụng AI vào quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là mua phần mềm, sau đó đưa vào sử dụng ngay lập tức. Để đảm bảo AI thực sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược triển khai phù hợp, tránh các rủi ro và tối ưu hóa giá trị mà công nghệ này mang lại. Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong quá trình tích hợp AI vào quản lý nhân sự.

• Trước khi triển khai AI, doanh nghiệp cần xác định rõ những vấn đề cụ thể mà công nghệ này sẽ giải quyết. AI có thể được ứng dụng trong tuyển dụng, đào tạo, chấm công, đánh giá hiệu suất hay cải thiện trải nghiệm nhân viên, nhưng không phải lúc nào cũng cần áp dụng cho tất cả các quy trình.
• Đảm bảo dữ liệu đầu vào chất lượng, có hệ thống vì AI đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu mà nó được cung cấp. Nếu dữ liệu đầu vào không chính xác, bị phân mảnh hoặc chứa nhiều lỗi, AI sẽ cho ra kết quả sai lệch.
• Không phải tất cả các công cụ AI đều tương thích với hệ thống HRM (Human Resource Management) hiện có của doanh nghiệp. Việc lựa chọn giải pháp AI phù hợp sẽ giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thời gian tích hợp và tránh gián đoạn hoạt động.

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự không chỉ là xu hướng, mà đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Từ tuyển dụng, đào tạo đến quản lý hiệu suất và phúc lợi, AI đã chứng minh vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện trải nghiệm nhân viên. Tuy nhiên, để AI phát huy tối đa giá trị, doanh nghiệp cần có chiến lược triển khai bài bản, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu đầu vào, lựa chọn công nghệ phù hợp và chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình chuyển đổi. Đồng thời, AI nên được xem là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế hoàn toàn yếu tố con người trong quản lý nhân sự.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh