Mẫu bảng chấm công được xem là công cụ để thống kê và theo dõi ngày công thực tế của nhân viên. Là một trong những chứng từ quan trọng để đảm bảo quyền và lợi ich của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp. Tùy vào từng vị trí, công việc bộ phận mà sẽ có những bảng chấm công khác nhau. sureHCS sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về mẫu bảng chấm công qua bài viết sau:
1. Bảng chấm công là gì?
Là một biểu mẫu được các cơ quan, đơn vị tổ chức doanh nghiệp dùng để theo dõi ngày công thực tế của từng nhân viên. Đây là cơ sở để trả lương cho nhân viên theo quy định của pháp luật hiện hành.
Mỗi vị trí, bộ phận hay đặc thù công việc sẽ có những mẫu bảng chấm công riêng. Hiện nay, đa phần những mẫu chấm công được tạo và chỉnh sửa trên Excel. Sau đó, file chấm công này sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để lưu trữ và thực hiện tính, chi trả lương cho nhân viên theo quy định.
2. Những nội dung gì cần có trong mẫu bảng chấm công
Để xây dựng một bảng chấm công vừa đơn giản lại đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân viên của doanh nghiệp. Thì bảng chấm công sẽ bao gồm những nội dung và tiêu chí gì?
Nội dung cơ bản cần có trong một bảng chấm công sẽ gồm:
- Tên doanh nghiệp, công ty
- Tên và mã nhân viên
- Ngày thực hiện chấm công
- Thời gian in/out của nhân viên
- Tổng số giờ công
- Số giờ làm thêm (nếu có)
- Xác nhận của nhân viên
- Ghi chú
Ngoài những nội dung cơ bản trên thì trong mẫu bảng chấm công có thể thêm các thông tin sau để đầy đủ hơn:
- Thông tin về ngày, tháng, năm sinh của nhân viên
- Địa chỉ nơi đăng ký thường trú/ tạm trú của nhân viên
- Bộ phận/phòng ban làm việc
Lưu ý là cuối bảng chấm công nên có chữ ký xác nhận của 2 bên. Một bên là nhân viên một bên có thể là đại diện doanh nghiệp, bộ phận thực hiện chi trả lương hoặc là người thực hiện chấm công. Để xác nhận thông tin và tránh được những tranh chấp về sau.
3. Hướng dẫn lập file mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
Để xây dựng doanh nghiệp ổn định lâu dài thì chấm công là hoạt động cần thiết. Tuy nhiên, với doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông thì việc theo dõi chấm công không hề đơn giản và khá khó khăn. Việc lập các mẫu bảng chấm công cũng không hề dễ. Sau đây là một vài bước hướng dẫn lập file mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Lập mẫu bảng chấm công
Để lập bảng chấm công bạn cần hình dung được bảng chấm công có bao nhiêu cột và điền nội dung vào từng cột. Ở bước này việc bạn cần làm là điền đầy đủ thông tin của từng nhân viên.
Bước 2: Thực hiện điền dữ liệu in/out vào các cột tương ứng trên Excel
Nếu doanh nghiệp thực hiện chấm công bằng máy thì có thể trích xuất dữ liệu in/out từ máy để lấy thông tin chấm công.
Bước 3: Thực hiện tính số giờ công.
Để tính giờ công đi làm cho một nhân viên có thể áp dụng công thức sau:
Số giờ công thực tế = số giờ ra – Số giờ vào
Tải mẫu chấm công tham khảo tại đây
4. Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
4.1 Ưu điểm của mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
Khi tạo bảng chấm công trên Excel bạn chỉ mất công lúc ban đầu về sau khi có sẵn những bảng tính chỉ cần nhập thông tin vào mà không cần phải tạo bảng tính mới.
Việc sử dụng các công thức tính trên excel hỗ trợ việc tính giờ công được nhanh chóng và chính xác, không mất quá nhiều thời gian và công sức.
Excel phổ biến thông dụng cho văn phòng và mọi người, không cần tốn chi phí nhưng lại có thể tạo và sở hữu được các bảng công như mong muốn.
4.2 Nhược điểm của mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel
Bên cạnh những ưu điểm đã kể trên thì mẫu bảng chấm công theo giờ bằng exce cũng có vài hạn chế như sau:
Đối với bảng công sẽ bao gồm khá nhiều cột và trường thông tin, mỗi cột có thể lại là 1 định dạng khác nhau. Do đó đối với ai chưa rành hoặc chưa có kinh nghiệm sử dụng excel thì sẽ gây khó khăn khi sử dụng. Hoặc có thể làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Nếu có sai sót trong khi tính toán trên Excel có thể mang đến những tổn thất ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp.
Việc rà soát, kiểm tra và đối chiếu thông tin của cấp quản lý bị hạn chế. Bởi file chấm công chỉ được theo dõi và quản lý bởi chính chủ sở hữu, nếu cấp quản lý muốn xem thì người sở hữu file chấm công phải làm thao tác gửi file để báo cáo. Do đó việc gửi nhiều file hoặc lưu thông tin nhiều trên máy đôi khi dễ gây nhầm lẫn hoặc khó tìm.
Kết luận
Bảng chấm công là một chứng từ quan trọng trong công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Với những chia sẻ trên, SureHCS mong rằng sẽ đem đến những thông tin hữu ích. Giúp bạn hiểu thêm về công cụ cũng như phương pháp chấm công. Từ đó có những lựa chọn mẫu bảng chấm công cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
