Hiện nay có rất nhiều các ứng dụng cộng tác và truyền thông trên các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại. Workplace của facebook cũng là một trong những ứng dụng như thế. Đây là ứng dụng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy Workplace là gì? Và những điều cần biết về workplace. Hãy cùng hiểu rõ hơn bằng bài viết dưới đây nhé.
1. Khái niệm Workplace là gì?
Theo thống kê, Facebook là một mạng xã có hơn 2 tỷ lượt truy cập mỗi tháng. Đây không chỉ là nơi để mỗi cá nhân chia sẻ những thông tin hữu ích, kết nối bạn bè mà nó còn biết đến là một công cụ bán hàng Online hữu ích. Facebook có rất nhiều ứng dụng khác nhau, một trong số đó phải kể đến là Workplace.
Tuy là một ứng dụng có quy mô nhỏ nhưng đó lại là hình thức hay được các doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn nhằm mục tiêu tạo ra một môi trường quản lý nhân viên hiệu quả.
Đây là một mạng xã hội được dành riêng cho công ty hoặc doanh nghiệp kinh doanh. Trang mạng này được lập nên với mục đích là:
- Nhằm kết nối với mọi người trong cùng một tổ chức hoặc cùng một nhóm.
- Tự động thực hiện phân bổ mọi người trong công ty vào một nhóm.
- Việc quản lý các thành viên tham gia công ty dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, trang này còn cung cấp nhiều tính năng khác như facebook messenger, facebook groups. Một điều đặc biệt hơn là workplace là hoàn toàn tách biệt với facebook cá nhân
Được thiết lập với chức năng gần như giống với facebook nên workplace cũng có thể lập được một cuộc trò chuyện nhỏ, phát video trực tiếp và lưu lại bất kể ai cũng có thể xem
2. Tính năng của workplace trên facebook
Do workplace được thiết lập nên với mục đích chủ yếu là phục vụ các công ty hay doanh nghiệp nên sứ mệnh của workplace là xây dựng cộng đồng có ý nghĩa về môi trường làm việc, giúp cho công việc có thể hoàn thành một cách tốt nhất.
Với mỗi một cá nhân tham gia đều có một trang cá nhân riêng, hoàn toàn độc lập với facebook. Những người này cũng có thể tham gia các nhóm của doanh nghiệp để thực hiện trao đổi hay theo dõi công việc nội bộ với nhau.
Cùng tương tự với facebook, workplace cũng khá dễ sử dụng với các tính năng như:
- Có thể thực hiện tạo nhóm cho từng bộ phận của công ty/doanh nghiệp.
- Đăng và tải dữ liệu về thông tin và vấn đề của công ty/doanh nghiệp.
- Thực hiện tổ chức các sự kiện cho công ty/doanh nghiệp.
- Người dùng có thể thảo luận với nhau qua chat hoặc video call.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản trị nguồn nhân lực toàn diện Lạc Việt SureHCS
2.1. Nhóm (group)
Nếu như bạn đã quá quen thuộc với các hội nhóm trên facebook thì khi sử dụng Workplace cũng tương tự như vậy. Với tính năng này, người dùng dễ dàng tạo ra các nhóm với những chủ đề khác nhau. Việc thêm hoặc xóa các thành viên trong nhóm cũng diễn ra nhanh chóng, dễ dàng chỉ qua một vài thao tác. Thông qua việc thành lập các nhóm, thành viên có thể đăng tải các nội dung, hình ảnh hoặc video theo những quy định mà admin đã đưa ra.
2.2. Bảng tin (news feed)
Với tính năng này, bạn có thể tập hợp các cuộc thảo luận từ nhóm, nhận được những thông báo mà công ty hay daonh nghiệp của bạn đăng tải.
2.3. Theo dõi người dùng (following)
Khác với Facebook là có tính năng kết bạn thì workplace lại ưu tiên chế độ Follow những người mà bạn quan tâm. Nhờ thao tác Follow mà bạn hoàn toàn có thể nhìn thấy những nội dung, thông tin mà đồng nghiệp mình chia sẻ mỗi ngày. Ngoài ra, bạn cũng có thể hoàn toàn trao đổi công việc cũng như chia sẻ những vấn đề khác thông qua Work Chat trên ứng dụng Workplace.
