Hệ thống thông tin nhân sự là gì? 7 Chức năng “chủ chốt” của hệ thống HRIS

Khi doanh nghiệp mở rộng, việc quản lý thông tin nhân sự trở nên phức tạp hơn bao giờ hết: tra cứu thông tin mất thời gian, sai sót trong tính lương, tuyển dụng kém hiệu quả, báo cáo thủ công kéo dài. Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) tập trung chính là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ dữ liệu nhân sự, tự động hóa quy trình và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. 

Cùng SureHCS tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì, những chức năng cốt lõi cần có trong bài viết dưới đây!

1. Dữ liệu thông tin nhân sự phân mảnh – Rào cản lớn trong công cuộc quản lý

Quản trị thông tin nhân sự chưa bao giờ là một bài toán dễ dàng, đặc biệt khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng. Một khảo sát của PwC (2023) cho thấy 73% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích dữ liệu nhân sự, dẫn đến những quyết định thiếu chính xác. Bên cạnh đó, 58% doanh nghiệp vẫn đang sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ hoặc quản lý thủ công bằng Excel, gây ra tình trạng dữ liệu phân mảnh, kém hiệu quả.

Doanh nghiệp có đang gặp phải những vấn đề này trong quản lý nhân sự?

• Khi cần tìm dữ liệu nhân viên, HR phải mở nhiều file Excel, lật từng trang hồ sơ giấy hoặc truy cập nhiều hệ thống khác nhau.
• Nhập liệu thủ công khiến nhân viên bị tính sai lương, chậm bảo hiểm, gây mất lòng tin và dẫn đến tranh chấp lao động.
• Không có hệ thống theo dõi ứng viên khiến quy trình bị chậm trễ, làm giảm trải nghiệm ứng viên, mất cơ hội thu hút nhân tài.
• Khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo nhân sự, HR phải mất hàng ngày để tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Không có dữ liệu phân tích khiến doanh nghiệp khó dự báo xu hướng nhân sự, hoạch định chiến lược nhân sự dài hạn.

Các vấn đề trên không chỉ làm mất thời gian, tốn kém chi phí mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả tổ chức. Để khắc phục, doanh nghiệp cần một hệ thống thông tin quản lý nhân sự​ tập trung hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình nhân sự.

2. Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là gì?

Hệ thống thông tin nhân sự (Human Resource Information System – HRIS) là một phần mềm hoặc nền tảng giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý thông tin nhân sự tập trung. 

Hệ thống này cung cấp công cụ số hóa và tự động hóa các quy trình nhân sự, từ quản lý hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, chấm công – tính lương, phúc lợi đến hoạch định nhân sự chiến lược.

3. Chức năng cốt lõi của hệ thống thông tin nhân sự HRIS

Một hệ thống HRIS hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin nhân sự mà còn cần tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản trị nhân lực, từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đào tạo, đánh giá và hoạch định chiến lược nhân sự.

Dưới đây là 7 chức năng cốt lõi của hệ thống HRIS:

1. Cổng thông tin nhân viên tập trung
2. Quản lý tuyển dụng
3. Quản lý chấm công – tính lương
4. Quản lý phúc lợi
5. Đánh giá – hoạch định nhân sự
6. Dashboard nhân sự
7. Quản lý đào tạo & phát triển nhân sự

3.1. Cổng thông tin nhân viên tập trung

Cổng thông tin nhân viên tập trung giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ dữ liệu nhân sự, cho phép nhân viên tự truy cập, tra cứu và quản lý thông tin cá nhân như hợp đồng, bảng lương, bảo hiểm, lịch nghỉ phép mà không cần qua HR. Tính năng này giúp minh bạch hóa thông tin, giảm tải công việc hành chính cho HR, nâng cao trải nghiệm nhân sự.

Ngoài ra, hệ thống thông tin nhân sự còn tự động hóa quy trình phê duyệt cho các yêu cầu nghỉ phép, điều chỉnh hồ sơ, đăng ký phúc lợi…, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ. Với khả năng kết nối với các hệ thống khác như tính lương, bảo hiểm, đào tạo, cổng thông tin nhân viên đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu, giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.

3.2. Quản lý tuyển dụng

Hệ thống HRIS giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn đến gửi thư mời nhận việc. Việc tích hợp với các nền tảng tuyển dụng và mạng xã hội giúp thu hút ứng viên tiềm năng nhanh chóng, giảm thời gian tuyển dụng lên đến 50%.

Ngoài ra, hệ thống lưu trữ dữ liệu ứng viên tập trung, cho phép doanh nghiệp xây dựng ngân hàng ứng viên chất lượng để sử dụng trong các đợt tuyển dụng sau. Báo cáo tuyển dụng trực quan giúp HR đánh giá hiệu quả tuyển dụng, tối ưu chiến lược tìm kiếm nhân tài phù hợp.

3.3. Quản lý chấm công – tính lương

Tích hợp trực tiếp với máy chấm công, hệ thống thông tin nhân sự giúp tự động ghi nhận thời gian làm việc, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Hệ thống cũng hỗ trợ các hình thức chấm công linh hoạt như GPS, vân tay, khuôn mặt, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giờ làm của nhân viên từ xa hoặc tại văn phòng.

