Trong công tác Quản trị nguồn Nhân lực, Doanh nghiệp (DN) luôn chú trọng cải tiến chính sách phúc lợi liên tục nhằm duy trì, phát triển nguồn lực ổn định. Vì vậy, DN bằng nhiều hình thức khác nhau luôn tập trung vào nguồn lực hiện hữa. Mục đíc là phát hiện các vấn đề nội tại chưa tốt cần khắc phục. Các chính sách cần cải tiến do chưa tạo động lực cho nhân viên và gắn kết nhân viên. Các hình thức như khảo sát mức độ hài lòng, đánh giá 360độ, team building … triển khai liên tục. Tuy nhiên một thủ tục cực kỳ cần thiết và hữu ích DN cần thực hiện là phỏng vấn thôi việc.
Đây là một bước trong quy trình Nghỉ việc rất hữu ích. Nó mà chắc chắn rằng nơi đó mọi vấn đề nội tại dưới góc nhìn của Nhân viên ra đi, sẽ phản ánh nhiều điều trung thực nhất. Từ đây DN có thể nghiên cứu và thực hiện hành động khắc phục.
1. Các lợi ích của phỏng vấn thôi việc
- Giúp DN hiểu được cảm nhận của nhân viên về văn hóa công ty, chính sách phúc lợi, quy trình thủ tục … hiểu nhân viên đã được nhận gì so với mục tiêu DN khi xây dựng các chính sách, môi trường đó. Từ ̣̣đây sẽ ghi nhận những điểm chưa phù hợp, những lổ hổng tồn tại. Từ đánh giá thẳn thắng hoặc mô tả cảm nhận chân thực cuả nhân viên, DN hiểu vì sao không đạt kết quả tốt như mục tiêu xây dựng.
- Tìm hiểu được những lý do nội tại ẩn dấu bên trong khiến nhân viên nghỉ việc. Những điều mà trong Đơn thôi việc họ không tiện để trình bày.
- DN nhận được những phản hồi mang tính xây dựng từ Nhân viên nghỉ việc
- Nhân viên cảm thấy được trân trọng và chia sẻ cảm nhận của bản thân. Buổi phỏng vấn tạo ấn tượng tốt đẹp với nhân viên khi thấy được lắng nghe. Dù họ không làm việc thì cũng có thể sẽ là khách hàng hay đối tác trong tương lai.
- Tạo cơ hội thương lượng và có thể thay đổi quyết định từ nhân viên. Giữ chân được người tài bởi một cuộc nói chuyện mở sẽ giúp hai bên giải tỏa những vướng mắc.
Tất cả điều trên đều đem lại một lợi ích chung sau cùng là giảm thiểu tỷ lệ thôi việc cho DN. Bằng việc thu thập, lắng nghe, duy trì và cải tiến liên tục. Chính sách phúc lợi, môi trường, văn hóa DN sẽ ngày càng đáp ứng mong đợi nhân viên. Những thay đổi tích cực sẽ giúp DN không mất thêm người, gắn kết nhân viên và phát triển nguồn lực bền vững.
2. Vậy làm thế nào để phỏng vấn thôi việc được hiệu quả?
Bộ phận chăm sóc khách hàng của Phần mềm Quản lý Nhân sự SureHCS xin mách bạn 5 điều cầu lưu ý như sau trong khi thực hiện Phỏng vấn thôi việc:
Chuẩn bị những câu hỏi phỏng vấn thôi việc quan trọng nhất
Chúng ta không duy trì một cuộc họp quá dài bởi sẽ không hiệu quả. ̣Chúng ta sẽ không mất thời gian cho việc thu thập thông tin không đúng những nội dung cần có. Bạn có thể thực hiện việc thu thập thông tin phỏng vấn thôi việc bằng hai bước:
- Bước 1: Đặt bảng câu hỏi trắc nghiệm ghi nhận tất cả các vấn đề để nhân viên có thể đánh dấu chọn nhanh nhất. Đảm bảo bạn đã nhận lại trước khi tổ chức buổi phỏng vấn.
- Bước 2: Tổ chức buổi phỏng vấn thôi việc với tập câu hỏi mở ngắn gọn, trọng tâm nhất đã chuẩn bị sẵn. Nó đảm bảo bạn đào sâu được các thông tin ẩn dấu bên trong. Bảng câu hỏi mở này có thể thay đổi tuỳ thuộc vào mỗi nhân viên dựa vào kết quả suy luận, đánh giá của bạn cần khai thác thông tin gì thêm sau khi bạn đã nhận đươc̣ Bảng câu hỏi trắc nghiệm.
Tạo nên không khí buổi họp cởi mở và tin tưởng
Bạn hãy giúp nhân viên hiểu rằng mình đang cần lắng nghe ý kiến từ họ bằng thái độ tích cực. Hãy đảm bảo họ không lo lắng khi gặp bạn. Hãy giúp họ hiểu không có rào cản nào với những ̣điều nhân viên muốn. Dù đó là khi họ nói đến bất kỳ điều gì hay bất kỳ cá nhân nào.
Đặt câu hỏi và chú ý lắng nghe nhân viên nói
Đây là lúc Kỹ năng lắng nghe của bạn được sử dụng một cách triệt để. Lắng nghe một cách cẩn thận và đảm bảo ghi nhận những ý kiến chia sẻ từ nhân viên. Đây không phải là lúc bạn sử dụng kỹ năng thuyết trình. Đây cũng không phải lúc bạn dành hết thời gian để giải thích với nhân viên. Điều cần làm lúc này là hãy khuyến khích người nói bằng lối dẫn dắt câu hỏi ngắn gọn. Những câu hỏi thông minh theo cảm xúc nhân viên để khai thác hiệu quả. Và cuối cùng hãy đảm bảo bạn ghi nhận đủ mọi thông tin khi trao đổi.
Duy trì buổi họp bằng thời gian vừa đủ
Thời gian quá ngắn thì có thể bạn không nhận được thông tin phản hồi đầy đủ. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian thì không tìm thấy nguyên nhân ẩn dấu sâu bên trong. Bạn cần có đủ thời gian dẫn dắt để nhân viên chia sẻ thông tin. Tuy nhiên quá dài cũng sẽ dẫn đến câu chuyện lê thê, cảm xúc nhân viên bị chi phối. Từ đó thông tin đôi khi không trọng tâm, sa đà vào các nội dung không thể hiện vấn đề nội tại DN. Có lẽ 120’ là thời gian tối đa bạn có thể thực hiện cho một buổi phỏng vấn thôi việc.
Kiểm soát cảm xúc trong giao tiếp
Nhân viên có thể có những nhận định chia sẻ đúng hoặc sai bởi cách nhìn. Điều này hết sức bình thường bởi cách hiểu mỗi người khác nhau. Vì vậy nếu điều nhân viên nói có thể là sai, hãy đảm bảo bạn luôn cân bằng cảm xúc. Bạn chắc rằng mình không nóng giận, không vội vã cắt ngang, tránh phản biện, tranh luận. Hãy lưu ý đây là lúc lắng nghe. Là lúc nhân viên chia sẻ và sau cùng khéo léo điều chỉnh những thông tin chưa đúng bằng nội dung rõ ràng và thái độ tích cực.
Hãy cố gắng hiểu các khía cạnh tích cực và thông tin thu nhập từ việc đánh giá trung thực của nhân viên nghỉ việc. Hãy thu thập các thông tin cần thiết nhất và hãy tôn trọng nhân viên trong phỏng vấn thôi việc. Bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm được các giải pháp mới giúp DN cải thiện năng suất lao động. Từ đây, DN có những thay đổi thiết thực và đem đến cho nhân viên một môi trường làm việc mong muốn, gắn kết lâu dài.
Nguyễn Thị Thanh Dung (Ms.)
Giám đốc TT Giải pháp Quản trị Nguồn Nhân lực
Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt
Bài viết liên quan