2.4. Trò chuyện (Chat)
Không khác gì mấy so với Facebook, Work Chat cho phép người dùng có thể trò chuyện với bất cứ ai mà mình Follow thông qua các tin nhắn trò chuyện hoặc các group trong workchat nhằm chia sẻ tài liệu và trao đổi công việc. Ngoài ra, workchat cũng có tính năng video call qua phần trò chuyện giống như ở Facebook.
2.5. Lên kế hoạch (events)
Khi doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện nào đó thì việc sử dụng workplace để thiết lập thời gian, địa điểm và thành phần tham dự là hoàn toàn có thể thực hiện được. Thông qua các tính năng này, người quản lý không cần mất quá nhiều thời gian để thông báo tới toàn bộ các nhân viên mà nó còn giúp các nhân viên hoàn toàn có thể chủ động trong việc nắm bắt thông tin một cách dễ dàng.
2.6. Tìm kiếm (search)
Trên newfeed và trang cá nhân của workplace đều có sự hiện thị của thanh công cụ tìm kiếm. Thông qua mục tìm kiếm, bạn hoàn toàn có thể chủ động trong việc tìm tên những người mà bạn đã follow hoặc những bài đăng cũ đã bị trôi mất. Việc sử dụng các cụm từ liên quan tới vấn đề, nội dung mà người tìm kiếm quan tâm sẽ cho ra những hiện thị đầy đủ như bạn mong muốn.
2.7. Thông báo
Cũng giống như Facebook, workplace sẽ hiển thị những thông báo trên newfeed của người dùng khi có những tin nhắn mới hoặc những sự kiện, nội dung mà người dùng quan tâm và bật chế độ nhận thông báo từ trước. Khi bạn đã đăng nhập tài khoản cá nhân trên workplace ở bất cứ thiết bị nào như: điện thoại, máy tính thì những thông báo đó sẽ đều được hiển thị.
2.8. Dịch tự động
Việc xuất hiện những ngôn ngữ khác nhau, đặc biệt là Tiếng Anh trên newfeed là điều không thể tránh khỏi. Nhưng bạn đừng quá lo lắng, bởi tính năng dịch tự động sang tiếng việt trên workplace facebook sẽ giúp bạn có thể dễ dàng hơn trong việc hiểu và nắm bắt thông tin. Không cần quá nhiều thao tác, chỉ cần 1-2 lần click chuột vào phần nội dung bạn cần dịch là phần nội dung đã được dịch sang tiếng Việt sẽ được hiển thị dưới bài đăng một cách nhanh chóng.
>> Tham khảo:
- Phần mềm chấm công tính lương miễn phí
- Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự
- Phần mềm đánh giá năng lực
3. Tại sao Workplace của Facebook phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Qua quá trình thử nghiệm, có thể dễ dàng nhận ra 3 lý do chính khiến Workplace là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tiết kiệm chi phí, Nâng cao hiệu suất làm việc và Truyền tải thông tin tức thời, dễ tìm kiếm.
3.1 Tiết kiệm chi phí
- Theo dự tính ban đầu, Facebook sẽ miễn phí thử nghiệm cho các doanh nghiệp đến ngày 30/9/2017. Nhưng theo The Verge, Facebook đã có động thái tích cực hơn khi lên kế hoạch sẽ không tính phí các doanh nghiệp khi sử dụng phiên bản Workplace Standard và chỉ tính phí với Workplace Premium.
- Về cơ bản, sự khác nhau giữa Workplace Standard và Workplace Premium chính là ở các công cụ hành chính, công cụ quản lý, tích hợp các nhà cung cấp thứ ba và hỗ trợ trực tiếp qua email. Nếu doanh nghiệp của bạn không thực sự cần những tính năng này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Workplace miễn phí cả đời.
- Dù là tính phí, mức giá $1-$3/người dùng tuỳ vào quy mô công ty của Workplace cũng được đánh giá là hợp lý hơn so với các mạng xã hội doanh nghiệp khác như Slack ($6.67 – $12/người dùng) hay Yammer (tối thiểu $3/ người).
- Chiến lược này nhằm thu hút nhiều các doanh nghiệp sử dụng Workplace hơn nữa trong số hơn 2 tỷ người dùng Facebook.
3.2 Nâng cao hiệu suất làm việc
Workplace kế thừa những tính năng, giao diện của Facebook nhưng tối ưu hơn cho DN. Về vậy nó dễ dàng tạo sự thân quen với người mới sử dụng. Tuy nhiên, Workplace không có quảng cáo cũng như các tính năng giải trí như Game. Đây không phải là nơi để bạn chia sẻ cảm xúc cá nhân, tin tức giải trí, video hài hước. Càng không phải là nơi để post đủ kiểu hình ảnh cá nhân. Nơi đây chỉ có những thông tin liên quan đến công việc. Từ đó giúp giảm tối đa sự xao lãng so với việc dùng Facebook Group khi giao tiếp nội bộ.
3.3 Truyền tải thông tin tức thời và dễ tìm kiếm
Một trong những tính năng nổi bật là thông tin được truyền đạt tức thời và đến đúng đối tượng (chỉ trong nhóm). Mỗi dự án sẽ được tạo một nhóm chỉ bao gồm thành viên của dự án. Ngay khi một thông tin được hiển thị, thành viên trong dự án sẽ nhận được email thông báo ngay lập tức. Và thông báo cũng hiển thị tại notification trên trang cá nhân của nhân viên.
Thông tin được truyền đi và phản hồi nhanh chóng. Lịch sử các cuộc trao đổi được lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm. Tất cả giúp nâng cao hiệu quả công việc cho DN.
4. Ưu điểm, nhược điểm Của Workplace
Ưu điểm:
- Workplace sẽ bảo mật cao hơn do tài khoản tách biệt hoàn toàn với tài khoản cá nhân.
- Việc kết nói mọi người với nhau trở nên dễ dàng hơn rất nhiều dù ở bất kỳ đâu.
- Chi phí phải trả thấp hơn so với những mạng xã hội khác như Slack,…
- Không chứa quảng cáo như facebook.
- Chỉ dành cho thành viên của dự án giao tiếp. Điều này giúp dễ dàng nắm bắt được công việc trong team. Từ đây thông tin sẽ nhanh chóng được thông báo tới mail ngay lập tức.
- Có thể tìm kiếm thông tin và nhận được phản hồi một cách nhanh chóng.
Nhược điểm:
- Ứng dụng hiện chỉ dùng trong phạm vi công ty, trường học, doanh nghiệp,…
- Không miễn phí như facebook.
- Chưa có các công cụ làm việc để cạnh tranh tối ưu với đối thủ.
5. Lời khuyên
- Tạo 2 tài khoản facebook và email khác nhau.
- Phải có mail doanh nghiệp thì mới có thể kích hoạt được tài khoản workplace.
- Tính năng hoạt động hiệu quả nhất là group.
- Workplace là ứng dụng dành cho DN vừa và nhỏ nên bạn hãy chú ý khi muốn sử dụng.
Trên đây là những chia sẻ về workplace là gì? Và những điều cần biết về workplace. Hi vọng với những thông tin trên bạn có thể tìm được cho mình những kiến thức hữu ích nhất. Chúc các bạn thành công.
Theo nguồn tổng hợp sưu tầm internet
Bài viết tham khảo:
- Trải nghiệm nhân viên – Epmployee Experience là gì?
- Ứng dụng Kỹ thuật số trong Quản trị Nhân lực
- Năng lực quản lý: 10 điểm chung của nhà lãnh đạo
- Tối ưu Quy trình Nhân sự hiệu quả
- [REVIEW] Top 10 Phần mềm quản lý phòng họp TỐT NHẤT năm 2023
- Giải pháp văn phòng điện tử là gì? Top 5 Phần mềm E-office TỐT NHẤT
- Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng hiệu quả & Ví dụ thực tế