Bên cạnh đó, quy trình tính lương tự động được thiết lập theo công thức có sẵn, đảm bảo tính minh bạch. Việc kết nối với dữ liệu thuế, bảo hiểm giúp HR giảm đến 70% thời gian xử lý bảng lương, hạn chế sai sót và tranh chấp về lương thưởng.

3.4 Quản lý phúc lợi

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho phép tự động hóa quy trình đăng ký, quản lý và theo dõi chế độ phúc lợi như bảo hiểm sức khỏe, trợ cấp đi lại, quà tặng nhân viên… Nhân viên có thể tự tra cứu, đăng ký, theo dõi phúc lợi cá nhân ngay trên hệ thống mà không cần qua HR.

Đối với doanh nghiệp, HRIS giúp cá nhân hóa chính sách phúc lợi dựa trên nhu cầu của từng nhóm nhân viên, đồng thời theo dõi mức độ sử dụng để tối ưu ngân sách phúc lợi, đảm bảo sự hài lòng, gắn kết của nhân viên

3.5 Đánh giá – hoạch định nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ thiết lập và theo dõi KPI, OKR, giúp doanh nghiệp đánh giá nhân sự theo tiêu chí minh bạch, khách quan. Nhân viên có thể cập nhật tiến độ công việc, nhận phản hồi từ cấp quản lý ngay trên hệ thống, giúp tăng sự chủ động, cải thiện hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, HRIS phân tích dữ liệu đánh giá để đề xuất lộ trình thăng tiến, hoạch định kế nhiệm, giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và xây dựng đội ngũ kế thừa chiến lược.

3.6 Dashboard nhân sự

Hệ thống cung cấp báo cáo trực quan về nhân sự theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất làm việc, chi phí nhân sự. Dữ liệu được trình bày dưới dạng biểu đồ, tạo điều kiện để ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác dựa trên số liệu thay vì cảm tính.

Với HRIS, doanh nghiệp có thể dự báo xu hướng nhân sự, tối ưu chiến lược tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân tài dựa trên dữ liệu phân tích chuyên sâu.

3.7 Quản lý đào tạo & phát triển nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý kế hoạch đào tạo một cách bài bản, từ đăng ký khóa học, theo dõi tiến độ, đến đánh giá kết quả. Nhân viên có thể học trực tuyến, làm bài kiểm tra, nhận chứng chỉ ngay trên hệ thống, giúp tối ưu hiệu suất đào tạo.

Ngoài ra, HRIS cho phép theo dõi lộ trình phát triển năng lực cá nhân, đảm bảo mỗi nhân viên đều có cơ hội nâng cao kỹ năng, từ đó tăng khả năng giữ chân nhân tài, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4. Vai trò của hệ thống thông tin nhân sự​ trong doanh nghiệp

Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng cùng với yêu cầu số hóa là bắt buộc, việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công không còn phù hợp. Hệ thống thông tin nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc tối ưu hóa quản trị nhân lực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm thời gian và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

Dưới đây là những vai trò quan trọng mà HRIS mang lại cho doanh nghiệp:

1. Phản ánh tình hình nhân lực trong tổ chức
2. Kênh tương tác 2 chiều giữa nhân viên và quản lý
3. Căn cứ xây dựng chiến lược phát triển nhân sự
4. Quản lý hồ sơ nhân sự và lưu trữ thông tin nhân viên

4.1 Phản ánh tình hình nhân lực trong tổ chứ

HRIS giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, chính xác về nguồn nhân lực thông qua dữ liệu cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin về:

• Số lượng nhân sự theo từng bộ phận, vị trí, thời gian làm việc.
• Tỷ lệ biến động nhân sự, tình trạng nghỉ việc, hiệu suất làm việc của từng cá nhân – phòng ban.
• Dự báo xu hướng nhân sự, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược nhân lực phù hợp với giai đoạn phát triển.

Việc sở hữu dữ liệu nhân sự minh bạch, chi tiết giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tiềm lực con người, tối ưu kế hoạch tuyển dụng, sử dụng nguồn lực hiệu quả.

4.2 Kênh tương tác 2 chiều giữa nhân viên và quản lý

Một trong những thách thức lớn của doanh nghiệp là đảm bảo tính minh bạch và kết nối giữa nhân viên & quản lý. Hệ thống thông tin nhân sự giúp giải quyết bài toán này bằng cách:

• Cung cấp cổng thông tin nhân sự tự phục vụ, nơi nhân viên có thể chủ động tra cứu hồ sơ cá nhân, bảng lương, chế độ phúc lợi mà không cần thông qua HR.
• Cho phép nhân viên gửi phản hồi, khiếu nại, đề xuất trực tiếp đến bộ phận nhân sự hoặc quản lý.
• Hỗ trợ công cụ đánh giá & phản hồi, giúp lãnh đạo dễ dàng ghi nhận ý kiến đóng góp từ nhân viên.

Nhờ đó, mối quan hệ giữa doanh nghiệp – nhân sự trở nên minh bạch hơn, gia tăng mức độ gắn kết của đội ngũ.

4.3 Căn cứ xây dựng chiến lược phát triển nhân sự

HRIS không chỉ giúp quản lý dữ liệu nhân sự mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định chiến lược nhân sự dài hạn:

•  Cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu về năng suất lao động, tỷ lệ nghỉ việc, mức độ hài lòng của nhân viên.
• Định hình xu hướng nhân sự, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định về tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân tài.
• Dự báo nhu cầu nhân lực theo từng giai đoạn, giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch nhân sự phù hợp với định hướng phát triển.

Việc sử dụng dữ liệu để ra quyết định thay vì cảm tính giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành, đảm bảo sự phát triển bền vững.

4.4 Quản lý hồ sơ nhân sự và lưu trữ thông tin nhân viên

Quản lý hồ sơ nhân sự thủ công không chỉ tốn kém thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Hệ thống thông tin nhân sự giúp chuẩn hóa – số hóa toàn bộ dữ liệu nhân sự để:

• Lưu trữ, cập nhật thông tin nhân viên một cách hệ thống, từ hợp đồng lao động, quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng đến bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.
• Dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần tra cứu lịch sử nhân sự, điều chỉnh chế độ phúc lợi hoặc thực hiện các thủ tục nhân sự quan trọng.
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu, phân quyền truy cập phù hợp để tránh rủi ro rò rỉ thông tin.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ giảm tải công việc hành chính mà còn tối ưu quy trình nhân sự, nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý nhân lực.

5. Chọn mua hệ thống HRIS – Doanh nghiệp cần ưu tiên tiêu chí nào?

Việc đầu tư vào một hệ thống HRIS không chỉ đơn thuần là mua một phần mềm, mà là quyết định chiến lược ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động nhân sự của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, giữa vô số giải pháp trên thị trường, làm thế nào để chọn được một hệ thống thông tin nhân sự đáp ứng đúng nhu cầu, dễ dàng triển khai, mang lại hiệu quả tối ưu mà vẫn đảm bảo chi phí hợp lý? Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi đưa ra quyết định:

• Phù hợp với nhu cầu, quy mô doanh nghiệp: Hệ thống cần đáp ứng đúng nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp, từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đào tạo, đánh giá nhân sự. Đồng thời, cần có khả năng mở rộng linh hoạt theo quy mô và tốc độ phát triển của doanh nghiệp.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: HRIS cần kết nối dễ dàng với phần mềm kế toán, quản lý tài chính, ERP hoặc các công cụ làm việc nội bộ để đảm bảo dữ liệu xuyên suốt, tránh nhập liệu thủ công gây sai sót.
• Độ bảo mật, tuân thủ quy định pháp lý: Hệ thống cần đảm bảo an toàn dữ liệu nhân sự với các tiêu chuẩn bảo mật cao như ISO 27001, mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành như GDPR, Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Khả năng tùy chỉnh nâng cấp: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, vì vậy HRIS cần có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu cụ thể và dễ dàng nâng cấp theo sự phát triển của tổ chức.
• Hỗ trợ, dịch vụ khách hàng: Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng giải quyết các vấn đề kỹ thuật và cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp vận hành hệ thống hiệu quả.
• Chi phí hợp lý, tối ưu lợi ích đầu tư: Doanh nghiệp cần cân nhắc tổng chi phí triển khai, bao gồm phí phần mềm, bảo trì, nâng cấp so với giá trị mà hệ thống mang lại để đảm bảo khoản đầu tư hiệu quả.

6. LV SureHCS – Giải pháp hệ thống thông tin nhân sự toàn diện

LV SureHCS là hệ thống thông tin nhân sự được phát triển bởi Lạc Việt, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện mọi khía cạnh của nguồn nhân lực thống nhất trên một nền tảng. Hệ thống tích hợp mọi thông tin từ tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, chấm công – tính lương, phúc lợi, đánh giá hiệu suất đến đào tạo, hoạch định nhân sự, đảm bảo doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và chính xác về đội ngũ nhân viên của mình.

Đặc biệt, phần mềm quản lý nhân sự LV SureHCS được tích hợp Chatbot AI thông minh, hoạt động trực tuyến 24/7 để hỗ trợ nhân viên – nhà quản lý:

• Tự động giải đáp các câu hỏi thường gặp về lương, phúc lợi, nghỉ phép, chính sách công ty.
• Gợi ý, cung cấp tài liệu liên quan như biểu mẫu, quy trình, hợp đồng ngay lập tức.
• Tăng cường trải nghiệm nhân sự, giảm tải công việc cho phòng HR và đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng, chính xác.

Khi doanh nghiệp trên đà phát triển mạnh mẽ, việc tiếp tục quản lý nhân sự bằng các phương pháp thủ công hoặc hệ thống rời rạc sẽ chỉ kéo lùi hiệu suất và gia tăng rủi ro vận hành. Một hệ thống thông tin nhân sự tập trung không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình mà còn cung cấp nền tảng vững chắc cho các quyết định nhân sự chiến lược. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Giải pháp quản trị Nhân tài & Nhân lực toàn diện LV SureHCS
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: [email protected] – Website: https://www.surehcs.com/
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh